Hội nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp

Hội nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Tuyển mộ và lựa chọn nhân viên mới chỉ là bước đầu, mục đích là làm sao cho những nhân viên mới được tuyển dụng đó cảm thấy hài lòng với công việc và phần nào thỏa mãn những nhu cầu cá nhân của họ. Có như vậy mới tạo ra sự trung thành của nhân viên và giữ họ lại làm việc cho công ty lâu dài. Việc này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tiến hành chương trình Hội nhập vào môi trường làm việc và định hướng cho nhân viên mới vào cũng như tái hòa nhập cho các nhân viên cũ.

Sau khi một nhân viên hay công nhân được tuyển vào làm việc tại một công ty, cấp quản trị phải thực hiện chương trình hội nhập vào môi trường làm việc. Đó là một chương trình giới thiệu về tất cả những gì liên quan đến tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc mà nhân viên mới sẽ đảm trách. Chương trình này có thể là chính quy, bài bản hoặc không chính quy bài bản.

1. Mục đích của chương trình "Hội nhập nhân viên mới"

Trong một vài ngày đầu làm việc, nhân viên mới được dự chương trình HNNVM ("Hội nhập nhân viên mới"). Họ là những nhân viên mới. Không những đối với công việc, mà còn đối với môi trường làm việc. Hầu hết những người này chưa có kinh nghiệm và có những băn khoăn lo lắng khi bước chân vào cơ quan mới. Chương trình này làm cho họ bớt băn khoăn lo lắng.

Đối với nhiều công ty lớn và danh tiếng, họ áp dụng chương trình này ngay cả với các ứng viên nộp đơn xin việc, nghĩa là chưa được tuyển. Mục đích của họ nhằm làm cho người xin việc hiểu rõ về công ty để họ quyết định có nên làm việc ở đây hay không. Điều này giúp cho họ khỏi thất vọng hoặc quá ảo tưởng về công ty.

Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức

Mục đích đầu tiên của chương trình HNNVM là giúp nhân viên mới thích ứng với tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức. Chính thức, có nghĩa là tổ chức đó muốn nhân viên mới làm việc có năng suất càng sớm càng tốt. Muốn vậy, nhân viên mới cần phải biết cụ thể công việc đó ra sao, làm như thế nào... Cấp quản đốc quản trị trực tiếp nhân viên đó giải thích là hay nhất. Phi chính thức, có nghĩa là nhân viên mới được đồng nghiệp chào hỏi với bàn tay mở rộng. Không phải bất cứ nhân viên mới nào được tuyển vào là được đồng nghiệp chào đón niềm nở. Nếu không thực hiện cho khéo, nhân viên đơ sẽ bị nhân viên cũ cười cợt, chế giễu theo kiểu “ma cũ bắt nạt ma mới”.

Để giúp nhân viên mới bớt băn khoăn lo lắng, cấp quản trị phải nỗ lực giúp cho nhân viên này hội nhập với tập thể. Công ty nên cử một nhân viên có thâm niên và uy tín đảm nhận vai trò giới thiệu này là hay hơn cả. Tỷ lệ số người nghỉ việc đa số là do thất bại trong chương trình hội nhập này bởi vì nhân viên mới cảm thấy cô đơn, không được đồng nghiệp chấp nhận. Tỷ lệ này cao hơn trong các xã hội có kỳ thị chủng tộc.

Thường là các nhân viên nghỉ việc trong thời gian vài tháng đầu hơn là các giai đoạn khác. Ngoài nguyên nhân nêu trên đây còn có nhiều nguyên nhân khác. Sự khác biệt giữa những gì mà công nhân kỳ vọng tại nơi làm việc với những gì thực sự cảm thấy được coi như cảm ứng lạc điệu. Nếu cảm ứng này cao hơn, họ sẽ hành động. Đối với nhân viên mới, hành động này có nghĩa là nghỉ việc.

