Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế

1 921

Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế

Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế hướng dẫn các kế toán sắp xếp một cách khoa học và hợp lý, đảm bảo đúng nguyên tắc, giúp công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán được dễ dàng và chắc chắn hơn. Mời các bạn tham khảo.

Tóm tắt các công việc kế toán cần làm từ tháng 12/2015 đến 03/2016

Cách lập bản thuyết minh báo cáo tài chính theo Thông tư 200

Thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc

Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp mà kế toán có những cách sắp xếp, lưu trữ hệ thống khác nhau. Sắp xếp hồ sơ chứng từ là công việc quan trọng và cần thiết của người kế toán. Nhưng làm cách nào để sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thì không phải ai cũng làm được. VnDoc xin chia sẻ Cách sắp xếp - lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế đến các bạn tham khảo và nghiên cứu.

Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt động, trình độ quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật, phần mềm kế toán sửa dụng... mỗi công ty có một phương pháp lưu giữ chứng từ khác nhau. Tuy nhiên các bạn phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

  • Sau khi nộp báo cáo tài chính năm, kế toán cần tập hợp, sắp xếp chứng từ đề đưa vào lưu trữ
  • Chứng từ lưu trữ là chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của những người liên quan. Trường hợp không có chứng từ gốc phải lưu trữ bản copy có sao y bản chỉnh
  • Lưu trữ theo từng tháng và loại chứng từ
  • Lưu trữ theo trình tự, sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra khi cần thiết

Sau đây VnDoc xin chia sẻ với các bạn một Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán.

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào, đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính. Các chứng từ gốc gồm: Hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.

1.1 Đầu vào:

Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

  • Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
  • Nếu mua hàng thanh toán chậm trả, hoặc thanh toán qua ngân hàng, nên kẹp theo chứng từ mua vào một phiếu hạch toán
  • Bảng lương phải kèm với bảng chấm công, và có thể đóng thành quyển riêng
  • Các bảng phân bổ, các phiếu kế toán có thể lưu theo tháng

1.2. Đầu ra

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu nếu bán thu tiền mặt, đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, hợp đồng và thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu hoạch toán và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.

2. Sắp xếp báo cáo, tờ khai nộp cơ quan Thuế

Tờ khai của năm nào, kẹp theo năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là:

  • Tờ khai kê thuế Gía trị gia tăng hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
  • Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.

HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ

 Nội dung  Công việc cụ thể
Hệ thống lưu trữ hợp đồng       Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán
Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy
Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu
Các hợp đồng nếu chỉ có môt bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tai phòng kế toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc.
Các bộ phân khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn.
Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gốm các tài liệu sau:
  • Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
  • Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....
  • Hợp đồng gốc
  • Các phụ lục ký thêm
  • Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
  • Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
  • Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
  • Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
  • Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
  • Các biên bản thoả thuân khác nếu có
  • Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan
Hệ thống lưu trữ hoá đơn, chứng từ       - Lưu từng loại phiếu và các hoá đơn chứng từ kèm theo như sau:
- Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT
Các phiếu chi, UNC lưu cùng:
  • Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
  • Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
  • Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hoá đơn chứng từ gốc kèm theo, hoặc nếu trả công nợ thì bản photo.
  • Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng
  • Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
  • Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay
Các phiếu kế toán lưu cùng:
  • Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt
  • Hoá đơn chứng từ bản gốc kèm theo
  • Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản
  • Các quyết định của Giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được....
  • Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận
Các phiếu nhập kho lưu cùng:
  • Hoá đơn mua vào
  • Biên bản giao hàng
  • Hợp đồng mua
  • Đề nghị mua hàng
Các phiếu xuất kho lưu cùng:
  • Đề nghị xuất kho có phê duyệt
  • Dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo
  • Biên bản giao nhận hàng hoá
Hệ thống tài liệu kế toán  Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền: Mở một folder chia các file ra lưu các tài liệu như sau:
  • Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ
  • Các biên bản xác nhận số dư ngân hàng
  • Các tờ khai mở tài khoản ở các ngân hàng
  • Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng gửi tiết kiệm từng lần
  • Các quyết định liên quan đến việc xử lý hao hut quỹ tiền mặt
Hồ sơ thuế:
  • Tạo folder lưu tờ khai thuế cho từng năm
  • Chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế
  • Một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế
Hồ sơ lương:
  • Tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng năm
  • Dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương năm đó
  • Mỗi file lương mỗi tháng lưu gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo, các bản ký nhân lương bằng tiền mặt của người lao động
Hồ sơ tài sản công ty: Lưu theo một folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:
  • Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua
  • Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu
  • Hợp đồng mua tài sản
  • Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
  • Biên bản bàn giao mua bán, biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
  • Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
  • Mã tài sản theo sổ sách kế toán
  • Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
  • Thẻ theo dõi tài sản cố định
  • Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
  • Quyêt định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
  • Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ công nợ: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
  • Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
  • Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
  • Các quyết định xử lý công nợ
  • Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ
Hồ sơ pháp lý: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
  • Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính
  • Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi
  • Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính - Kế toán
  • Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có
  • Các quy chế, điều lệ của công ty
  • Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần

CÁCH SẮP XẾP CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG:

  • Hồ sơ của người lao động.
  • Hợp đồng lao động.
  • Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương...
  • Bảng chấm công.
  • Bảng thanh toán tiền lương.
  • Đăng ký giảm trừ gia cảnh.
  • Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.
  • Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
  • Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
  • Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH.
Đánh giá bài viết
1 921
Thuế - Kế toán - Kiểm toán Xem thêm