Hồ sơ xin việc, mẫu hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì

Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ gồm những giấy tờ như Sơ yếu lí lịch, CV, thư xin việc, Đơn xin việc,....mà bạn cần nắm được để chuẩn bị hồ sơ được cẩn thận, chắc chắn và chuyên nghiệp nhất. Việc chuẩn bị hồ sơ xin việc đầy đủ cũng như nội dung giấy tờ đầy đủ sẽ là một điểm cộng, gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, tạo lợi thế cho bản thân ngay từ đầu.

Mặc dù hiện nay đa phần chúng ta dùng Internet để tìm việc và cũng dùng Internet để nộp hồ sơ, nhưng việc chuẩn bị sẵn những hồ sơ giấy vẫn hết sức cần thiết.

1. Hồ sơ xin việc gồm những gì?

• Sơ yếu lý lịch tự thuật có dấu của địa phương.
• CV xin việc
• Đơn xin việc viết tay
• Thư xin việc (nếu nhà tuyển dụng yêu cầu)
• Giấy khám sức khỏe trong vòng 6 tháng
• Bằng cấp, các chứng chỉ đào tạo khác
• Chứng minh thư, thẻ căn cước công chứng
• Hộ khẩu công chứng
• Ảnh 3x4 và 4x6

1.1. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương

Bạn có thể mua bộ hồ sơ có sẵn ở các điểm bán văn phòng phẩm và điền vào bản Sơ yếu lý lịch in sẵn trong đó. Cách này hơi tốn công và tốn tiền vì nếu ghi sai bạn sẽ phải bỏ đi và ghi bộ mới. Ngoài ra, cách này khá lãng phí vì bộ hồ sơ đó có rất nhiều thể loại giấy tờ khác như: Đơn xin việc, Giấy khám sức khỏe... không dùng đến.

Có một cách khác hay hơn là bạn down mẫu sơ yếu lý lịch trên mạng về, điền đầy đủ thông tin, in ra vài bản và đi công chứng.

1.2. CV xin việc (Curriculum Vitae (CV))

Nếu bạn đã vượt qua tất cả các vòng tuyển dụng và được nhận vào làm thì bộ hồ sơ của bạn không cần có CV nữa, lúc này bộ hồ sơ sẽ có tác dụng để công ty lưu thông tin của người lao động. Còn nếu bạn đang nộp hồ sơ ứng tuyển thì không thể nào thiếu CV được. Phần tóm tắt quá trình làm việc trong Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương rất sơ sài, nên bạn cần thêm CV để thuyết phục nhà tuyển dụng cho bạn đi tiếp vào vòng trong.

1.3. Đơn xin việc

Đơn xin việc hoặc bạn tự viết tay hoặc bạn tham khảo các mẫu đơn xin việc trên mạng và có dán ảnh để thể hiện sự tôn trọng với lá đơn quan trọng này.

Mời các bạn tham khảo một số mẫu đơn xin việc chuẩn nhất, dễ gây thiện cảm với người tuyển dung:

Mẫu đơn xin việc viết tay chuẩn nhất

1.4. Thư xin việc

Trước tiên Các bạn cần nắm rõ vai trò của Thư xin việc: Cả khi nộp hồ sơ online và hồ sơ giấy bạn đều cần có Thư xin việc (Tiếng Anh là Cover letter). Các bạn hãy phân biệt Thư xin việc với Đơn xin việc trong bộ hồ sơ có sẵn mua ở hàng văn phòng phẩm nhé. Đơn xin việc trong bộ hồ sơ có sẵn hiện nay không được quá coi trọng, và hầu hết thì đều mang nặng tính hình thức, là thủ tục cần có mà thôi.

Theo khảo sát của các trang web việc làm uy tín, 76% Nhà tuyển dụng ưu tiên chọn đọc những hồ sơ có đính kèm Thư tìm việc vì nó gián tiếp thể hiện sự nghiêm túc và nhiệt tình của bạn đối với công việc bạn đang ứng tuyển.

Do đó, các bạn cần chuẩn một Thư xin việc thật cẩn thận và rõ ràng, tóm tắt và nhấn mạnh những ưu điểm nổi trội nhất của bạn, nói lên lý do vì sao Nhà tuyển dụng nên chọn bạn chứ không phải người khác. Ngoài ra, nếu bạn nộp đơn vào 1 vị trí cần đến viết Tiếng Anh nhiều thì một thư xin việc bằng Tiếng Anh trang trọng.

Về nội dung thì Thư xin việc bằng Tiếng Anh hay Tiếng Việt đều gồm 4 phần chính:

• Tiêu đề: Người gửi, người nhận, ngày tháng, lời chào
• Giới thiệu: Giới thiệu vắn tắt về bạn và giá trị mà bạn có thể mang đến cho công ty.
• Nội dung chính: Trình bày kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn hay thành tích nổi bật nhất của bạn. Phần này không nên nói quá nhiều ý, nên tập trung vào tối đa 3 ý chính
• Phần kết: Bày tỏ mong muốn được làm việc và cống hiến cho công ty.

