Quy trình tổ chức sự kiện

Chúng tôi xin giới thiệu bài Quy trình tổ chức sự kiện được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Tiếp xúc

Vấn đề đầu tiên để xây dựng chương trình cho sự kiện là cần tiếp nhận các yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện, các yêu cầu này sẽ được đề cập trong bản hợp đồng giữa nhà đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện, tuy nhiên hợp đồng thường được thảo ra khi đã có chương trình và dự toán cho sự kiện. Vì vậy, việc tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện là hết sức quan trọng. Nó là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho sự kiện.

Các thông tin cơ bản cần phải có từ nhà đầu tư sự kiện trước khi hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện bao gồm:

• Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
• Các ý tưởng mà nhà đầu tưsự kiện muốn truyền đạt
• Thời gian thực hiện sự kiện
• Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
• Cách thức phục vụ (catering)
• Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
• Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
• Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
• Các nội dung cơ bản trong sự kiện (các hoạt động chính của sự kiện như: đón tiếp, phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện)
• Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
• Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
• Các thông tin khác.

Cần lưu ý, các thông tin nói trên càng chi tiết, đầy đủ càng thuận lợi cho việc hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện.

Với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì việc lập kế hoạch và xây dựng chương trình thường là người trực tiếp tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư sự kiện. Vì trong quá trình tiếp nhận thông tin còn có thể kết hợp với việc trao đổi, bàn bạc, bổ sung các yếu tố cần thiết để có đủ cơ sở xây dựng một chương trình khả thi cho sự kiện. Ngoài ra khi tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư sự kiện cần có những mẫu cho trước để hạn chế những thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin.

2. Đàm phán

Trường hợp nhà đầu tư sự kiện chưa lựa chọn chính thức nhà tổ chức sự kiện, họ chỉ mới cung cấp mục tiêu, ý tưởng, ngân sách và các điều kiện khác cho nhiều nhà tổ chức sự kiện cùng tham gia trong việc xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách sự kiện. Như vậy, các nhà tổ chức sự kiện sẽ phải cạnh tranh với nhau trong việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện lựa chọn chương trình, dự toán ngân sách, các ý tưởng… hay nói cách khác là lựa chọn mình để giao phó cho việc tổ chức sự kiện.

Trong quá trình cạnh tranh này, mỗi nhà tổ chức sự kiện đều có những thế mạnh riêng. Điều cần thiết là phải biết cách trình bày hết những điểm mạnh trong chương trình của mình, thuyết phục nhà đầu tư sự kiện lựa chọn chương trình và các ý tưởng của mình.

3. Xây dựng kế hoạch

Theo quy trình tổ chức sự kiện

Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện để chia thành:

• Kế hoạch chuẩn bị sự kiện
• Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện
• Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện
• Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh
• Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện
• Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện

Trong mỗi giai đoạn còn có thể chia nhỏ ra thành các kế hoạch chi tiết khác. Ví dụ: trong giai đoạn đón tiếp, khai mạc sự kiện có thể chia thành:

• Kế hoạch đón tiếp khách
• Kế hoạch khai mạc sự kiện...

Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện

Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, như:

• Kế hoạch về nhân sự
• Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện
• Kế hoạch về trang thiết bị
• Kế hoạch về an ninh, an toàn...

Nhìn chung, việc phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện như trên cũng chỉ mang tính chất tương đối, việc lập kế hoạch theo mỗi cách phân loại đều có những ưu nhược điểm riêng. Việc lựa chọn các loại kế hoạch tùy thuộc vào mục đích và các điều kiện khác của từng sự kiện cụ thể, cũng như còn phụ thuộc vào điều kiện, khả năng của nhà tổ chức sự kiện. Trong thực tế kế hoạch tổ chức sự kiện còn được lập dựa trên cơ sở tổng hợp tất cả các loại kế hoạch nói trên, điều cơ bản là đảm bảo tính khả thi, chi tiết trong thực hiện kế hoạch cũng như đạt được mục tiêu của sự kiện.

4. Ký kết

Ngay cả trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện đã lựa chọn một nhà tổ chức sự kiện cụ thể trước khi tiến hành việc xây dựng chương trình và sáng tạo các ý tưởng cho sự kiện vẫn cần có sự thuyết phục. Ở đây không phải là thuyết phục chủ đầu tư lựa chọn mình mà thuyết phục chủ đầu tư chấp nhận chương trình và dự toán ngân sách sự kiện mà mình đã lập ra.

Không có một hướng dẫn cụ thể nào có thể áp dụng cho việc áp dụng vào việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện. Dưới đây chỉ là một số hướng dẫn mang tính chất định hướng.

Cần nắm vững mục tiêu sự kiện mà chủ đầu tư sự kiện mong muốn đạt được khi tiến hành đầu tư để tổ chức sự kiện, những cơ sở thuyết phục phải dựa trên mong muốn của chủ đầu tư sự kiện.

Nắm vững về chương trình, dự toán ngân sách, cũng như các ý tưởng sáng tạo của mình để có cơ sở trình bày và thuyết phục chủ đầu tư sự kiện.

Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh.

Nếu có các lợi thế trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện (như sự thành công của các sự kiện do doanh nghiệp nhận tổ chức, uy tín trên thị trường, mối quan hệ với các đối tác…) cần biết cách phát huy đúng chỗ trong việc thuyết phục chủ đầu tư.

Biết chỉ ra các lợi thế của mình, tuy nhiên nếu chủ đầu tư sự kiện chỉ ra những hạn chế của mình, không nhất thiết phải thanh minh, tuyệt đối không tranh cãi, cần có cách ứng xử phù hợp. Ví dụ: Khi chủ đầu tư sự kiện đề cập đến việc nhà tổ chức sự kiện còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, hãy trả lời theo kiểu: Vâng, ngài nói đúng chúng tôi là doanh nghiệp mới thành lập thật, tuy nhiên đội ngũ nhân viên của chúng tôi có các chuyên gia lâu năm từ các công ty tổ chức sự kiện khác chuyển sang hoặc đề cập đến sự năng động/ sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ tuổi trong doanh nghiệp mình.

Ngoài ra, ở Việt Nam hiện nay việc quan hệ với người ra quyết định lựa chọn nhà tổ chức sự kiện cũng có một vai trò tương đối quan trọng. Đối với các sự kiện mà người ra quyết định lựa chọn nhà tổ chức sự kiện (hoặc có vai trò ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định) có những lợi ích cá nhân không đồng nhất với lợi ích của chủ đầu tư sự kiện. Việc quyết định lựa chọn có thể phụ thuộc vào các mối quan hệ khác nhau.

5. Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho quá trình tổ chức sự kiện bao gồm:

- Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các hoạt động trong sự kiện.

- Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện

- Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu

- Lao động

- Trang thiết bị

- Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Quy trình tổ chức sự kiện về quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện, xây dựng kế hoạch...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Quy trình tổ chức sự kiện. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.