Các phương pháp phân tích công việc
Các phương pháp phân tích công việc được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.
Bài: Các phương pháp phân tích công việc
Phỏng vấn cá nhân và người giám sát
Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc. Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn. Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, nâng cao định mức...do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên.
Ưu điểm của phỏng vấn trực tiếp cá nhân và người giám sát:
Có tỷ lệ trả lời cao.
Các cá nhân được phỏng vấn thường sẵn sàng trả lời câu hỏi hơn là việc điền những thông tin vào bản câu hỏi.
Các câu hỏi khó hiểu hoặc gây hiểu lầm có thể được làm sáng tỏ.
Thích hợp với những công việc liên quan đến óc phán đoán cá nhân và trí thông minh.
Cung cấp những thông tin chính xác, đầy đủ và có thể so sánh được. Dành riêng cho những người thất học và với sự cản trở về ngôn ngữ. Các câu trả lời có thể được ghi âm hoặc viết lại
Nhược điểm của phỏng vấn trực tiếp cá nhân và người giám sát:
Tốn kém về thời gian và tiền bạc cho việc chuẩn bị và hướng dẫn số người được phỏng vấn cũng như trong việc biên dịch và soạn các thông tin thu thập được.
Kết quả tùy thuộc vào sự hợp tác của người được phỏng vấn.
Không thể gợi nhớ và tường trình lại các phần việc đặc biệt là các phần việc không thường xuyên.
Có thể gây trở ngại đối với các hoạt động mang tính chất quá trình.
Đòi hỏi kỹ năng, sự am hiểu của người phỏng vấn cùng với tính cách vui vẻ và khả năng lắng nghe người khác.
Có thể gặp trở ngại trong lịch trình làm việc đối với những cá nhân bận rộn. Nên lưu ý vì có thể quấy rầy những cá nhân khác.
Người được phỏng vấn có thể cung cấp những thông tin mâu thuẫn nhau đòi hỏi phải làm cho tương thích.
Để nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:
Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết.
Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.
Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với người bị phỏng vấn và giải thích cho họ rõ ràng về mục đích của phỏng vấn.
Đặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời.
Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.
Thông thường nhà phân tích tiến hành phỏng vấn công nhân trước tiên, giúp đỡ công nhân trong việc mô tả những nhiệm vụ phải hoàn thành. Sau đó nhà phân tích tiếp xúc với người giám sát, quản lý họ để thu thập những thông tin phụ thêm, và để kiểm tra lại tính chính xác của thông tin thu thập được.
Phỏng vấn nhóm
Đây là phương pháp thu thập thông tin thông qua việc cung cấp thông tin về công việc của một nhóm người hoặc là của một bộ phận, phòng ban. Nội dung phương pháp như sau:
Bước 1: Nhóm chuyên gia phỏng vấn xây dựng chương trình phỏng vấn và xác định yêu cầu các câu hỏi cần để thu thập thông tin. Họ tổ chức nhóm chuyên gia cung cấp thông tin. Giao nhiệm vụ chuẩn bị thông tin, thu thập thông tin ban đầu từ cơ sở cho các bộ phận cần thu thập thông tin ví dụ phòng kế toán, vật tư...
Bước 2: Các bộ phận phòng ban đầu mối quản lý có trách nhiệm triển khai việc thu thập thông tin về công việc theo yêu cầu đã được giao ở bước 1.
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn nhóm theo chương trình được xây dựng trong bước 1. Các bộ phận phòng ban có trách nhiệm cắt cử người đại diện cho phòng mình để trình bày nội dung thực hiện công việc của bộ phận mình trước hội đồng. Có trách nhiệm tranh luận bảo vệ cho những thông tin mà mình đưa ra, tranh luận bác bỏ những thông tin về công việc của bộ phận khác đưa ra mà họ cho là không hợp lý.
Bước 4: Các chuyên gia phỏng vấn sẽ tiến hành xác nhận và thu thập các thông tin cuối cùng trên cơ sở sự công nhận của các bộ phận.
Ưu điểm của phỏng vấn nhóm
Nhanh chóng thu thập những thông tin toàn diện về công việc của cả doanh nghiệp.
Nhanh chóng phát hiện được những chồng chéo, thiếu sót trong thực hiện công việc để có sự chỉnh đổi kịp thời.
Tiết kiệm chi phí.
Hạn chế của phỏng vấn nhóm
Không biết được công việc cụ thể của từng cá nhân.
Gây ra cãi vã mất đoàn kết trong nội bộ nếu thu thập không tốt.
Chuẩn bị chương trình phỏng vấn kỹ lưỡng bao gồm sắp xếp trật tự các câu hỏi, thứ tự trình bày thông tin các bộ phận.
Kết cấu các câu hỏi phải hợp lý.
Duy trì không khí buổi phỏng vấn theo nguyên tắc hướng vào nội dung công việc. Tránh buổi phỏng vấn đi ra công việc ngoài lề.
Trong các chuyên gia phỏng vấn cần có đủ thành phần có khả năng am hiểu các công việc trong doanh nghiệp.
Bản câu hỏi
Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc. Nhìn chung, bàn câu hỏi cung cấp các thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn.
Nội dung của các câu hỏi: Thường bao gồm các vấn đề sau:
Những chi tiết cơ bản như tên, tuổi, chức vụ, phòng ban, bộ phận công tác..
Những chi tiết về mục đích và nhiệm vụ mà họ đảm nhận.
Khối lượng công việc trong khoảng thời gian nhất định.
Các trang thiết bị phải sử dụng và mức độ sử dụng chúng.
Trình độ học vấn cần thiết để thực hiện công việc đó.
Những kinh nghiệm cần thiết cho những người mới bắt đầu công việc này.
Mức độ giám sát công việc.
Những vấn đề phải độc lập quyết định lấy, nêu bản chất, mục đích của chúng.
Các lỗi thường mắc phải.
Mức độ yêu cầu của thị giác và phản xạ.
Mức độ nguy hiểm.
Những điều kiện bất lợi.
Trách nhiệm về công việc của người khác nếu có.
Các đề bạt của cá nhân.
Ưu điểm của bản câu hỏi:
Thích hợp với những công việc liên quan đến óc phán đoán cá nhân và trí thông minh.
Có thể khảo sát một số lượng lớn cá nhân một cách kinh tế thông qua thư. Có thể thu thập được một số lượng lớn thông tin trong giai đoạn ngắn.
Bản câu hỏi có thể được hoàn tất ở nơi làm việc hoặc ở nhà sao thuận tiện cho người trả lời. Thành kiến có thể được loại bỏ trong bản câu hỏi mà khó có thể né tránh hoặc thường gặp phải trong phỏng vấn.
Tất cả các cá nhân cùng được hỏi những câu hỏi giống nhau trong cùng một cách thức. Các câu trả lời có thể được lưu trữ, vận dụng, phân tích và tổng hợp bởi máy điện toán.
Nhược điểm của bản câu hỏi:
Đòi hỏi kỹ năng, thời gian, và nỗ lực lớn trong việc đặt câu hỏi, biên soạn các chỉ dẫn về cấu trúc, hướng dẫn trả lời và sắp xếp, tổng hợp các thông tin thu thập được.
Một bản câu hỏi thì không bao giờ cũng có thể liệt kê và giải quyết đầy đủ các tình huống phát sinh trong việc thu thập thông tin.
Một số cá nhân có rất ít kinh nghiệm với bản câu hỏi và có thể không thích việc trả lời. Một số câu hỏi có thể bị hiểu nhầm và dẫn đến những câu trả lời không đúng sự thật.
Có tỷ lệ trả lời thấp đặc biệt trong những trường hợp không có sự khuyến khích về tiền bạc hoặc những chỉ dẫn tiếp theo.
Đòi hỏi phải có một máy tính để vận dụng và tổng hợp những thông tin thu thập được. Không thích hợp với những loại câu hỏi thăm dò.
Bản câu hỏi có thể không hoàn tất.
Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:
Cấu trúc của bản câu hỏi: Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi cần thiết phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ mà nhân viên phải thực hiện thêm tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn.
---------------------------------------
Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Các phương pháp phân tích công việc về nội dung, ưu nhược điểm của một số phương pháp phân tích công việc như phỏng vấn cá nhân và người giám sát, phỏng vấn nhóm...
Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Các phương pháp phân tích công việc. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.
