Những lưu ý khi viết email giao dịch bằng tiếng anh
Những lưu ý khi viết email giao dịch bằng tiếng Anh
Những lưu ý khi viết email giao dịch bằng tiếng anh: Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên)...
Tiếng Anh thư tín thương mại bài 4: Thư chào hàng
1. Lưu ý khi viết văn thư giao dịch (formal type) bằng tiếng Anh
Khi viết văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer) .... ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:
1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen
2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, ...
3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, ...
4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.
8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
10. Cuối thư:
Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa "chân thành"– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa "trung thành".
2. Làm sao để gây ấn tượng tốt khi viết email bằng tiếng anh?
Nhiều người thường lo ngại rằng trình độ ngoại ngữ của mình chưa đủ để viết những bức thư tiếng anh giao dịch hiệu quả, đặc biệt là các bạn tốt nghiệp những chuyên ngành như Kế toán, Tài chính, Quản trị... vì vậy hy vọng nội dung sau đây hữu ích với nhiều bạn đang gặp phải vấn đề trên.
2.1 Cách xưng hô khi viết email bằng tiếng anh
Trước hết, đảm bảo rằng bạn viết chính xác tên của người nhận. Bạn cũng nên xác nhận giới tính và chức danh chính xác của người đó. Người Anh thường dùng Ms. cho nữ giới và Mr. cho nam giới. Chỉ sử dụng Mrs. khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng người phụ nữ ấy đã kết hôn. Khi không biết tên của người nhận và không thể tìm được thông tin này bạn có thể viết "To Whom It May Concern" (tới những ai có liên quan). Trong văn viết của người Mỹ, sau lời đầu thư bạn sẽ cần thêm dấu phẩy. Ví dụ: Dear Ms Mackenzie, ...
2.2 Hỏi thăm ngắn gọn đầu thư
Đối với hầu hết các loại thư tín thương mại, câu đầu tiên thường là lời hỏi thăm thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người đọc.
I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị).
Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).
I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua).
I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).
Sau lời hỏi thăm đầu thư ngắn gọn, hãy nêu những điểm chính của bức thư trong một hoặc hai câu. Sử dụng vài đoạn văn ngắn gọn để nêu chi tiết cụ thể hơn của vấn đề bạn đang muốn đề cập. Nếu một đoạn văn đã diễn đạt đủ ý của bạn, đừng cố viết thêm để làm bức thư trông dài hơn.
I'm writing to enquire about... (Tôi viết thư để yêu cầu....)
I'm interested in the job opening posted on your company website. (Tôi rất quan tâm đến vị trí tuyển dụng mà công ty ngài đã đăng trên trang web của công ty).
We'd like to invite you to a members only luncheon on April 5th. (Chúng tôi rất mong ngài có mặt trong bữa ăn trưa với các thành viên khác vào ngày 5/4).