Ngoài ra còn có các nguyên nhân gây ra lạc điệu khác. Nhân viên mới có thể không thích các chính sách liên quan đến công việc của công ty, không thích đồng nghiệp, sự kiểm soát của cấp trên, hoặc các mối tương quan khác. Do đó, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự phải làm cho nhân viên mới thích ứng với tổ chức trong chương trình HNNVM.

Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng

Mục đích thứ hai của chương trình HNNVM cung cấp thông tin chi tiết về công việc và kỳ vọng hoàn thành công việc mà cấp trên mong đợi. Tâm lý nhân viên bao giờ cũng muốn biết chi tiết cấp trên kỳ vọng gì nơi họ. Điều này có nghĩa là cấp trên phải đề ra tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Khi họ hoàn thành bằng hay trên mức tiêu chuẩn, họ phải được thưởng qua việc tăng lương, thăng thưởng… Ngoài ra chương trình này cũng giúp nhân viên mới hiểu biết về những quy định, chính sách của công ty...

Giảm bớt sai lỗi và tiết kiệm thời gian

Một khi cấp trên đã giải thích rõ các kỳ vọng, tiêu chuẩn, và chi tiết các công việc mà nhân viên cần phải hoàn thành, thì công nhân mới này ít mắc phải các sai lỗi trong công việc hơn những người không được giải thích rõ.

Việc này cũng có nghĩa là một khi công nhân được trang bị mọi thông tin cần thiết, họ sẽ không mất thời gian hỏi người này người kia phải làm gì, làm như thế nào, được đánh giá ra sao, lương bổng ra sao... Cấp trên cũng đỡ mất thời gian giải thích và kiểm tra thường xuyên. Và như thế nhân viên mới này dễ dàng bắt tay vào công việc ngay sau khi kết thúc chương trình.

Tạo một ấn tượng thuận lợi.

Mục đích sau cùng của chương trình HNNVM nhằm tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt đẹp về công ty xét về mặt tình cảm, từ dó cảm giác lo lắng ban đầu dần dần biến mất.

2. Các giai đoạn của chương trình HNNVM

Chương trình HNNVM là giới thiệu cho nhân viên mới mọi thông tin liên quan đến tổ chức, đến đơn vị công tác, và việc làm cụ thể. Thường thường chương trình do đồng nghiệp đảm trách là không bài bản và không chính quy nhằm mục đích cho nhân viên mới khỏi hoang mang và khỏi hiểu sai về công ty hoặc có các thông tin không chính xác.

Giai đoạn 1: Chương trình tổng quát HNNVM

Đây là giai đoạn đầu tiên giới thiệu tổng quát về công ty, về chính sách thủ tục, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động, tương quan với công đoàn, cơ sở vật chất hạ tầng, và các yếu tố liên quan đến chi phí... Chương trình này do bộ phận nhân sự của công ty đảm trách.

Bảng sau sẽ cho chúng ta một danh sách các đề tài đề nghị trong giai đoạn đầu mà các công ty lớn trên thế giới áp dụng

Tổng quát về công ty:

Lời chào mừng; lịch sử hình thành, sự tăng trưởng, xu hướng, mục đích, các thứ tự ưu tiên; truyền thống, phong tục chuẩn mực; sản phẩm, dịch vụ và khách hàng; chức năng nhiệm vụ hiện nay của tổ chức; cơ cấu tổ chức của công ty và chi nhánh. Mối tương quan tập thể, các kỳ vọng.

Tóm tắt các chính sách chủ yếu và các thủ tục.

Lương bổng: Mức lương và thang lương; giờ phụ trội; tiền nghỉ lễ; khấu trừ lương, tiền ứng trước...

Phúc lợi: Bảo hiểm; y tế; nhân thọ; nghỉ phép; cơ hội đào tạo tại chức; giải trí và các hoạt động xã hội...

An toàn và phòng ngừa tai nạn:Y tế và cứu thương; các thủ tục và tường trình về tai nạn; các yêu cầu về khám sức khỏe.

