Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ
Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.
Bài: Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ
Các khái niệm
Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm,...
Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ: Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh… được hình thành dưới trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử.
Tài liệu lưu trữ là là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Vai trò của công tác lưu trữ
Vai trò của công tác lưu trữ thể hiện qua các khía cạnh sau:
Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả: tất cả các hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó có nghĩa là gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra kế hoạch, nhiệm vụ sát với thực tế. Như vậy hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý. Công việc của một cơ quan xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có khoa học hay không.
Nhờ hồ sơ tài liệu lưu trữ các nhà quản trị có thể tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra đánh giá hoạt động của toàn tổ chức. Nó có vai trò quan trọng trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, các mâu thuẫn.
Tài liệu lưu trữ làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định mọi cấp trong công ty
Tài liệu lưu trữ làm chứng liệu cho các quyết định và hoạt động đã thực hiện.
Tài liệu lưu trữ góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất,…)
Công tác lưu trữ giúp doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác,…
Tài liệu lưu trữ làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển, sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại.
---------------------------------------
Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ về khái niệm về tại liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ...
Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.
