Trách nhiệm của thư kí trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

Trách nhiệm của thư kí trong thời gian thủ trưởng vắng mặt được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho công việc của cơ quan diễn ra bình thường. Trong trường hợp thư kí không đi công tác với thủ trưởng thì thư kí sẽ đảm nhận giải quyết các công việc như sau:

Trách nhiệm của thư kí trước khi thủ trưởng đi công tác

Thư kí thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.

Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.

Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư kí giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết.

Trách nhiệm của thư kí trong khi thủ trưởng đi công tác

Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công.

Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa.

Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc cần làm, hồ sơ để thông báo. Sau đó chuyển các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính thư ký là người giải quyết. Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật kí các hoạt động cần lưu ý.

SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN ... VẮNG MẶT

Bảng 6.2. Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại

Trách nhiệm của thư kí khi thủ trưởng trở về

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến công tác dài ngày, bộ phận văn phòng phải tiến hành một số công việc chủ yếu sau đây

Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức.

Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng.

Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí các hoạt động hành chính.

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến đi.

Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Trách nhiệm của thư kí trong thời gian thủ trưởng vắng mặt về thời gian lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho công việc của cơ quan diễn ra bình thường...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Trách nhiệm của thư kí trong thời gian thủ trưởng vắng mặt. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.