Tương quan giữa công nhân và công đoàn: Thời kỳ và điều kiện xét duyệt tuyển dụng; phân công, tái phân công và thăng thưởng; thời kỳ tập sự và đào tạo tại chỗ; quyền hạn và trách nhiệm của công nhân; quyền hạn của các cấp quản trị; kỷ luật và khiển trách; thủ tục khiếu nại.

Cơ sở vật chất:

Đi tham quan các cơ sở vật chất; căng tin; các khu vực không được ăn uống; các lối ra vào của công nhân; các khu vực hạn chế...

Hầu hết các đề tài trên đều được mô tả đầy đủ trong cuốn sổ tay nhân viên hay cẩm nang nhân viên mà mỗi nhân viên mới vô làm đều được cấp phát mang về nhà và độc kỹ. Đối với các công ty lớn, bộ phận nhân sự có nhiệm vụ soạn thảo và phân phối cho nhân viên mới các tài liệu sau đây: một bộ tài liệu HNNVM, thể nhân viên, sổ tay nhân viên, tập hướng dẫn khiếu nại, thông tin nghỉ hưu, các loại bảo hiểm.

Ngoài mục đích thông tin, giai đoạn này còn nhằm mục đích giảm nỗi lo lắng của nhân viên mới. Đồng thời nó còn giúp cho công ty không bị nhân viên khiếu nại vô cớ, hoặc đổ lỗi là họ không biết nên làm sai...

b) Giai đoạn 2: Chương trình chuyên môn

Đây là giai đoạn mà cấp quản trị trực tiếp của nhân viên mới phải đảm nhận. Nội dung của chương trình này tùy thuộc vào các kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mới. Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự sẽ trang bị cho nhân viên mới những thông tin về các chức năng của bộ phận phòng ban; nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc; các thủ tục, chính sách, luật lệ và quy định. Nhân viên mới được đi thăm quan các nơi liên quan đến đơn vị công tác. Và đặc biệt là trưởng bộ phận giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp của đơn vị. Đây là điều rất quan trọng tạo nên bầu không khí thân thiện trong đơn vị. Tiến trình hội nhập xã hội này tạo cho nhân viên mới an tâm, thoải mái, không bị lạc lõng cô đơn.

Quân bình giữa khả năng của nhân viên mới với yêu cầu của công việc

Nội dung sau đây mô tả một số đề tài được giới thiệu trong chương trình HNNVM tại phòng ban chuyên môn mà các nước phát triển đã và đang áp dụng.

Các chức năng của bộ phận phòng ban Mục đích và mục tiêu ưu tiên hiện nay.

Các chức năng của bộ phận phòng ban Mục đích và mục tiêu ưu tiên hiện nay.

Cơ cấu tổ chức.

Các hoạt động.

Mối tương quan với các bộ phận phòng ban khác.

Mối tương quan giữa các công việc trong nội bộ phòng ban.

Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc.

Giải thích chi tiết về công việc dựa vào bản mô tả công việc hiện tại và các kết quả mong đợi (các kỳ vọng).

Giải thích tại sao công việc đó là quan trọng, và công việc cụ thể đó liên quan đến các công việc khác trong đơn vị mình và trong toàn công ty như thế nào.

Thảo luận về các vấn đề khó khăn thường lệ và làm cách nào tránh và vượt qua các vấn đề đó.

Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc và cơ sở để đánh giá hoàn thành công việc.

Số giờ làm việc trong ngày và số ngày làm việc trong tuần.

Nhu cầu giờ phụ trội.

Kiểm tra công cụ làm việc.

Giải thích lấy dụng cụ ở đâu, làm thế nào lấy dụng cụ, bảo trì và sửa chữa dụng cụ.

Các loại dịch vụ hỗ trợ; khi nào và làm thế nào để được hỗ trợ.

3. Chính sách, thủ tục, điều lệ và quy định

Các luật lệ hay điều lệ đối với công việc và / hoặc đối với bộ phận đơn vị.

Xử lý trường hợp cấp bách.

An toàn lao động và phòng ngừa tai nạn.