Thư xin việc không cần dài dòng văn tự, chỉ cần khoảng 200-250 từ, nội dung rõ ràng, câu văn gãy gọn cũng sẽ trở thành điểm cộng cho bạn.

1.5. Giấy khám sức khỏe trong vòng 6 tháng

Có 2 loại giấy khám sức khỏe. Một loại là giấy A4 2 mặt và một loại là giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Chuẩn nhất là nên dùng loại 4 mặt. Các bạn có thể đến bất kỳ bệnh viện nào hoặc trạm y tế xã, phường, quận để khám sức khỏe. Nhớ mang theo ảnh 3×4 để dán vào đó. Có những chỗ xin bản thứ 2 thì phải thêm tiền, có chỗ thì xin bao nhiêu bản cũng cần đấy tiền, chỉ cần mình mang đủ ảnh để dán thôi.

1.6. Bằng cấp

Bạn có những bằng cấp nào liên quan đến công việc, bao gồm cả bằng Đại học, Cao đẳng, hãy photo và nộp bản photo công chứng trong hồ sơ xin việc nhé. Trường hợp mới ra trường, bạn cũng có thể nộp bảng điểm hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời photo công chứng cũng được.

1.7. Các chứng chỉ đào tạo khác

Chứng chỉ Tiếng Anh, Tin học....... công chứng.

1.8. Chứng minh thư/thẻ căn cước có công chứng

Với những hồ sơ xin việc bình thường thì Chứng minh thư khi gửi kèm hồ sơ xin việc cũng không cần thiết phải công chứng, với hồ sơ xin việc mà đã trúng tuyển thì bạn bắt buộc phải có chứng minh thư công chứng, khi làm việc với bộ phận nhân sự, có thể sẽ yêu cầu bạn trình thêm chưng minh thư gốc để đối chiếu.

Lưu ý chứng minh thư của bạn cần phải còn hạn, mọi thông tin rõ ràng để dễ dàng được công chứng.

1. 9. Hộ khẩu công chứng

Tùy theo yêu cầu của cơ quan, bạn có thể chuẩn bị thêm sổ hộ khẩu công chứng, qua đó bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị và công chứng để bổ sung vào hồ sơ xin việc của mình.

1.10. Ảnh 3×4

Mục đích của ảnh thẻ này là để làm bảo hiểm xã hội. Thường thì nếu bạn nộp ảnh luôn họ cũng chẳng để ý mà giữ lại cho bạn, đến khi làm bảo hiểm họ lại kêu bạn nộp tiếp, thế nên bạn có thể bỏ qua khoản này. Nhà tuyển dụng quan tâm đến giấy tờ và CV của bạn chứ họ không quá quan tâm đến ảnh 3x4.

2. Làm bao nhiêu hồ sơ là đủ?

Các bạn chỉ cần chuẩn bị 5 bộ hồ sơ gốc (có công chứng) là quá đủ rồi. Chỉ khi được nhận vào làm thì bạn mới nộp hồ sơ gốc này. Ngoài ra, bạn làm thêm 5-10 bộ hồ sơ photo, không công chứng. Một số công ty yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc khi đi phỏng vấn mang theo một bộ hồ sơ thì bạn sẽ nộp hồ sơ không công chứng. Nếu bạn được nhận vào làm chính thức thì mới cần bổ sung hồ sơ gốc.

3. Cách sắp xếp hồ sơ xin việc

Thu thập thông tin

Dựa vào bảng mô tả công việc của doanh nghiệp, bạn tiến hành thu thập và sàng lọc toàn bộ thông tin cá nhân để trình bày trong hồ sơ xin việc. Bạn cần nắm rõ yêu cầu về thông tin, kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn phù hợp cho vị trí ứng tuyển và đặc biệt là người tham chiếu trong hồ sơ xin việc

Tạo điểm nhấn

Rất ít nhà tuyển dụng có đủ thời gian để xem xét toàn bộ hồ sơ của bạn, vì vậy bạn cần “vẽ” điểm nhấn để tạo ấn tượng. Bạn nên tập trung vào đặc điểm nổi bật của bản thân và sáng tạo hồ sơ theo cách của riêng mình, đảm bảo đầy đủ thông tin mà vẫn không bị “lố”. Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao ứng viên sử dụng số liệu, thành quả cụ thể, điều này làm hồ sơ xin việc của bạn có độ tin cậy cao và cũng đừng quên đính kèm ảnh hồ sơ xin việc để nhà tuyển dụng hình dung ứng viên rõ hơn nhé.

