Khái niệm công việc và sự cần thiết của phân tích công việc

VnDoc xin giới thiệu bài Khái niệm công việc và sự cần thiết của phân tích công việc được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Công việc và phân tích công việc

Công việc bao gồm một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình. Công việc có thể đòi hỏi một số công tác cụ thể do một người thực hiện, chẳng hạn như công việc của tổng giám đốc; hoặc đòi hỏi một số công tác của hàng chục, hàng trăm người làm như trường hợp công tác vận hành máy dệt trong một xí nghiệp dệt lớn.

Ví dụ, trong một nhóm làm việc có một người quản đốc, hai nhân viên thư ký giúp việc và bốn người công nhân vận hành, trường hợp này nhóm có ba công việc và 7 vị trí công tác. Vị trí công tác là một tập hợp những công tác và trách nhiệm được hoàn thành bởi một người; mỗi cá nhân đều có một vị trí công tác trong tổ chức. Trong một công ty lớn có thể có đến hàng nghìn công việc cho hàng chục nghìn vị trí công tác, tuy nhiên cũng có doanh nghiệp chỉ có khoảng 10 công việc nhưng lại có đến trên 90% vị trí công tác của toàn xí nghiệp làm các công việc đó.

Để nghiên cứu và hoàn thiện việc bố trí công việc tại các vị trí công tác trong tổ chức, các nhà quản trị nhân sự thường sử dụng một công cụ rất hữu hiệu đó là phân tích công việc. Phân tích công việc được định nghĩa là một tiến trình nhằm xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc được chỉ ra tại một vị trí công tác trong tổ chức. Nói cách khác, phân tích công việc là một tiến trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà người công nhân cần phải có để thực hiện tốt công việc đó. Mục đích của phân tích công việc là trả lời các câu hỏi sau đây:

• Nhân viên thực hiện những công tác gì?
• Khi nào công việc được hoàn tất?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Công nhân thực hiện công việc đó như thế nào?
• Tại sao phải thực hiện công việc đó?
• Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ tiêu chuẩn trình độ nào?

Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó; mối tương quan của công việc đó với các công việc khác; những kiến thức và kỹ năng cần thiết của người thực hiện công việc đó, các điều kiện làm việc cần thoả mãn để thực hiện công việc đó có hiệu quả. Để làm điều này, các nhà quản trị cần thu thập, phân tích và ghi chép lại các yếu tố liên quan đến công việc đúng như nó đang hiện hữu trong thực tế, chứ không phải đi mô tả công việc đó nên như thế nào. Việc xác định công việc như thế nào là nhiệm vụ được giao cho các chuyên gia thiết kế công việc, họ có thể là kỹ sư công nghệ hoặc các nhà phân tích phương pháp. Phân tích công việc thường được tiến hành sau khi công việc đã được thiết kế, người công nhân đã được đào tạo và công việc cũng đã từng được thực hiện hoàn chính.

Phân tích công việc được thực hiện trong ba trường hợp sau đây:

• Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên.
• Khi cần có thêm một số công việc mới.
• Khi các công việc phải thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới.

Đa phần phân tích công việc được thực hiện là do sự thay đổi của bản thân công việc. Thông tin phân tích công việc được sử dụng để chuẩn bị cho bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

Vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc

Trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh chóng như hiện nay, để đảm bảo thích ứng với những thay đổi đó, hệ thống phân tích công việc có một vai trò rất quan trọng. Khi có một công việc mới được tạo ra, nó đòi hỏi phải được thiết kế đồng thời cũng gây ra áp lực đối với việc phải hiệu chỉnh lại các công việc cũ. Nếu chỉ dựa vào kết quả phân tích công việc đã tiến hành trước đây thì có thể những dữ kiện được cung cấp sẽ không chính xác. Phân tích công việc vì thế sẽ giúp các tổ chức nhận ra và đối phó với sự thay đổi. Thông tin lấy từ phân tích công việc sẽ được sử dụng để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của quản trị nguồn nhân lực. Cụ thể:

Thông tin về phân tích công việc sẽ được sử dụng triệt để trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Ví dụ, nhờ kết quả của phân tích công việc mà một một công ty sẽ biết trước là nếu chỉ sử dụng 100 nhân công thì họ sẽ không có đủ khả năng để sản xuất ra hàng hóa và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Thông tin để hoạch định hiệu quả được lấy từ phân tích công việc. Rõ ràng là muốn hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả thì người hoạch định phải cân nhắc đến những yêu cầu của công việc.

Tuyển mộ và lựa chọn nhân viên sẽ gặp khó khăn và nhiều khi tỏ ra thiếu cơ sở nếu người tuyển chọn không biết rõ các tiêu chuẩn mà nhân viên cần phải có để thực hiện công việc. Ngoài ra, việc thiếu các thông tin trong bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể làm cho những công nhân được tuyển mộ và lựa chọn không có được những chi dẫn rõ ràng về việc họ phải làm những việc gì, phải làm như thế nào, cũng như những thông tin quan trọng khác liên quan đến công việc mà họ sẽ phải làm, điều này có thể dẫn đến những tai hại khó lường.