Tường trình các sự cố và tai nạn.

Các tiêu chuẩn sạch sẽ và vệ sinh.

Những vấn đề an ninh và trộm cắp và chi phí cho vấn đề này.

Tiếp xúc với người bên ngoài.

Việc kiểm tra đánh giá và hoàn thành công tác.

Tham quan đơn vị phòng ban. Phòng vệ sinh và phòng tắm.

a) Tham quan đơn vị phòng ban. Phòng vệ sinh và phòng tắm.

- Xin phép vô ra khỏi cơ quan. Vị trí các khu vực phục vụ nhân viên của đơn vị phòng ban.

- Bộ phận cứu thương.

b) Giới thiệu với các đồng nghiệp.

Cũng có nhiều công ty áp dụng chương trình HNVMT\LV chuyên môn bằng cách phát cho nhân viên mới cẩm nang thủ tục của đơn vị phòng ban, sau đó bảo họ đọc và hỏi bất cứ câu hỏi nào. Có cơ quan chi giải thích cho những nhân viên mới những điều cơ bản của công việc cần phải hoàn thành.

c) Giai đoạn 3: Đánh giá và theo dõi

Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự phối hợp với bộ phận phòng ban đánh giá và theo dõi. Chương trình này phải làm có bài bản và có hệ thống ngay từ đầu. Cấp quản trị trực tiếp với nhân viên không nên yêu cầu nhân viên mới nếu gặp chuyện gì trục trặc khó khăn thì cứ trình bày. Ngược lại nhà quản trị nên thường xuyên kiểm tra xem nhân viên mới làm việc thế nào và trả lời bất cứ câu hỏi nào có thể nảy sinh sau khi thực hiện xong chương trình. Việc theo dõi này nên thực hiện tối thiểu hai lần trong tuần lễ đầu khi mà nhân viên mới bắt đầu làm việc và ít nhất mỗi tuần một lần trong hai hay ba tuần kế tiếp. Bộ phận nhân sự nên có lịch theo dõi sau khi nhân viên mới đã làm việc sau một tháng, nghĩa “theo dõi” ở dây là theo dõi động viên.

Bộ phận nhân sự nên thực hiện một cuộc đánh giá hàng năm toàn bộ chương trình HNNVM. Mục đích của việc đánh giá này nhằm xác định xem chương trình hiện thời có đáp ứng nhu cầu của công ty và của nhân viên mới hay không và tìm cách cải tiến chương trình hiện thời. Thông tin phản hồi từ các nhân viên mới là một phương pháp đánh giá có hiệu quả. Thông tin phản hồi có thể thu thập được qua các phương pháp sau đây:

• Yêu cầu nhân viên mới điền vào bảng câu hỏi mà không ký tên.
• Phỏng vấn các nhân viên mới theo mẫu ngẫu nhiên.
• Có các buổi thảo luận nhóm với các nhân viên mới đã thích ứng với công việc

4. Vai trò của người thủ trưởng trực tiếp trong chương trình HNNVM

Các chuyên viên về tài nguyên nhân sự có thể cung cấp thông tin về tổ chức cho nhân viên mới tuyển, nhưng chính cấp quản đốc và trưởng phòng là người phải làm cho nhân viên đó hội nhập thành công vào khung cảnh làm việc. Trách nhiệm của những người thủ trưởng trực tiếp là:

a) Tỏ ra tin tưởng ở nhân viên mới

Người quản đốc trước hết phải tỏ ra tin tưởng rằng nhân viên mới có thể làn công việc rất tốt. Những người mới được tuyển thường không hoàn toàn tin tưởng rằng họ thực hiện công việc giỏi ngay được. Cấp quản đốc hay trưởng phòng cần phải khẳng định với họ rằng cơ quan đã không tuyển họ nếu không tin rằng họ có thể làm việc được. Đây là quan niệm của người Nhật và Mỹ, đặc biệt là người Nhật. Tại các công ty Nhật, vào ngày đầu tiên làm việc, cấp quản đốc thường giao những công việc tương đối dễ để nhân viên mới phấn khởi tự tin. Và sau khi hoàn thành công việc trong ngày, cấp quản trị khen tặng ngay. Điều này tạo một tâm lý và ấn tượng tốt cho nhân viên mới ngay ngày đầu tiên.

