Quản trị bộ phận điều hành tour (operation department)
Chúng tôi xin giới thiệu bài Quản trị bộ phận điều hành tour (operation department) được VnDoc sưu tầm và tổng hợp nhằm giúp các bạn để có thể hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả
Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.
Bài: Quản trị bộ phận điều hành tour
1. Cơ cấu tổ chức bộ phận điều hành tour
- Trưởng phòng điều hành
- Phó trưởng phòng điều hành
- Nhân viên điều hành phụ trách dịch vụ phòng, khách sạn
- Nhân viên điều hành phụ trách dịch vụ tại các địa phương (dịch vụ tỉnh)
- Nhân viên điều hành phụ trách dịch vụ ăn uống
- Nhân viên điều hành phụ trách dịch vụ vé máy bay, tàu thuyền…
- Nhân viên điều hành phụ trách quản lý & triển khai hồ sơ của phòng
2. Vai trò của bộ phận điều hành tour
-Triển khai thực hiện điều hành các dịch vụ của: Phòng sales & marketing (hay các phòng thị trường), các chi nhánh ở các địa phương như đặt phòng, đặt ăn, đặt vé máy bay, đặt vé tàu, đặt xe & hướng dẫn (nếu công ty không có bộ phận điều hành xe và hướng dẫn riêng), lo các dịch vụ, thủ tục về quản lý xuất nhập cảnh, công văn xin tham quan căn cứ chiến trường xưa nếu khách là cựu chiến binh…
-Thực hiện công tác điều hành dịch vụ nối tour liên quan đến địa bàn mà phòng phụ trách.
-Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng như Sở ngoại vụ, Lãnh sự quán, Công an địa phương, An ninh sân bay, Hải quan, bệnh viện, các đại lý hàng không… nhằm tranh thủ sự hỗ trợ và hợp tác khi có sự cố xảy ra.
-Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng, các chương trình du lịch và có sự điều chỉnh hoặc xử lý đối với các trường hợp bất thường có thể xảy ra.
-Phối hợp với các bộ phận khác như kế toán, sales marketing nhằm thực hiện việc thanh toán, tránh thất thoát cho công ty: thu tiền khách hàng hoặc thanh toán cho các đối tác cung cấp dịch vụ.
-Hướng dẫn cho hướng dẫn viên cộng tác, các đối tác về thủ tục hành chính liên quan đến công ty như: tạm ứng, hoàn tạm ứng, quyết toán, hóa đơn, chứng từ…
-Cố vấn, thông tin cho Ban giám đốc, cho các bộ phận liên quan về tính chất dịch vụ ở các nơi và sự thay đổi (nếu có)… từ các đối tác cung cấp dịch vụ…
3. Cách hạn chế rủi ro trong quá trình điều hành tour
-Thường xuyên cập nhật thông tin giá cả dịch vụ: giá phòng, giá dịch vụ ăn uống, giá vé máy bay…
-Lưu ý điều khoản hủy phạt: của các khách sạn (ngày cut off), nhà hàng, hàng không…
-Lưu ý dịch vụ visa, passport (thời hạn hiệu lực…)
-Lưu ý về dịch vụ bảo hiểm cho khách du lịch (Inbound, outbound, nội địa).
4. Giải quyết các vấn đề, sự cố liên quan đến khách
1) Khách phàn nàn (complain) về dịch vụ (khách sạn, ăn uống, xe,về hướng dẫn viên…)
2) Khách muốn hủy tour về sớm
3) Khách muốn thay hướng dẫn, thay xe, thay đổi một số dịch vụ
4) Khách muốn hủy tour nhưng không chịu phí phạt
5) Sự cố về xe hư, hướng dẫn bị bệnh đột xuất (hay ngủ quên)… nên không đón khách
6) Khách có chế độ ăn kiêng hoặc ăn chay
7) Khách bị thất lạc hành lý tại sân bay
8) Khách bị mất giấy tờ, vé máy bay, tư trang
9) Khách bị cướp giật
10) Khách có nhiều chứng bệnh nguy hiểm
11) Khách bị bệnh
12) Khách bị tai nạn, tai nạn giao thông v.v
5. Nâng cao hiệu quả kinh doanh trong quá trình điều hành tour
- Kiểm tra việc thực hiện dịch vụ và phục vụ khách của đội ngũ hướng dẫn viên du lịch và phía đối tác.
- Giữ mối liên hệ tốt với các đối tác cung cấp dịch vụ như: nhà hàng, khách sạn, hàng không, đại sứ quán (lãnh sự quán), đại diện hãng, đội ngũ hướng dẫn và các đội xe du lịch mà công ty đã, đang và sẽ cộng tác.
- Cập nhật giá cả dịch vụ để thông tin cho Ban giám đốc, cho phòng xúc tiến hoặc các bộ phận liên quan trong chính sách giá của các đối tác liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp.
----------------------------
Chúng tôi đã giới thiệu nội dung Quản trị bộ phận điều hành tour (operation department) về cơ cấu tổ chức bộ phận điều hành tour, vai trò của bộ phận điều hành tour, các hạn chế rủi ro trong quá trình điều hành tour, giải quyết các vấn đề, sự cố liên quan đến khách...
Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn bài Quản trị bộ phận điều hành tour (operation department). Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm tài liệu của các ngành học trong Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.