Tương tự, thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là rất hữu ích trong việc nhận ra nhu cầu phát triển nguồn nhân lực. Nếu người đảm nhiệm vị trí công tác hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng cụ thể để hoàn thành công việc như bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đã chỉ ra thì khi đó việc đào tạo và phát triển họ là cần thiết. Đào tạo là cần thiết để giúp đỡ nhân viên trong việc hoàn thành công việc được định rõ trong bản mô tả công việc hiện thời của họ, trong khi phát triển là nhằm chuẩn bị cho họ để thăng tiến lên những chức vụ cao hơn hoặc để cho họ có khả năng thuyên chuyển trong tổ chức.

Các thông tin trong bản mô tả công việc sẽ cung cấp một hệ thống các tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc đánh giá hoàn thành công việc của nhân viên. Nhà quản trị khi đánh giá hoàn thành công việc của công mà không xem xét bản mô tả công việc của họ thì có thể sẽ mắc sai lầm hoặc bị cho là thiên vị, thành kiến, thậm chí là phân biệt.

Phân tích công việc cũng liên quan đến lương bổng. Trước khi muốn trả lương cho ai đó chúng ta phải xem xét mức độ hoàn thành công việc của người ấy, giá trị và mối tương quan về công việc mà anh ta thực hiện. Việc này chỉ có thể thực hiện được thông qua phân tích công việc mà kết quả của nó là bản mô tả công việc. Trong mối quan hệ này, một công việc càng có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng thì nó càng có giá trị. Những công việc đòi hỏi nhiều kiến thức, kỹ năng và khả năng hơn thì thường là có giá trị đối với công ty hơn. Chẳng hạn như, một công việc đòi hỏi trình độ kiến thức ở mức đại học chắc chắn sẽ có giá trị cao hơn so với công việc chỉ đòi hỏi trình độ kiến thức phổ thông.

Phân tích công việc cũng rất quan trọng trong các quyết định và cân nhắc về các chính sách an toàn và y tế. Ví dụ một người công nhân thường xuyên làm việc với hóa chất thì người chủ phải thông báo cho họ về nguy cơ độc hại cũng như phải cung cấp cho họ đầy đủ các dụng cụ để bảo hộ. Thêm vào đó, nếu các công việc nguy hiểm thì người công nhân cần phải được thông tin đầy đủ và có sự hướng dẫn cần thiết để họ thực hiện an toàn công việc.

Thông tin về phân tích công việc cũng được sử dụng trong việc giải quyết mối tương quan nhân sự và lao động. Khi công nhân được xem xét, cân nhắc để thăng chức, thuyên chuyển và giáng chức thì bản mô tả công việc sẽ cung cấp một tiêu chuẩn để so sánh việc thực hiện. Bất chấp là công ty có công đoàn hay không thì những thông tin thu được từ phân tích công việc thường các nhà quản trị đi đến những quyết định về quản trị TNNS khôn ngoan hơn.

Khi việc nghiên cứu nguồn nhân lực được tiến hành, thông tin về phân tích công việc sẽ cung cấp cho nhà nghiên cứu những phác thảo mở đầu. Cũng như khi muốn nghiên cứu những nhân tố tạo ra sự khác nhau giữa những công nhân giỏi và kém thì nhà nghiên cứu chỉ có thể nghiên cứu những công nhân có bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tương tự nhau.

Cuối cùng phân tích công việc là một công cụ quản trị nguồn nhân lực quan trọng đảm bảo tính hợp pháp của các hành động thuê mướn. Thông tin từ phân tích công việc phải được bảo quản vì nó liên quan đến việc ra các quyết định thăng chức, thuyên chuyển và giáng chức.

Thật ra các chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, phân tích công việc là nền tảng cho mối quan hệ của các lĩnh vực chức năng với nhau và là cơ sở để phát triển một chương trình quản trị nguồn nhân lực vững chắc. Theo lời ông Paul Theriault, phó giám đốc phụ trách nhân sự cho công ty New Brunswick Power thì: “Phân tích công việc là công cụ cơ bản nhất và là bộ phận cấu thành quan trọng nhất cho bất kỳ một chiến lược quản trị nguồn nhân lực toàn diện nào. Trong việc xác định và phát triển một công việc cụ thể nào, điều quan trọng là luôn luôn có một chiếc cầu nối với các công việc khác trong đơn vị và chọn tìm những cá nhân thích hợp nhất cho vị trí công tác. Chúng ta cần một tiến trình phân tích công việc hơn là cách tiếp cận hạn hẹp truyền thống trong quá khứ”.

Nói một cách tổng quát, phân tích công việc sẽ làm cho công ty có những lợi điểm sau:

• Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển nhân viên.
• Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
• Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng.
• Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.
• Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
• Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Khái niệm công việc và sự cần thiết của phân tích công việc về khái niệm về công việc và phân tích công việc, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Khái niệm công việc và sự cần thiết của phân tích công việc. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.