b) Giải thích điểm tốt và điểm xấu của công việc

Cấp quản đốc hay trưởng phòng cần phải giải thích cho nhân viên mới những điểm tốt hay tích cực và điểm xấu hay tiêu cực của công việc. Không có công việc nào dù hấp dẫn cách mấy mà không có mặt trái của nó. Trong suốt giai đoạn HNNVM, các cấp quản trị thường nhấn mạnh đến điểm tích cực của công việc, bỏ mặc cho nhân viên mới tự tìm hiểu điểm tiêu cực, đó là điều không nên. Các cuộc nghiên cứu cho thấy rằng các nhân viên hiểu rõ công việc của mình làm sẽ ít bỏ hơn các nhân viên khác.

c) Thông báo về những điểm ưa thích hay không ưa thích

Cấp quản đốc nên thông báo cho nhân viên mới những điểm mình thích hay không thích trong lúc làm việc. Mỗi cấp quản trị có cách làm việc riêng, có sở thích riêng khi làm việc. Hiểu được điều này, nhân viên mới dễ dàng thích ứng với môi trường làm việc.

d) Mô tả các tiêu chuẩn của công ty và tập quán của nhóm

Như đã trình bày, có rất nhiều đề tài của chương trình HNNVM, tuy nhiên việc giải thích và mô tả các tiêu chuẩn của công việc do công ty ấn định là việc rất quan trọng. Ngoài ra, cấp quản đốc phải mô tả các tập quán của nhóm công tác để nhân viên mới sớm hội nhập vào khung cảnh làm việc ngay. Các luật lệ, thủ tục của công ty liên quan đến bộ phận chuyên môn cũng cần được giải thích cặn kẽ.

e) Giới thiệu nhân viên mới với thành viên của nhóm

Điểm mấu chốt của chương trình vẫn là nghệ thuật của cấp quản đốc biết cách giới thiệu thành viên mới với các thành viên của nhóm công tác. Nhà quản trị cần phải hiểu rằng nhóm phi chính thức và nhất là lãnh đạo của nhóm phi chính thức rất quan trọng trong chương trình hội nhập này. Sự sai lầm hoặc vụng về, yếu kém của cấp quản trị khi giới thiệu thành viên mới với nhóm phi chính thức sẽ làm cho nhân viên mới khó được chấp nhận vào cộng đồng. Trong công tác thì việc phối hợp hoạt động giữa các thành viên của nhóm là quan trọng, và do đó việc nhóm chấp nhận thành viên mới là tối cần thiết.

5. Chương trình tái hội nhập nhân viên (THNNV)

Thông thường các công ty trên thế giới thường chi chú trọng chương trình HNNVM đối với các nhân viên mới mà lãng quên nhân viên cũ. Chúng ta đang sống trong thế kỷ bùng nổ thông tin và công nghệ. Chính vì thế mà cơ cấu tổ chức, thiết kế công việc trong công ty cũng thay đổi theo. Ngay cả phong cách quản trị, các phương pháp và phương tiện truyền thông cũng thay đổi theo. Tất cả vấn đề đó kéo theo cung cách và phương tiện làm việc của công nhân cũng thay đổi. Ngay cả bầu không khí hay văn hóa của công ty cũng dần thay đổi.

Tất cả những thay đổi này đòi hỏi phải có chương trình tái HNNV. Nếu không, nhân viên làm việc không thấy phấn khởi, ngược lại cảm thấy lạc lõng và chán nản

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Hội nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp về đặc điểm chương trình tái hội nhập nhân viên, vai trò của người thủ trưởng trực tiếp trong chương trình, mục đích của chương trình "Hội nhập nhân viên mới"...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Hội nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.