Khái niệm, phân loại và hoạch định chuyến công tác

Khái niệm, phân loại và hoạch định chuyến công tác được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Khái niệm, phân loại chuyến công tác

Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.

Phân loại chuyến công tác:

• Căn cứ vào tần suất chuyến công tác
• Các chuyến đi công tác thường kì
• Các chuyến đi công tác đột xuất
• Căn cứ vào địa điểm chuyến công tác
• Các chuyến đi công tác trong nước
• Các chuyến đi công tác nước ngoài

Hoạch định tổ chức chuyến công tác

Khi thủ trưởng đi công tác bộ phận văn phòng phải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau

• Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu
• Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
• Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho đoàn
• Chuẩn bị kinh phí
• Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
• Kiểm tra chuyến đi đi lần cuối trước khi khởi hành.

a/ Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

Trên đây là biểu mẫu lịch trình công tác. Để có được biểu mẫu này, cần:

• Xác định mục đích chuyến đi
• Nội dung chuyến đi
• Số lượng người tham gia
• Các địa điểm đến
• Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
• Phương tiện đi lại
• Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm
• Chuẩn bị lịch trình công tác có ba loại:
• Lịch trình sắp xếp di chuyển
• Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn
• Lịch trình sắp xếp di chuyển và các cuộc hẹn.

b/ Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu

Các giấy từ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

• Quyết định cử đi công tác
• Giấy giới thiệu
• Giấy đi đường
• Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu,mua bảo hiểm (nếu đi công tác nước ngoài)
• Chứng minh nhân dân
• Các giấy tờ khác về chức danh khoa học
• Các tài liệu cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
• Tài liệu nghiên cứu, tham khảo, nội dung công tác.

Tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà nội dung công tác cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

Ví dụ: Nếu đi kí kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. Nếu đi dự các hội họp khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội họp để soạn thảo các bài phát biểu…

Nội dung công tác cần có sự phối hợp, trợ giúp của các thư kí, các bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo. Để chuẩn bị các nội dung cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan... Thư kí cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

c/ Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.

Thư kí phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

• Chế độ tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện theo các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức.
• Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện
• Giá vé
• Độ dài quãng đường

d/ Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

Thư kí phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng kí nơi ăn, nơi ở.

Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

• Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công văn cho nước đó.
• Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
• Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM, thẻ nhớ và mang theo máy vi tính xách tay (notebook)

Nếu có thể nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi Fax, Email, truy cập internet, chat, hội thảo với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lí thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến.

e/ Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào bản kế hoạch công tác của đoàn, thư kí lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.
• Tiền ăn, nghỉ.
• Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
• Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội họp (nếu tổ chức yêu cầu).
• Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng.

f/ Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.

Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.

Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Khái niệm, phân loại và hoạch định chuyến công tác về hoạch định tổ chức chuyến công tác và khái niệm, phân loại chuyến công tác...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Khái niệm, phân loại và hoạch định chuyến công tác. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.