Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu

Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu) là việc dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan

Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

Đây là tiêu chuẩn có tầm quan trọng hàng đầu trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hoặc có thể hủy ngay tài liệu mà không cần đưa vào lưu trữ.

Những nội dung thông tin của tài liệu có thể liên quan nhiều hay ít đến chức năng, nhiệm vụ hay quyền hạn của cơ quan hay cá nhân được giao phó. Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề đó thường được ưu tiên lựa chọn đưa vào lưu trữ và thời hạn nào bảo quản thường được qui định dài hơn.

Những tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu có nội dung chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và các kết quả đạt được. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xuất và chiến đấu bảo vệ tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng,...

Khi xác định giá trị nội dụng tài liệu cũng cần xuất phát từ mục tiêu sử dụng các tài liệu và mối liên quan của tài liệu đó với các tài liệu khác có trong phòng lưu trữ, đồng thời còn phải xem xét cả ý nghĩa thực tiễn của chúng.

Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu đều có vị trí, ý nghĩa riêng của nó. Tuy nhiên, tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài liệu nhận từ bên ngoài được xác định giá trị theo thứ tự tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cấp dưới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi tới.

Đối với các tài liệu thuộc phòng lưu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trọng và được áp dụng phổ biến. Tài liệu của những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn được giữ lại bảo quản vĩnh viễn.

Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu

Kinh nghiệm thực tiễn của công tác lưu trữ cho thấy, trong nhiều trường hợp thời gian và địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa lưu trữ của tài liệu đó. Thời gian ở đây được xét đến hai phương diện là: thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung của tài liệu đó đề cập tới.

Trong mối quan hệ với một sự việc cụ thể, giá trị của tài liệu phụ thuộc vào thời điểm xây dựng ra sự việc nói tới. Giá trị tài liệu ra đời trong bối cảnh lịch sử đặc biệt được đánh giá cao. Bởi thế khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ cần đặc biệt quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đại đó của dân tộc.

Các tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện quan trọng có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội...của đất nước có những giá trị riêng, ngoài giá trị của tự thân tài liệu.

Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, cá nhân có thể có rất nhiều loại mang thông tin lặp lại hay hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin từ những tài liệu khác. Sự lặp lại thông tin trong tài liệu có thể do:

Nhu cầu hoạt động quản lý đòi hỏi cơ quan phải thường xuyên xây dựng các văn bản mới dựa trên cơ sở sử dụng tại các thông tin ở các văn bản khác.

Khi sao in các văn bản của cấp trên để phổ biến cho các đơn vị, các cán bộ dưới quyền, hoặc cũng có thể do yếu tố chủ quan tạo nên như trình độ tổ chức, quản lý công tác văn phòng, công tác quản lý công văn, giấy tờ chưa chặt chẽ, khoa học,...

Do đó có thể có hai loại tài liệu có thông tin lặp lại như sau:

Những tài liệu là kết quả của việc sao in, trích lục các tài liệu khác

Những tài liệu là kết quả tổng hợp các thông tin từ các văn bản đã có để lập nên một văn bản mới do yêu cầu công tác thực tế đòi hỏi

Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

Giá trị của tài liệu phụ thuộc rất lớn vào hiệu lực pháp lý của tài liệu đó. Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở hai mặt: nội dung và thể thức. Thiếu một trong hai mặt đó thì tài liệu bị giảm giá trị rất nhiều, thậm chí không còn giá trị để lưu trữ. Không lựa chọn, bảo quản các văn bản không đầy đủ thể thức về mặt pháp lý trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt.

Nội dung là những thông tin có trong tài liệu, còn hình thức là biểu hiện bên ngoài của tài liệu, song lại có ý nghĩa quyết định đến giá trị nội dung của nó. Trong thực tế nhiều tài liệu đã có quy định hiệu lực pháp lý ngay trong nội dung của những tài liệu đó. Thể thức của văn bản quản lý nhà nước chính là biểu hiện hình thức về hiệu lực pháp lý của tài liệu

Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu

Những tài liệu có giá trị lớn về nội dung, nhưng bị hư hỏng về mặt vật lý thì cần được phục chế hoặc sao chụp lại. Nếu tài liệu bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục chế, nội dung của tài liệu không còn đọc được, xem được, hiểu được thì có thể loại bỏ để tiêu hủy.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu về đặc điểm của tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu và sự lặp lại của thông tin trong tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu, hiệu lực pháp lý của tài liệu...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.