Viết đơn giản, súc tích

Trước khi gửi hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng, bạn cũng cần kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để chắc chắn rằng mọi thứ đều hoàn chỉnh. Không nên dùng từ ngữ mang tính trừu tượng, ký hiệu đặc biệt; nên viết ngắn gọn, rõ ràng, súc tích...

4. Những chú ý khi làm hồ sơ xin việc

Đây là một số lưu ý nhắc thêm của VnDoc nhằm giúp bạn có được một bộ hồ sơ xin việc hoàn hảo nhất.

- Kiểm tra, đọc và rà soát chính tả, trong các file hồ sơ

- Nên chuẩn bị 3 - 4 hồ sơ gốc.

- Nên chuẩn bị nhiều bộ hồ sơ photo (Từ 6 - 10 bộ) để chuẩn bị cho những tình huống khẩn cấp (bị mất hoặc công ty nơi tuyển dụng không trả lại).

- Khi nhà tuyển dụng mời bạn đến phỏng vấn, bạn chỉ cần mang theo hồ sơ photo. Khi được tuyển dụng vào công ty thì bạn mới nộp hồ sơ gốc là các hồ sơ có công chứng vì nó liên quan đến việc làm bảo hiểm xã hội và nhiều thủ tục khác. Hơn nữa, việc làm hồ sơ có công chứng hoàn chỉnh cũng tốn chi phí, và nhà tuyển dụng khi phỏng vấn cũng không quá khắt khe với vấn đề hồ sơ photo, tuy vậy, vì phép lịch sự, bạn có thể nói qua về bộ hồ sơ mang đến.

- Nên đi công chứng tất cả giấy tờ càng sớm càng tốt để đảm bảo tính xác thực và kịp thời của hồ sơ xin việc, tránh bạn bị các đối thủ khác nhanh chân hơn.

- Trước khi nộp hồ sơ, hãy nhớ photocopy một số nội dung như CV hoặc đơn xin việc để chuẩn bị trước buổi phỏng vấn.

- Nộp hoặc gửi hồ sơ sớm, đúng địa chỉ và nên theo dõi sát sao mọi thông báo tuyển dụng của công ty xin vào làm.

Trên đây là những thông tin cần thiết khi các bạn cần chuẩn bị hồ sơ xin việc một cách cẩn thận, chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, đồng thời thêm tự tin, cũng như tạo cảm tình, ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ vòng duyệt hồ sơ.

5. Cách viết Sơ yếu lý lịch trong Hồ sơ xin việc

• Họ và tên: Bạn cần ghi đầy đủ, rõ ràng bằng chữ in hoa, không được thiếu bất cứ kí tự nào, không tự ý lược bỏ tên đệm. Tên này cần trùng khớp với tên trong chứng minh thư nhân dân và sổ hộ khẩu.
• Giới tính: Nam/Nữ
• Ngày tháng năm sinh: Cũng cần trùng khớp với tên trong chứng minh thư nhân dân và sổ hộ khẩu.
• Chứng minh thư nhân dân số
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Cung cấp chi tiết số nhà, đường phố, xã, huyện, tỉnh…
• Nơi ở hiện tại: Cung cấp chi tiết số nhà, đường phố, quận, huyện, thành phố…
• Khi cần báo cho ai? Ở đâu?: Nên là số điện thoại của người thân trong gia đình như bố, mẹ, anh, chị, em.
• Nguyên quán: Ghi rõ địa chỉ nơi sinh sống của ông bà nội và cha đẻ. Trong trường hợp đặc biệt, bạn có thể ghi địa chỉ nguyên quán của mẹ ruột hoặc người nuôi dưỡng từ nhỏ.
• Dân tộc: Bạn thuộc dân tộc nào thì ghi dân tộc đó.
• Tôn giáo: Nếu bạn theo tôn giáo nào thì ghi rõ tên tôn giáo đó, nếu không có thể ghi Không.
• Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Điền thông tin của gia đình theo đúng quy định của pháp luật như cố nông, bần nông, trung nông, công viên chức…
• Thành phần bản thân gia đình hiện nay: Công nhân viên chức, nhân viên hay thợ thủ công, bộ đội, nhà văn, nhà báo…
• Trình độ văn hóa: Ghi rõ cấp bậc theo học, trình độ học đến đâu. Ví dụ: 12/12, hay Đại Học, Cao đẳng…
• Trình độ ngoại ngữ: Cần nêu rõ ngoài tiếng Việt, bạn có thêm trình độ ngoại ngữ nào, Trình độ chuyên môn, Loại hình đào tạo.
• Những thông tin khác: Ngày vào Đoàn thanh niên Cộng Sản Hồ Chí Minh, Ngày kết nạp vào Đảng Cộng Sản Việt Nam, Quan hệ gia đình,…

Chúc các bạn tìm được công việc đúng mong muốn và thành công trên nhiều lĩnh vực!