Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực

Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Trước khi hoạch định TNNL, nhà quản trị phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình. Hoạch định TNNL liên quan đến việc phối hợp nhân sự bên ngoài và bên trong để cung cấp đúng người vào đúng vị trí và thời gian cụ thể. Tiến trình hoạch định TNNL được cụ thể hóa thông qua sơ đồ sau ở trang sau:

Trên cơ sở phân tích môi trường bên ngoài và bên trong mà hình thành chiến lược của công ty trước khi tiến hành hoạch định nguồn nhân lực. Hoạch định chiến lược là tiến trình được thực hiện bởi cấp quản trị cao cấp nhằm định ra các mục tiêu tổng quát và cách thức để đạt thành mục tiêu đó. Một điều đáng lưu ý và hiển nhiên là các nhà quản trị nguồn nhân lực cũng tham gia vào tiến trình đó. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược chung của tổ chức.

Theo kết quả của cuộc khảo sát gần đây tại Mỹ về các tổ chức hàng đầu thì phương pháp tốt nhất để cải thiện chất lượng và hiệu suất chung của toàn tổ chức có liên quan trực tiếp đến kết quả hoạch định nguồn nhân lực. Động lực thúc đẩy, văn hóa và giáo dục chiếm tỷ lệ lớn trong cách thức nhằm gia tăng hiệu suất. Người công nhân phải được khuyến khích làm việc thông qua động cơ và động lực thúc đẩy, họ phải được chuẩn bị để làm việc trong môi trường văn hóa hợp tác cũng như phải có kiến thức cần thiết để đối phó với những thách thức của công việc. Vì vậy, chất lượng nguồn nhân lực là chìa khóa để cải thiện chất lượng và hiệu suất.

Sau khi kế hoạch chiến lược của tổ chức được trình bày rõ ràng thì hoạch định nguồn nhân lực một cách chi tiết hơn có thể được bắt đầu. Dựa theo kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân lực cho bộ phận mình, và nhà quản trị TNNL sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn công ty. Thông thường các nhà quản trị nhân sự sẽ giúp cho trưởng các bộ phận khác hoạch định TNNL với tư cách cố vấn và đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc đề ra các chính sách nhân sự trong toàn công ty.

1. Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu

1.1. Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực

Nhu cầu về nhân sự trong tương lai của tổ chức là trung tâm của hoạch định nguồn nhân lực. Hầu hết các công ty đều xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai (ít nhất là một sự ước lượng) ngay cả khi họ không ước đoán được nguồn cung cấp.

Nguồn gốc của nhu cầu

Có rất nhiều nguyên nhân làm xuất hiện nhu cầu về nhân sự của tổ chức. Các nguyên nhân đó thường do sự biến đổi của: môi trường, tổ chức và của bản thân lực lượng lao động gây ra. Chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Những nhân tố này ảnh hưởng đến các kế hoạch nhân sự cả ngắn hạn và dài hạn. Ta có thể hình dung nguồn gốc của nhu cầu qua sơ đồ sau:

Các thách thức bên ngoài: Phân tích môi trường là cơ sở cho việc xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nói chung và của hoạch định nguồn nhân lực nói riêng. Thật là khó khăn cho các chuyên gia nhân sự để xác định sự phát triển của doanh nghiệp và dự đoán nhu cầu nhân sự trong nhắn hạn và thỉnh thoảng ước đoán trong dài hạn. Một sự thay đổi của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp và từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự của công ty. Ví dụ trong ngành xây dựng, các yếu tố như lạm phát, thất nghiệp và lãi suất có thể làm giảm sự phát triển của ngành và từ đó làm giảm nhu cầu về nhân công ngành xây dựng.

Sự thay đổi về xã hội, chính trị và luật pháp thì dễ dàng xác định được nhưng tác động của nó thì không phải lúc nào cũng rõ ràng. Tác động của bộ luật lao động của Việt Nam ban hành trong đó có sự bổ sung và thay đổi các điều khoản như độ tuổi nghỉ hưu, các chế độ về bảo hiểm ảnh hưởng không ít đến việc sắp xếp và bố trí lại lao động trong công ty. Trong một khía cạnh khác bất kỳ sự thay đổi nào trong các thành tố kể trên cũng ảnh hưởng không ít đến các kế hoạch và chương trình nhân sự tại nhiều công ty. Ví dụ tại Mỹ khi mà cuộc chiến tranh vùng Vịnh xảy ra vào năm 1991 với Iraq đã đánh đổ nhiều kế hoạch nhân sự của các công ty vì việc hàng ngàn lính dự bị được gọi nhập ngũ.

Công nghệ thay đổi cũng ảnh hưởng đến kinh doanh. Nhiều người nghĩ rằng ngành công nghiệp máy điện toán là nguyên nhân của thất nghiệp hàng loạt. Ngày nay, ngành công nghiệp này một cách gián tiếp hay trực tiếp đã tạo ra việc làm cho hàng triệu con người. Công nghệ làm phức tạp công tác hoạch định nguồn nhân lực vì nó có khuynh hướng làm giảm thiếu số nhân công trong một phòng ban (như phòng kế toán chẳng hạn) trong khi lại gia tăng trong một phòng khác (như phòng máy tính). Sự phát triển việc sử dụng máy vi tính và ứng dụng nó trong kinh doanh đặc biệt là mạng máy tính cục bộ và rộng hơn nữa là mạng Internet đã cho phép nhiều công ty tổ chức sắp xếp lại và tinh giản, điều này tạo ra sự phức tạp trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực. Việc sử dụng Robot và những thành tựu khác của khoa học công nghệ sẽ làm rắc rối thêm việc hoạch định nhân sự.

Sự cạnh tranh là nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến nhu cầu về nguồn nhân lực. Sự gia tăng cạnh tranh đã buộc nhiều công ty ở Bắc Mỹ và trên khắp thế giới đã phải cắt giảm nhân công trong mục tiêu tồn tại của mình. Các nghiên cứu nhằm cắt giảm chi phí đã dẫn nhiều công ty phải tổ chức, bố trí lại nơi làm việc, xí nghiệp hoặc thậm chí rà soát lại hoạt động trong các ngành công nghiệp như xe hơi, điện tử, xử lý số liệu và ngay cả nghiên cứu và phát triển.

Các quyết định thuộc về tổ chức: những quyết định tổ chức chính ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự. Kế hoạch chiến lược của tổ chức ảnh hưởng mạnh nhất. Mục tiêu là các tiêu đích mà doanh nghiệp muốn phấn đấu đạt được. Đó chính là các mục tiêu dài hạn như là tỷ lệ tăng trưởng, sản phẩm mới, thị phần hoặc dịch vụ... Những mục tiêu này quyết định số lượng và loại nhân công cần thiết trong tương lai. Từ các mục tiêu, chiến lược chung của toàn doanh nghiệp, sẽ có các mục tiêu, chiến lược chức năng như các mục tiêu và chiến lược về nguồn nhân lực, tài chính, marketing, sản xuất, nghiên cứu và phát triển. Nếu mục tiêu dài hạn được đặt ra, các chuyên gia nhân sự phải phát triển các kế hoạch nhân sự dài hạn sao cho hòa hợp với kế hoạch chiến lược. Về phương diện nguồn nhân lực, các mục tiêu và chiến lược sẽ chú trọng đến toàn bộ quá trình: thu hút- đào tạo và phát triển- duy trì nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ người, với những phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các công việc.

Một dự án mới cũng làm thay đổi nhu cầu về nguồn nhân lực. Khi một dự án tiến hành lần đầu tiên thì nó thể cho phép nhà hoạch định phát triển các kế hạn ngắn hạn và dài hạn về nhân sự. Nhưng một dự án bắt đầu bởi sự phát triển và mở rộng hoặc sự hợp tác thì đòi hỏi phải xem xét lại nhu cầu nhân sự và có thể dẫn đến việc tổ chức lại và thiết kế công việc mới. Cũng như vậy, thiết kế lại công việc làm thay đổi những yêu cầu về kỹ năng cần thiết của người lao động trong tương lai.

Các nhân tố về lực lượng lao động: Nhu cầu về nhân sự thay đổi do những yếu tố như nghỉ hưu, sự từ chức, thôi việc, và thời gian nghỉ có phép. Khi có số lượng lớn ứng viên tham gia vào lực lượng lao động thì kinh nghiệm và trình độ là yếu tố then chốt để cân nhắc một ứng viên vào công ty....

1.2. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Trên cơ sở phân tích môi trường kinh doanh, lựa chọn mục tiêu để từ đó hình thành các kế hoạch chiến lược và các kế hoạch bộ phận để thực hiện kế hoạch chiến lược đó. Mặc khác căn cứ vào dự báo và phân tích công việc mà nhà hoạch định tiến hành dự báo, xác định nhu cầu nhân lực. Dự báo nhu cầu là phỏng đoán và tính toán số lượng và loại công nhân mà công ty cần trong tương lai. Nhu cầu nhân lực được dự báo sau khi nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ đã được dự báo. Nhu cầu nhân lực là số lượng người cùng với những kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành mục tiêu đặt ra. Vấn đề dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp thường được áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và được thực hiện trên cơ sở các dự báo về:

Khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện.

Trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật.

Sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động như: áp dụng nhóm chất lượng, nhóm tự quản, luân phiên thay đổi công việc, làm phong phú nội dung công việc, thay đổi cơ cấu tổ chức...

Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc.

Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên.

Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên.

Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.

Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề trên thị trường lao động.

Trong thực tế các tổ chức thường áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu nhân viên sau:

Phương pháp phân tích xu hướng.

Nghiên cứu nhu cầu nhân viên trong các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên trong giai đoạn sắp tới. Mục đích là xác định xu hướng mà nhà quản trị nghĩ rằng nó có thể tiếp diễn trong tương lai. Phương pháp này mang tính chất định hướng, kém chính xác do dự báo chi dựa vào yếu tố thời gian và xu hướng phát triển chung, thường chi áp dụng ở những nơi có tình hình sản xuất kinh doanh tương đối ổn định.

Phương pháp phân tích tương quan.

Dự báo nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lượng về quy mô sản xuất kinh doanh như khối lượng sản phẩm, hàng hóa, doanh số bán hàng...và số lượng nhân viên cần thiết tương ứng. Nếu có sự tương quan, nhà quản trị có thể dụ báo mức độ kinh doanh của mình, đồng thời có thể dự báo nhu cầu nhân sự. Phương pháp này ít chính xác do không tính đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lượng nhân viên cũng như những thay đổi về quy trình công nghệ, tổ chức kỹ thuật của doanh nghiệp.

Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia.

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn và giữ vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân viên. Các chuyên gia dự báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở phân tích ảnh hưởng của yếu tố môi trường và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của sản phẩm dịch vụ.

Dự báo chuyên gia dựa trên ý kiến của các chuyên gia am hiểu trong lĩnh vực này. Kể từ khi các quyết định thuê mướn nhân công được thực hiện bởi các nhà quản trị, nhà hoạch định nguồn nhân lực lựa chọn phương pháp để đự báo nhu cầu nhân sự. Trong các tổ chức nhỏ, giám đốc sản xuất hoặc nhà quản trị nhân sự sẽ thực hiện việc ước đoán nhu cầu nhân sự cho tổ chức. Trong các tổ chức lớn, phương pháp đơn giản nhất là khảo sát các nhà quản trị, những chuyên gia quyết định về nhu cầu nhân sự trong tương lai của phòng ban họ.

Khảo sát có thể là một cuộc thăm dò không chính thức, là bảng câu hỏi, hoặc là một cuộc thảo luận trọng tâm thông qua việc sử dụng kỹ thuật nhóm danh nghĩa (NGT: Nominal Group Technique). NGT giới thiệu một nhóm khoản từ 5 đến 15 nhà quản trị và một vấn đề cần thảo luận, chẳng hạn như: “Nguyên nhân nào làm cho nhu cầu nhân lực của chúng ta thay đổi trong năm tới?” Và rồi mỗi nhà quản trị trong nhóm viết ra suy nghĩ của mình về vấn đề này. Sau từ 5 đến 10 phút, những ý tưởng này sẽ được chia sẻ theo cách thức luân chuyển (cốt để không cho biết ai là người ký tên đầu tiên) cho đến khi tất cả những ý tưởng được viết ra và bất kỳ một ý tưởng mới nào cũng được ghi chép lại. Ý tưởng của nhóm sau đó sẽ được thảo luận và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên thông qua lá phiếu của mỗi thành viên trong nhóm cho từ 3 đến 5 ý tưởng quan trọng nhất. Nếu các chuyên gia không thể cùng với nhau theo kỹ thuật NGT một phương pháp phức tạp hơn có thể được dùng là kỹ thuật Delphi.

Kỹ thuật Delphi

Chính vì những thay đổi khó lường được mà nhiều nhà quản trị đã sử dụng phương pháp Delphi do công ty Rand (Rand Corporation) đưa ra, mục đích ban đầu của phương pháp này là nhằm dự báo, tiên đoán mức độ trầm trọng ảnh hưởng đến nước Mỹ nếu có cuộc tấn công bằng nguyên tử xảy ra.

Kỹ thuật Delphi là một thủ tục chính quy nhằm đạt được sự nhất trí giữa một số chuyên gia qua việc sử dụng một loạt bảng vấn lục hay bảng phỏng vấn. Theo lý tưởng thì các chuyên viên sẽ không biết ai sẽ tham gia loạt phỏng vấn này. Các bước đi như sau:

Vấn đề được đưa ra cho một nhóm chuyên viên dưới dạng bảng vấn lục, yêu cầu họ cho biết các giải pháp.

Mỗi chuyên viên điền lại mẫu và nộp lại cho ban tổ chức.

Kết quả được thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo bảng vấn lục mới được hiệu đính lại và rõ ràng hơn.

Các chuyên gia sẽ điền vào bảng vấn thứ hai. Tiến trình cứ như thế tiếp tục cho đến khi họ đạt được sự nhất trí.

