Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm hoàn hảo
Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm hoàn hảo hay kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên từ A-Z được VnDoc chọn lọc và tổng hợp.
Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
1. Chương trình tất niên là gì?
Year End Party hay Tiệc tất niên là buổi tiệc cuối năm thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp. Để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.
2. Ý nghĩa tổ chức tiệc tất niên cuối năm
Tiệc tất niên cuối năm là bữa tiệc không thể thiếu trong mỗi công ty vào dịp kết thúc cuối năm của doanh nghiệp. Bữa tiệc là dịp để xây dựng hình ảnh trong chính nội bộ công ty, gắn kết mọi người lại với nhau. Dưới đây là 4 ý nghĩa của buổi tiệc tất niên cuối năm mang lại mà bạn cần biết.
Tổng kết một năm đã qua
Bữa tiệc cuối năm là dịp để doanh nghiệp nhìn lại những hoạt động trong suốt một năm qua. Nêu ra những thành tích đã đạt được và xem xét những điểm yếu kém để có phương pháp khắc phục.
Lời cảm ơn đến các thành viên trong công ty
Tiệc tất niên là buổi tiệc tri ân, gửi lời cảm ơn của ban lãnh đạo dành cho những nỗ lực cống hiến của toàn bộ nhân viên. . Những món quà mang giá trị vật chất và tinh thần như cúp thưởng, bằng khen… cũng sẽ là một sự lựa chọn tuyệt vời. Qua đó giúp tạo cho họ tinh thần thoải mái và động lực làm việc tốt hơn, công ty vững mạnh, phát triển.
Tăng cường sức mạnh tập thể
Tổ chức tiệc tất niên giúp cho việc gắn kết các thành viên trong công ty trở nên dễ dàng hơn. Các trò chơi tập thể, ca nhạc, tổ chức hội diễn,… là những sự lựa chọn không thể bỏ qua. Cùng nhau chia sẻ những câu chuyện ngoài lề, những chuyện phiếm, những sở thích cá nhân, những trải nghiệm tuyệt vời của mình để thông qua đó, mọi người hiểu mình và mình hiểu mọi người nhiều hơn.
Tạo động lực hướng tới năm mới
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm không chỉ là dịp để doanh nghiệp tổng kết lại hoạt động trong một năm đã qua mà còn là thời điểm đề ra những mục tiêu năm tới. Hiểu được tầm quan trọng của con người trong sự phát triển của tổ chức, các doanh nghiệp luôn hướng tới tạo động lực cho người lao động để họ làm việc tốt nhất. Các thành viên có gắn kết và làm việc tốt thì doanh nghiệp mới có thể ngày một lớn mạnh.
3. Kế hoạch tổ chức chương trình tiệc tất niên
1. Hình thành chủ đề, ý tưởng cho tiệc cuối năm
a. Chủ đề:
Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện. Chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện; nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện.
Các hình thức tiệc cuối năm có thể kể đến:
- Tiệc Year End Party tri ân các thành viên trong công ty.
- Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng.
- Ý tưởng tiệc cuối năm cũng có thể đơn thuần là teambuilding để vui chơi, giải trí.
- Tiệc tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm.
b. Ý tưởng:
Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. Đây là một số ý tưởng Year End Party doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:
- Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
- Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
- Tiệc picnic/cắm trại: Không gian tổ chức ngoài trời. Trên các bãi cỏ rộng, hoặc các khu du lịch sinh thái được bài trí giản dị, thân thiện. Bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy. Và menu chủ yếu gồm các món ăn dân dã.
- Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
2. Lập danh sách khách mời chương trình
Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quy trình tổ chức. Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.
Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:
Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.
Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:
- Danh sách khách mời VIP.
- Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
- Danh sách khách mời dự bị.
- Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:
- Họ tên của khách mời.
- Chức danh/ đơn vị công tác.
- Địa chỉ liên hệ.
- Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
- Những điểm cần chú ý trong sự kiện.
3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức Year End Party
Thời gian tổ chức Year End Party thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng. Vừa vào thời điểm cuối năm và cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút. Nên vào khung giờ 18g – 20g. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục đích của buổi lễ. Còn nếu quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách mời.
Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát lộ thiên, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực biểu diễn công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa).
Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức tiệc cuối năm. Nhưng doanh nghiệp nên nắm rõ một số lưu ý dưới đây để có được địa điểm tốt nhất:
- Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố.
- Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch.
- Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn.
- Là không gian đủ lớn cho số lượng khách đã hoạch định.
- Có bãi đổ xe rộng rãi.
4. Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.
Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:
- Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
- Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
- Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
- Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
- Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
- Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu).
- Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.
Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:
- Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
- Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp.
- Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi.
- Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu.
- Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang.
5. Lên ngân sách chương trình
Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:
- Thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm.
- Đồ ăn thức uống.
- Trang trí bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào.
- Âm thanh ánh sáng bao gồm loa, đèn, nhạc, màn hình.
- Văn nghệ bao gồm ca hát, nhảy múa, nhạc kịch, thuê ca sỹ.
- Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
- Thiết kế, in ấn bao gồm banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.
- Photo, camera.
- Nhân sự bao gồm nhân công setup, dàn dựng, ca sỹ, PG, tiếp tân, đồng phục.
- Game, quà tặng.
- Đi lại, vận chuyển.
- Giao tiếp nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời.
- Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
- Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.
