Công tác thu thập thông tin

Công tác thu thập thông tin được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Khái niệm thông tin

Ngày nay, trong đời sống hàng ngày, ở đâu ta cũng thấy người ta nói tới thông tin: thông tin là nguồn lực của sự phát triển; chúng ta đang sống trong thời đại thông tin; một nền công nghiệp thông tin, một xã hội thông tin đang hình thành v.v...

Quả thật thông tin (Information) là khái niệm cơ bản của khoa học cũng là khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại chúng ta.

Mọi quan hệ, mọi hoạt động của con người đều dựa trên một hình thức giao lưu thông tin nào đó. Mọi tri thức đều bắt nguồn bằng một thông tin về những điều đã diễn ra, về những cái người ta đã biết, đã nói, đã làm. Và điều đó luôn xác định bản chất và chất lượng của những mối quan hệ của con người.

Người ta bắt gặp thông tin chỉ trong quá trình hoạt động, thông qua tác động trừu

tượng của nó. Từ Latin “Informatio”, gốc của từ hiện đại “Information” (thông tin) có hai nghĩa. Một, nó chỉ một hành động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng (forme). Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.

2. Vai trò của thông tin

• Góp phần xác định, xây dựng hoạt động kinh doanh của đơn vị.
• Là cơ sở để nhà quản lý quyết định công việc.
• Là cơ sở hoạt động cho bộ phận tiếp theo, bộ phận khác.
• Truyền thông, thông báo về các sản phẩm, dịch vụ của công ty.

+ Nếu đơn vị không tổ chức thu thập thông tin, đơn vị đó sẽ bị rối tung rối mù vì có quá nhiều thông tin dẫn đến hiệu quả, năng suất lao động kém. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay là thời đại bùng nổ thông tin.

Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai đó. Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một số định nghĩa thường gặp:

– Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó.

– Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định.

Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó.

Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin là:

– Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được.

– Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị.

– Thông tin càng cần thiết càng quý giá.

– Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.

Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị.

Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Để xây dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thường người ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau:

– Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này tất cả các thông tin đến và đi đều được gom về một đầu mối là trung tâm thông tin.

– Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi và nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận.

– Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin được tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một.

– Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên.

3. Nguồn thu tin

• Báo, đài, Internet,…
• Nhân viên trong đơn vị
• Đối tác

Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet và các phương tiện thông tin đại chúng khác Sách báo, tạp chí, các phương tiện thông tin đại chúng là một nguồn thông tin quan trọng. Thông tin từ sách, tạp chí có tính chuyên sâu nhưng có thể có hạn chế về tính cập nhật. Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng nhưng có thể có những yếu tố chưa được kiểm chứng đầy đủ đặc biệt là thông tin từ internet. Bên cạnh đó, các thông tin từ internet có thể có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin. Vì vậy, việc thu thập thông tin cần chú ý đến những đặc điểm này để loại bỏ những yếu tố cảm tính, tìm ra những yếu tố có ý nghĩa thông tin khách quan. Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phương tiện truyền thông cần bảo đảm các yêu cầu

4. Xử lý tin

Vấn đề đầu tiên để xây dựng chương trình cho sự kiện là cần tiếp nhận các yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện, các yêu cầu này sẽ được đề cập trong bản hợp đồng giữa nhà đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện, tuy nhiên hợp đồng thường được thảo ra khi đã có chương trình và dự toán cho sự kiện. Vì vậy, việc tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện là hết sức quan trọng. Nó là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho sự kiện.

Các thông tin cơ bản cần phải có từ nhà đầu tư sự kiện trước khi hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện bao gồm:

• Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
• Các ý tưởng mà nhà đầu tưsự kiện muốn truyền đạt
• Thời gian thực hiện sự kiện
• Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
• Cách thức phục vụ (catering)
• Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
• Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
• Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
• Các nội dung cơ bản trong sự kiện (các hoạt động chính của sự kiện như: đón tiếp, phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện)
• Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
• Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
• Các thông tin khác.

Cần lưu ý, các thông tin nói trên càng chi tiết, đầy đủ càng thuận lợi cho việc hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện.

Với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì việc lập kế hoạch và xây dựng chương trình thường là người trực tiếp tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư sự kiện. Vì trong quá trình tiếp nhận thông tin còn có thể kết hợp với việc trao đổi, bàn bạc, bổ sung các yếu tố cần thiết để có đủ cơ sở xây dựng một chương trình khả thi cho sự kiện. Ngoài ra khi tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư sự kiện cần có những mẫu cho trước để hạn chế những thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Công tác thu thập thông tin về khái niệm và vai trò của thông tin, nguồn thông tin và cách xử lý thông tin...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Công tác thu thập thông tin. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.