Hướng dẫn 17-HD/VPTW

1 1.061
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
-------
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
---------------
Số: 17-HD/VPTW
Nội, ngày 16 tháng 12 năm 2016
HƯỚNG DẪN
LẬP HỒ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ QUAN
Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11-11-2011 các nghị định của Chính
phủ về công tác văn thư, đồng thời giúp các quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -
hội thực hiện tốt Điều 9 của Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06-12-2014 của Ban thư
Trung ương khóa XI "về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam", Văn phòng Trung
ương Đảng hướng dẫn việc lập hồ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan:
I- PHẠM VI ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1- Phạm vi
Văn bản này hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đối
với văn bản, tài liệu giá trị (bao gồm tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi
hình, phim điện nh, mi-crô-phim, tài liệu điện tử...) hình thành trong quá trình hoạt động
của các quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - hội các cấp.
2- Đối tượng áp dụng
Hướng dẫn này được áp dụng đối với các quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - hội
(sau đây gọi chung quan, tổ chức) từ Trung ương đến sở.
II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
Trong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như sau:
1- "Hồ sơ" một tập tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của quan, nhân bằng chứng về
kết quả công việc đã được thực hiện.
2- "Hồ điện tử" tập hợp tài liệu điện tử liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của quan, nhân bằng
chứng về kết quả công việc đã được thực hiện.
3- "Văn bản điện tử" tài liệu tập hợp thông tin dưới dạng hiệu, chữ viết, chữ số được
soạn thảo, trao đổi, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
4- "Lập hồ sơ" việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của quan, tổ chức, nhân thành hồ theo những nguyên tắc
phương pháp nhất định.
5- "Lập hồ điện tử" việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện
tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của quan, tổ chức, nhân
thành hồ điện tử.
6- "Mở hồ sơ" việc gán hiệu hồ (trong Danh mục hồ sơ) cho tài liệu điện tử đầu
tiên của một hồ cần lập được thực hiện bằng phần mềm quản công văn (hồ sơ);
hoặc lấy một tờ bìa hồ ghi những thông tin ban đầu về hồ như: hiệu hồ ,
tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
7- "Danh mục hồ sơ" bảng hệ thống các hồ dự kiến hình thành trong quá trình
hoạt động của quan, tổ chức trong một năm kèm theo hiệu, đơn vị (hoặc người) lập
thời hạn bảo quản.
8- "Đơn vị bảo quản" là đơn vị thống trong nghiệp vụ u trữ, đồng thời dùng để quản
lý, tra tìm tài liệu trong lưu trữ. Một hồ nếu ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị
bảo quản, nếu nhiều n bản, tài liệu t được chia thành nhiều tập mỗi tập trong hồ
đó một đơn vị bảo quản.
9- "Tiêu đề hồ sơ" phần tóm tắt ngắn gọn, khái quát thành phần nội dung bản tài
liệu của hồ sơ.
10- "Mục lục văn bản, tài liệu" bản hệ thống các văn bản, tài liệu vị trí sắp xếp
của chúng trong hồ sơ.
11- "Chứng từ kết thúc" bản ghi số lượng các trang, đặc điểm tình trạng vật của
các văn bản, tài liệu trong hồ hoặc trong đơn vị bảo quản.
12- "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" bản hệ thống tên các h (đơn vị bảo quản)
những thông tin chỉ dẫn cần thiết khác của một khối hồ sơ, tài liệu của quan, đơn vị,
nhân nộp lưu vào Lưu trữ quan.
13- "Lưu trữ quan" tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu u trữ của
quan, tổ chức.
III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ ĐƯỢC LẬP
Hồ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
1- Phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của quan, đơn vị; đúng công việc
nhân chủ trì giải quyết.
2- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, mối liên hệ chặt chẽ với
nhau phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc.
3- Văn bản, tài liệu đưa vào hồ phải bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp
giá trị như bản chính phải giá trị.
IV- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ GIAO NỘP HỒ SƠ,
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ QUAN
1- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của quan, tổ chức trách nhiệm
lập hồ về công việc được giao, thống Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp
vào Lưu trữ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người trách nhiệm của quan, tổ chức.
2- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan.
3- Người đứng đầu đơn vị của quan, tổ chức trách nhiệm t chức thực hiện việc
lập hồ nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ quan.
4- Lưu trữ quan trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn
việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu; lập kế hoạch thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
V- LẬP DANH MỤC HỒ

Hướng dẫn 17-HD/VPTW - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ngày 16/12/2016 Ban Chấp hành trung ương ban hanhf Hướng dẫn 17-HD/VPTW quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đính kèm là các biểu mẫu phục vụ cho công tác lưu trữ. Sau đây là nội dung chi tiết.

Đánh giá bài viết
1 1.061
Hành chính Xem thêm