4. Mẫu kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm chi tiết
1. Xác định mục đích tổ chức tiệc tất niên
Việc xác định rõ mục đích tổ chức chương trình tiệc tất niên cuối năm là định hướng giúp bạn xây dựng nội dung chương trình phù hợp, đạt được hiệu quả như mong muốn. Một số mục đích tổ chức tiệc cuối năm có thể kể đến như:
– Tri ân cán bộ nhân viên công ty
– Định hướng mục tiêu phát triển trong năm mới
– Tri ân đối tác khách hàng
– Vui chơi, giải trí, liên hoan tổng kết dịp cuối năm
2. Xác định thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức tiệc tất niên thông thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng nếu tổ chức theo dương lịch. Còn theo âm lịch, tiệc tất niên thường được tổ chức vào ngày cuối tuần sau ngày 15/12 đến trước thời điểm nghỉ Tết.
Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi bạn nên có nhiều phương án mốc thời gian tổ chức trong bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Bởi dịp cuối năm thường xảy ra tình trạng “cháy địa điểm”, trong trường hợp địa điểm bạn muốn thuê đã kín chỗ vào ngày A, bạn có thể linh hoạt đổi sang ngày B để tránh sự xáo trộn trong kế hoạch của mình.
3. Lên danh sách khách mời tham dự chương trình tiệc cuối năm
Việc lên danh sách và chốt số lượng người tham dự sớm sẽ giúp bạn dự trù được chính xác các hạng mục trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, tránh dẫn tới tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.
Các bước trong quy trình lên kế hoạch mời khách tham dự chương trình tiệc tất niên gồm:
Bước 1: Xác định thành phần khách mời, số lượng khách mời
Thành phần khách mời trong chương trình tiệc tất niên có thể gồm: Cán bộ nhân viên công ty (hoặc gồm cả người thân của CBNV), khách hàng, đối tác, cơ quan truyền thông…
Bước 2: Lập danh sách khách mời theo phân loại
– Danh sách khách mời VIP
– Danh sách khách mời chính thức
– Danh sách khách mời dự bị
Mỗi danh sách đi kèm các thông tin cơ bản của từng khách mời bao gồm:
– Họ tên
– Chức vụ, bộ phận, đơn vị công tác
– Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email
4. Hình thành chủ đề, ý tưởng tổ chức tiệc tất niên
Chủ đề tiệc tất niên là một câu/cụm từ ngắn gọn có khả năng truyền tải mục đích, nội dung, hình thức hay thông điệp của sự kiện. Chủ đề cũng là cơ sở để hình thành kế hoạch tổ chức, ý tưởng, kịch bản chương trình tiệc tất niên.
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên
Căn cứ ý tưởng, concept chương trình để lựa chọn được một địa điểm tổ chức tiệc tất niên phù hợp. Cũng giống như thời gian tổ chức, bạn nên có từ 2 phương án địa điểm trở lên để linh hoạt thay đổi trong trường hợp địa điểm ban đầu không còn chỗ trống.
Những điểm cần lưu ý khi lập kế hoạch chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên gồm:
– Vị trí: Dễ tìm kiếm, đi lại thuận tiện. Nếu cách xa trung tâm thành phố cần bố trí phương án đưa đón người tham dự.
– Không gian: Phù hợp với tính chất sự kiện. Đảm bảo sức chứa đủ số lượng người tham dự và các hoạt động diễn ra trong chương trình tiệc tất niên. Tránh trường hợp quá rộng sẽ khiến không khí chương trình bị loãng hoặc quá chật sẽ khiến người tham dự cảm thấy không thoải mái.
– Đặt tiệc: Có thể đặt tiệc buffet hoặc set menu tùy theo tính chất người tham dự và các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Tuy nhiên phải đảm bảo thực đơn có đầy đủ các món: Khai vị, món chính, món tráng miệng, nước uống.
– Tiện ích đi kèm: Bãi đỗ xe, hệ thống âm thanh, ánh sáng…
– Chất lượng phục vụ: Thái độ nhân viên, khoảng thời gian đáp ứng một yêu cầu…
– Chi phí: Phí thuê địa điểm, phí đặt tiệc, phí phục vụ, phí đồ uống, phí đền bù…
6. Xây dựng kịch bản chương trình tiệc tất niên
Nội dung kịch bản chương trình tiệc tất niên được xây dựng dựa theo concept của buổi tiệc với các hạng mục không thể thiếu:
– Tiết mục biểu diễn: Ca sĩ, nhóm múa hay các tiết mục từ cán bộ nhân viên công ty (hát, nhảy, trình diễn thời trang…)
– Trò chơi sân khấu (cá nhân hoặc đồng đội)
– Khen thưởng, vinh danh nhân viên đạt thành tích xuất sắc hoặc đã cống hiến lâu năm
– Trình chiếu video clip tổng kết hoạt động của công ty
– Bốc thăm trúng thưởng
Ngoài ra các bạn có thể tham khảo kịch bản chương trình tất niên cuối năm chi tiết trên VnDoc:
7. Lên ngân sách chương trình
Một bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn chỉnh không thể thiếu được phần dự trù ngân sách tổ chức. Có rất nhiều hạng mục cần phải chi trong chương trình gồm:
– Thuê địa điểm, đồ dùng, dịch vụ ăn uống tại địa điểm
– Thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu
– Nhân sự biểu diễn, lễ tân, MC, PG, nhân công setup dàn dựng
– Thiết kế, in ấn backdrop, banner, thiệp mời
– Quay phim, chụp hình
– Gametool, quà tặng
– Phương tiện di chuyển
– Chi phí dự phòng phát sinh
---------------------------------
Trên đây là những bước để tổ chức buổi tiệc Year End Party một cách hoàn hảo và tối ưu chi phí nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi.
Mời tham khảo những bài văn khấn thường dùng trong dịp Tết nguyên đán cổ truyền:
