Nội dung kiểm soát dự án

Nội dung kiểm soát dự án được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Kiểm soát tiến độ thời gian

Để kiểm soát tiến độ thời gian, bạn cần cập nhật các thông tin thực tế để lập những biểu đồ thể hiện tiến độ dự án. Qua đó, bạn có thể đánh giá được tình hình thực hiện công việc, gồm thời điểm khởi công, thời điểm hoàn thành, thời gian đã thực hiện, thời gian còn lại… từ đó tính toán lại thời gian thực hiện các công việc. Thời gian tính toán lại này có thể ngắn hơn hoặc dài hơn so với thời gian theo kế hoạch ban đầu. Điều này làm xáo trộn kế hoạch, có thể dẫn đến sự thay đổi ngày tháng của các công việc chưa bắt đầu. Cuối cùng, nó có thể dẫn đến một ngày hoàn thành dự án khác so với kế hoạch ban đầu.

Đối với mỗi công việc, đường nét đậm phía trên thể hiện hiện trạng thực tế các công việc, đường nét mảnh phía dưới là thể hiện kế hoạch dự kiến ban đầu. Các công việc đã hoàn thành vẽ nét liền; các công việc chưa hoặc đang thực hiện vẽ nét đứt. Hai số trong ngoặc là sai lệch (tuần) của thời điểm khởi công và thời điểm hoàn thành. Số mang dấu âm nghĩa là chậm, dấu dương là nhanh hơn so với kế hoạch ban đầu.

Kiểm soát tiến độ là dạng thức đơn giản nhất của kiểm soát dự án. Các dữ liệu về sự tiến triển thực tế được thu thập định kỳ (hàng tuần, hàng tháng...) hoặc liên tục (ngay khi một hoạt động hoàn thành hoặc một mốc thời gian đạt được) và được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống kiểm soát. Bằng việc so sánh kế hoạch ban đầu với kế hoạch cập nhật hiện thời, nhà quản trị sẽ phát hiện ra các sai biệt. Đây là cơ sở để đề xuất các hành động khắc phục, ví dụ như bố trí lại nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ các công việc bị chậm.

2. Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự án về mặt chi phí để cập nhật kế hoạch ngân sách dự án và quản lý những thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án.

Chi phí dự án là chi phí của các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các hoạt động dự án. Chi phí dự án bao gồm:

Các chi phí dự án trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án: Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạt động (gói công việc). Các chi phí trực tiếp có thể nằm dưới sự kiểm soát của nhà quản lý dự án, nhóm dự án và cá nhân thực hiện một công việc cụ thể. Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình thực hiện dự án và được tách ra khỏi chi phí gián tiếp. Chi phí tổng hợp lên từ các gói công việc thường chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp (chi phí về nhân công, nguyên liệu, nhiên liệu, máy móc).

Các chi phí dự án gián tiếp: Là các chi phí liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án. Các chi phí dự án gián tiếp thường gắn với các đầu ra của dự án như lương của nhà quản lý dự án, tiền thuê văn phòng cho dự án. Các chi phí này thường được ước tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án trực tiếp, ví dụ 20 % của chi phí nhân công trực tiếp, hoặc 50% của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí lương, tiền thuê, điện nước, máy móc thiết bị đặc chủng ví dụ máy móc thiết bị đo lường kiểm tra chất lượng).

Các chi phí quản lý và điều hành chung của công ty phân bổ cho dự án: Đây là các chi phí của công ty không liên quan trực tiếp đến một dự án cụ thể. Ví dụ các chi phí của công ty trải cho nhiều sản phẩm và dự án như các chi phí về marketing quảng cáo, chi phí kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công ty. Các khoản chi phí này được phân bổ cho dự án tuỳ theo loại hình dự án và rất khác nhau giữa các công ty. Ví dụ, một dự án thực hiện theo hợp đồng với khách hàng thì công ty sẽ phân bổ các chi phí quản lý chung của công ty và cộng thêm phần lợi nhuận dự kiến tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí dự án trực tiếp để hình thành nên mức giá tính cho khách hàng.

Quản lý chi phí dự án thường quan tâm chủ yếu đến quản lý các chi phí dự án trực tiếp vì các chi phí này gắn liền với việc thực hiện các hoạt động dự án. Các chi phí dự án trực tiếp này phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng thực hiện các hoạt động và thuộc phạm vi kiểm soát của nhóm dự án.

Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án. Kiểm soát chi phí bao gồm những nội dung cơ bản như sau:

+ Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.

+ Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở.

+ Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép.

Để kiểm soát, theo dõi tiến độ chi phí cần xác định đường chi phí cơ sở. Đường chi phí cơ sở là ngân sách theo thời đoạn được dùng để đo lường và theo dõi tiến trình dự án. Trên cơ sở đường chi phí cơ sở, cán bộ dự án kiểm soát những biến động thực tế, xác định nguyên nhân tạo nên sự thay đổi so với đường chi phí cơ sở vì có kế hoạch, biện pháp điều chỉnh kịp thời để quản lý hiệu quả chi phí dự án.

Phân tích dòng chi phí dự án giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả đồng vốn.

Phương pháp phân tích dòng chi phí dự án dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc và số ngày hoàn thành công việc đó. Giả định chi phí được sử dụng đồng đều trong các ngày thực hiện công việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân một ngày thực hiện từng công việc dự án. Dựa vào kế hoạch triển khai sớm và mức chi phí trên một ngày, xây dựng đường cong chi phí tích lũy. Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muộn là những cơ sở để quản lý chi phí dự án. Trên cơ sở hai dòng chi phí, các nhà quản lý quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hoặc muộn nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. Nếu dòng tiền chi phí phát sinh theo kế hoạch triển khai sớm chủ yếu vào thời kỳ đầu tiến hành dự án thì việc vay mượn đầu tư sớm hơn, đồng nghĩa với việc chi trả lại vay nhiều hơn. Như vậy, chi phí tài chính của dự án theo kế hoạch triển khai sớm sẽ lớn hơn kế hoạch triển khai muộn.

* Kiểm soát chi phí tích lũy

Kiểm soát chi phí ở mức đơn giản nhất là so sánh chi phí thực tế của các hoạt động dự án với ngân sách kế hoạch. Khi phát hiện các chi phí vượt quá, bạn cần phân tích xu hướng và nếu chi phí vượt quá đó có khả năng vượt ra ngoài tầm kiểm soát thì sẽ bắt đầu các biện pháp khắc phục.

Vấn đề đặt ra ở đây là: như thế nào là khả năng vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Để xác định điều này, bạn cần đặt ra các giới hạn kiểm soát đối với các thông số quan trọng. Do đặc điểm của dự án là mang tính duy nhất, bạn nên áp dụng các giới hạn kiểm soát dựa trên trực giác và phân tích rủi ro chứ không phải là dựa trên các dữ liệu và kinh nghiệm thống kê trong quá khứ như trong kiểm soát các quá trình khác.

Đường chi phí thực tế, ngân sách tích luỹ và các giới hạn trên dưới bằng ±10% so với ngân sách. Như ta thấy, giới hạn trên là cần thiết để ngăn ngừa các khoản vượt ngân sách. Nhưng giới hạn dưới cũng là cần thiết vì nó có thể báo hiệu một sự chậm tiến độ trong việc thực hiện dự án.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Nội dung kiểm soát dự án về thời gian tính toán lại này có thể ngắn hơn hoặc dài hơn so với thời gian theo kế hoạch ban đầu..

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Nội dung kiểm soát dự án. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.