Kỹ thuật này rất tốn kém và mất nhiều thời gian và chi nên áp dụng hạn chế đối với các vấn đề quan trọng.

Sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nhân viên.

Cách tiếp cận phức tạp nhất trong dự báo nhu cầu nhân lực liên quan đến máy tính. Trên cơ sở các dự báo về khối lượng sản phẩm, dịch vụ, thời gian cần thiết thực hiện...theo các phương án tối đa, tối thiểu và phương án khả thi, theo hệ thống chương trình lập sẵn trên máy vi tính, doanh nghiệp có thể dự báo được nhu cầu nhân viên tương ứng cần thiết cho tương lai.

Có bốn giai đoạn phức tạp trong dự báo nhu cầu nguồn nhân lực. Các giai đoạn này được minh họa trong bảng ở trang sau.

Qua các thông tin trên bảng ta có thể nhận thấy là các giai đoạn trên khá phức tạp. Kỹ thuật phức tạp trên được khám phá ra trong các tổ chức lớn có nhiều kinh nghiệm trong hoạch định nguồn nhân lực. Những tổ chức nhỏ hoặc mới bắt đầu dự báo nguồn nhân lực thường bắt đầu với giai đoạn 1 và tiếp tục các giai đoạn khác về sau.

Tuy nhiên kỹ thuật dự báo trên cũng phải được sử dụng cho phù hợp với nhiều quốc gia khác nhau đặc biệt là nước ngoài. Sự khác biệt về văn hóa có thể dẫn đến những thúc ép cơ bản khác nhau. Chẳng hạn như tại các quốc gia Ả Rập phụ nữ bị cấm không làm việc ở một vài công việc.

Sau khi tiến hành dự báo nhà quản trị nguồn nhân lực đưa ra số lượng cụ thể về nhu cầu nhân lực trong tương lai và trong từng giai đoạn cụ thể.

Nguồn: James W. Walker, Human Resource Management, Spring 1974, page 21

1.3. Dự báo khả năng sẵn có về nguồn nhân lực

Dự báo nhu cầu TNNL cung cấp cho cấp quản trị các phương tiện ước tính phải cần bao nhiêu công nhân viên và loại công nhân nào. Tuy nhiên còn một khía cạnh khác cần quan tâm, đó là cấp quản trị phải xác định xem nguồn cung cấp nhân sự sẽ lấy từ đâu. Muốn như vậy nhà quản trị nguồn nhân sự phải tiến hành phân tích hiện trạng nhân lực tại công ty. Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp. Nguồn cung cấp nhân sự có thể lấy từ trong nội bộ cơ quan hoặc phải tuyển một từ bên ngoài.

Nhiều công nhân có sẵn trong cơ quan sẽ đáp ứng đủ nhu cầu trong tương lai, cũng có khả năng trong tương lai công ty sẽ hạn chế hoạt động vì nhiều lý do, lúc đó cấp quản trị sẽ phải áp dụng nhiều biện pháp để giải quyết vấn đề phức tạp này. Rất nhiều trường hợp số công nhân hiện hữu còn thiếu nhiều kỹ năng và chưa đủ khả năng đảm nhận các công việc trong tương lai. Trong trường hợp này cần phải có các khóa huấn luyện.

Nhưng làm cách nào để biết khả năng của nhân viên? Đối với xí nghiệp nhỏ, cấp quản trị hầu như biết rất rõ tất cả công nhân viên. Tuy nhiên, nếu là một công ty lớn hoặc khi xí nghiệp phát triển lên, cấp quản trị cần phải quản trị hồ sơ một cách khoa học, bởi vì muốn biết rõ một nhân viên không phải là vấn đề đơn giản. Sau đây là một số phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên.

Hệ thống hồ sơ và sơ đồ thuyên chuyển

Có nhiều loại hệ thống hồ sơ được xử lý bằng tay tạm gọi là hồ sơ thường để phân biệt với hồ sơ qua máy vi tính. Với hệ thống này, nhà quản trị sử dụng để hiểu rõ khả năng của nhân viên. Loại thứ nhất được gọi là hồ sơ nguồn nhân lực và hồ sơ phát triển nguồn nhân lực. Thông tin về mỗi công nhân đều được thu thập và sau đó được lưu trữ dưới dạng bản tóm tắt. Thông tin gồm có trình độ học vấn, các khóa học do cơ quan tổ chức, sở thích và nghề nghiệp và sở thích muốn được đào tạo và phát triển, ngoại ngữ, các kỹ năng. Thông tin này sau đó được sử dụng để xem công nhân nào có sẵn khả năng để được thăng chức hoặc được thuyên chuyển sang vị trí mới theo dự kiến trong tương lai.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực về xác định nhu cầu về nguồn nhân lực, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, dự báo khả năng sẵn có về nguồn nhân lực...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.