Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án
Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.
Bài: Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án
1. Khái niệm kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn thành có hiệu quả.
Kiểm soát được thực hiện không phải chỉ nhằm phát hiện các sai sót, ách tắc trong hoạt động của dự án để có giải pháp xử lý kịp thời, mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội có thể để thúc đẩy dự án nhanh chóng đạt tới mục tiêu.
Kiểm soát dự án là hoạt động cuối của giai đoạn triển khai trong chu kỳ hoạt động của dự án.
Kiểm soát dự án là quá trình kiểm tra, theo dõi dự án về mặt tiến độ thời gian, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp và hành động cần thiết để thực hiện thành công dự án.
+ Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch
+ Giữ chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt
+ Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường và đề xuất biện pháp giải quyết.
Việc kiểm soát dự án đòi hỏi phải thực hiện thường xuyên và có thể được tiến hành theo hệ thống chính thức hoặc không chính thức.
2. Hệ thống kiểm soát dự án
* Hệ thống kiểm soát dự án: là một phần của hệ thống quản trị dự án.
- Hệ thống kiểm soát tài chính: Theo dõi và quản lý, kiểm soát tất cả các vấn đề tài chính trong dự án.
- Hệ thống kiểm soát quá trình: Liên quan đến việc thực hiện dự án và các tổ chức, các bên liên quan để quản lý dự án có hiệu quả.
- Hệ thống kiểm soát hoạt động: Liên quan đến việc ghi chép các hoạt động thường ngày trong dự án và đảm bảo chúng được thực hiện.
* Vì sao cần hệ thống kiểm soát?
- Đảm bảo tiến độ, chi phí, chất lượng công việc
- Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sự chậm trễ của dự án để xử lý vấn đề.
- Dễ dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và thành viên trong dự án
- Phản ứng nhanh hơn với các công việc không phù hợp
- Tái khẳng định những cam kết
- Rút ra bài học cho những dự án khác
* Mục đích của hệ thống kiểm soát: là thu thập và báo cáo dữ liệu sau đó xem xét sai lệch giữa thực tế và kế hoạch.
- Phản ánh hiện trạng của dự án
- Đảm bảo các thay đổi là phù hợp và được phê chuẩn
- Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống nhất và phù hợp với từng cấp trong nhóm dự án.
* Các thông tin cần phải kiểm soát:
- Tình hình công việc so với kế hoạch
- Khối lượng công việc được hoàn thành
- Chất lượng công việc được thực hiện
- Các chi phí so với kế hoạch
- Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án
- Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án
- Sử dụng kế hoạch dự án ban đầu là cơ sở chính để điều phối dự án
* Kiểm soát dự án cần được thực hiện như thế nào?
- Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt chu kỳ hoạt động của dự án
- Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án.
- Cần phải được hiểu và có sự tham gia của tất cả các thành viên của dự án.
* Đặc điểm của hệ thống kiểm soát:
- Nên linh hoạt
- Nên có chi phí hiệu quả
- Phải thật sự hữu ích
- Phải thỏa mãn yêu cầu thực tế của dự án
- Phải vận hành theo đúng thời gian
* Kiểm soát dự án:
- Phương tiện để kiểm soát dự án
- Kiểm soát dự án là giai đoạn khó nhất trong việc thực hiện dự án
- Phương tiện để kiểm soát dự án
- Xác định các nút để thực hiện kiểm soát
- Áp dụng các phương tiện và phương pháp để đảm bảo thực hiện kiểm soát một cách có hiệu quả.
- Đội ngũ quản lý có năng lực và có động cơ làm việc tốt
- Việc kiểm soát sẽ không đạt hiệu quả nếu như thiếu các công cụ đã được đưa vào ngay từ giai đoạn chuẩn bị:
+ Cơ cấu tổ chức dự án
+ Các công việc
+ Phân công trách nhiệm rõ ràng
+ Các công việc với đầy đủ các thông tin: phương tiện, thời hạn và dự trù kinh phí
* Đánh giá dự án:
- Dự án đã đáp ứng được các mục tiêu đề ra chưa? Các tác động là gì?
- Dự án có đạt được mục tiêu với chi phí hiệu quả không?
- Dựa trên tiến độ và việc thực hiện dự án, có cần phải thay đổi kế hoạch và thiết kế của dự án không?
- Có những thay đổi nào từ môi trường bên trong và bên ngoài khiến phải xem lại kế hoạch dự án không?
- Hệ thống giám sát tại chỗ có hoạt động hiệu quả không để giúp cho bạn quản lý thu thập dữ liệu thích hợp, chính xác và đúng lúc để ra các quyết định cần thiết?
- Liệu có bất kỳ thay đổi nào về môi trường của dự án mà cần phải điều chỉnh hệ thống giám sát không?
* Những vấn đề khó khăn trong kiểm soát dự án:
- Chỉ nhấn mạnh đến một yếu tố như chi phí, bỏ qua tiến độ hoặc chất lượng.
- Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hoặc sự không đồng ý.
- Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không đầy đủ.
- Thái độ bảo thủ dẫn đến thông tin bị thiên lệch, thành kiến.
- Quan điểm khác nhau giữa các nhà quản lý về các vấn đề còn tranh cãi.
- Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bị sai lệch.
---------------------------------------
Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án về quá trình kiểm tra, theo dõi dự án về mặt tiến độ thời gian, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp và hành động cần thiết để thực hiện thành công dự án...
Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.
