Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng

Quy tắc trình bày và kỹ năng soạn thảo văn bản

Bạn còn đang lúng túng trước cách soạn thảo văn bản hành chính chuẩn, trình bày văn bản của bản thân? Trình bày văn bản hành chính chuẩn luôn là một nhiệm vụ cần thiết để người dùng có thể thực hiện và phục vụ công việc hàng ngày. Dưới đây, VnDoc.com xin đưa ra quy tắc trình bày và kỹ năng soạn thảo văn bản chuẩn nhất, mời các bạn tham khảo để tự tin khi trình bày hay soạn thảo văn bản nhé!

Quy tắc trình bày và kỹ năng soạn thảo văn bản

Trước hết, bạn đọc cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến việc trình bày một văn bản hành chính chuẩn:

- Thể thức văn bản hành chính chuẩn: Là tập hợp nhiều thành phần cấu thành lên văn bản hành chính, gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chuẩn: Là những quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề trang văn bản, các thành phần thể thức, cỡ chữ chuẩn văn bản, font chữ, kiểu chữ và nhiều cách trình bày khác nhau phụ thuộc vào việc người dùng đang trình bày thể loại văn bản nào. Trong đó cỡ chữ chuẩn văn bản hành chính là yếu tố quan trọng nhất mà người dùng cần nắm rõ.

- Phông chữ trình bày văn bản hành chính chuẩn: phông chữ được sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ Tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nếu máy tính chưa cài đặt font chữ, bạn hãy tải và cài đặt font chữ trên máy tính để có được bộ font trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất nhé. Hiện nay đa số máy tính ở Việt Nam đều cài font Unicode như một quy chuẩn trình bày văn bản hành chính chung.

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

- Kiểu trình bày văn bản hành chính:

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (khổ A4):

  • Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
  • Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
  • Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
  • Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

- Vị trí trình bày thể thức văn bản:

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông Tư Số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.

Như vậy về cơ bản, bạn đọc đã có thể nắm được kỹ thuật trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng. Việc nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính chuẩn là việc cần phải thực hiện thường xuyên và liên tục để tạo thói quen ghi nhớ các quy định, bởi nhìn chung việc phải ghi nhớ các quy định với nhiều người khá khó khăn.

Liên quan đến Word, hiện sử dụng Word 2007, 2010 và 2013 sẽ mang đến những trải nghiệm soạn thảo văn bản hành chính chuẩn xác nhất. Trong các bản Word 2010 chẳng hạn, người dùng có thể dễ dàng căn chỉnh lề trong Word, hay như việc tạo đường viền trong Word, tạo mục trong Word vô cùng thuận tiện.

Ngoài ra để tối ưu trải nghiệm trình bày văn bản hành chính, người dùng cũng nên đọc và tìm hiểu thêm phím tắt Word để tăng khả năng sử dụng nhanh các chức năng, đặc biệt phím tắt trong Word khá dễ nhớ và có thể giúp thực hiện lệnh trong Word một cách dễ dàng nhất.

Đánh giá bài viết
1 1.119
Hành chính Xem thêm