Các bước tạo biểu mẫu để nhập và sửa thông tin cho mỗi học sinh:
Bước 1: Có thể dùng thuật sĩ trước, thứ tự thao tác như câu 2. Áp dụng cụ thể:
- Nháy đúp Create form by usingwizard;
- Trong hộp thoại Form Wizard;
+ Chọn bảng HOC_SINH từ ô Tables/Queries;
+ Chọn các trường của bảng đưa vào biểu mẫu từ ô Available Fields bằng cách nháy vào nút >> ;
+ Nháy Next để tiếp tục.
- Chọn bố cục (layout) biểu mẫu là Columnar, kiểu dáng (style) biểu mẫu là Standard , tên biểu mẫu: NHAP THONG TIN HOC SINH.
- Chọn Modify the form's design để chuyển sang chế độ thiết kế cho phép tiếp tục sửa biểu mẫu.
Bước 2: Thiết kế thêm cho phù hợp
- Thay đổi nội dung các tiêu đề;
- Sử dụng phông chữ tiếng Việt: Chọn ô nhãn có chứa tên trường,nháy nút phải chuột để xuất hiệnbảng chọn tắt, nháy Properties, trong cửa sổ thuộc tính nhãn, chọn Font Name là Times New Roman , trong ô nhãn, gõ lại tên trường bằng chữ Việt.
- Thay đổi kích thước ô nhãn (hiện tên trường) và ô nhập dữ liệu (của Text Box). Thực hiện khicon trỏ có dạng mũi tên hai đầu.
- Di chuyển vị trí các trường. Thực hiện khi con trỏ có dạng bàn tay.
- Sau khi thay đổi, nháy nút Save để lưu biểu mẫu.
Thao tác tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ:
Bước 1: Nháy đúp Create form by using wizard;
Bước 2: Trong hộp thoại Form Wizard;
- Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries;
- Chọn các trường đưa vào biểu mẫu từ ô Available Fields;
- Nháy Next để tiếp tục.
Bước 3: Chọn bố cục (layout) biểu mẫu, kiểu dáng (style) biểu mẫu, tên biểu mẫu.
Bước 4: Có thể đánh dấu chọn Open the form to view or enter information để xem hay nhập dữ liệu hoặc chọn Modify the form'sdesign để chuyển sang chế độ thiết kế cho phép tiếp tục sửa biểu mẫu.
Sự khác nhau giữa chế độ biểumẫu và chế độ thiết kế:
- Chế độ biểu mẫu: có thể xem, sửa, thêm bản ghi (thao tác như trên bảng) nhưng chủ yếu là để nhập dữ liệu (thường được thiết kế nhập cho từng bản ghi).
- Chế độ thiết kế: dùng để tạo hoặc sửa cấu trúc của biểu mẫu như chọn các trường cần đưa vào biểu mẫu, chọn vị trí hợp lí của chúng trên màn hình giao diện (thường giống các tài liệu chứa dữ liệu nguồn), tạo một số nút lệnh thực hiện một số thao tác.
Các thao tác sắp xếp các bản ghi tăng dần theo trường To:
- Mở bảng (chế độ hiển thị trang dữ liệu);
- Chọn trường: nháy vào phía trên tiêu đề cột To.
- Nháy vào nút tăng dần( A-Z).
Các thao tác cơ bản khi làm việc với bảng.
- Cập nhật dữ liệu:
+ Thêm (Add): Nháy nút New Record (>*);
+ Chỉnh sửa (Edit): Ở chế độ hiển thị trang dữ liệu của bảng có thể sửa giá trị các bản ghi hiện thời;
+ Xóa (Delete) bản ghi hiện thời: Nháy nút (>x);
- Sắp xếp và lọc dữ liệu: sắp tăng, giảm theo trường (ở chế độ hiển thị trang dữ liệu của bảng), lọc ra các bản ghi thỏa mãn một số điều kiện (có hai cách: lọc theo ô dữ liệu đang chọn, lọc theo mẫu).
- Tìm kiếm đơn giản: Tìm kiếm các bản ghi có giá trị của một trường (hoặc một phần của trường) là một cụm từ nào đó.
- Thay thế.
- In dữ liệu.
* Thao tác có thể được thực hiện trong chế độ thiết kế bảng :
1. Tạo cấu trúc bảng: Tạo một trường, chỉ định khóa chính, lưu cấu trúc bảng.
2. Thay đổi cấu trúc bảng: Thay đổi thứ tự các trường, thêm trường, xóa trường, thay đổi khóa chính.
3. Xóa và đổi tên bảng: Xóa bảng, đổi tên bảng.
Trong trường hợp đã chỉ định là khóa chính thì các trường tạo nên khóa chính và các trường đã thiết đặt tính chất thuộc tính bắt buộc (Required) là không được bỏ trống (Not Null) khi nhập dữ liệu. Trong trường hợp người dùng để Access tự đặt thêm trường ID (kiểu AutoNumber) là khóa thì hiển nhiên trường này cũng tự động không được để trống.
- Đầu tiên nháy chuột phải vào bảng rồi chọn Design View.
- Sau đó click chuột trái vào thuộc tính muốn chọn làm khóa. Rồi ấn vào hình khóa ở trên. Nếu muốn chọn nhiều thuộc tính thì ta giữ phím CTRL.