Kĩ thuật soạn thảo công văn

Kĩ thuật soạn thảo công văn được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Khái niệm

Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.

Phân loại công văn

Tùy theo yêu cầu công việc mà các cơ quan tổ chức phải sửdụng các hình thức công văn chủ yếu như:

Công văn phúc đáp: dùng để trả lời các vấn đề của cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân yêu cầu.

Công văn đề nghị: dùng để kiến nghị các cơ quan cấp trên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân giải quyết một vấn đề cụ thể.

Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: nhằm thông báo về tình hình thực hiện nhiệm vụ và chấn chỉnh đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt hơn các mục tiêu nhiệm vụ trong thời gian tới, đề ra biện pháp mới cần áp dụng.

Công văn mời họp, mời dự đại hội: nhằm mời các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến dự các buổi họp, đại hội. Đồng thời đây còn là hình thức văn bản để thông báo rõ với người đến dự về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm của các cuộc họp, đại hội.

Công văn giải thích: nhằm giải thích một vấn đề, một sự việc, các yêu cầu của một chủ trương và các biện pháp tổ chức thực hiện,các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành.

Bố cục của một công văn bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết.

Bảng 4.1. Bố cục công văn

Cách thức soạn thảo nội dung công văn

Tùy theo từng loại công văn mà nội dung, từ ngữ, văn phong sẽ khác nhau. Song kết cấu nội dung công văn thường bao gồm 3 phần:

Phần đặt vấn đề: Phần này cần nêu rõ lý do tại sao viết công văn, có thể giới thiệu tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.

Ví dụ: Năm học.... sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau...

Phần giải quyết vấn đề: Phần này nhằm giải quyết vấn đề đã nêu. Tùy theo từng loại công văn mà lựa chọn cách viết. Văn phong phải phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:

Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.

Công văn từ chối thì cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi.

Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.

Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan có sự đề nghị xác minh kiểm tra…

Phần kết thúc vấn đề: Phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề, xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có). Nếu là công văn đề nghị thì cần viết thêm lời cảm ơn chân thành đề tỏ rõ lịch sự

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Kĩ thuật soạn thảo công văn về khái niệm, phân loại công văn, bố cục của một công văn và cách thức soạn thảo nội dung công văn...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Kĩ thuật soạn thảo công văn. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.