Kỹ năng giao dịch bằng thư tín

Chúng tôi xin giới thiệu bài Kỹ năng giao dịch bằng thư tín được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Các yêu cầu và quy tắc của một bức thư thương mại

Ngày nay đất nước ta mở rộng cửa đón nhận quan hệ kinh tế, văn hóa nước ngoài. Nhà kinh doanh không phải chỉ có làm ăn với các doanh nghiệp trong nước, mà còn có mối quan hệ với các doanh nghiệp nước ngoài. Chính vì thế nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên cấp bách. Ngoài kỹ năng nói và nghe, nhà quản trị cũng cần phải rèn luyện cả kỹ năng viết. Muốn viết một lá thư trong giao dịch thương mại, chúng ta cần am hiểu một số quy tắc cơ bản và kết cấu của một lá thư.

Cấu trúc của thư thương mại

Tiêu đề: Tên Công ty, xí nghiệp, địa chỉ, fax, điện thoại, thư số.

Ngày tháng: Ghi rõ địa danh, ngày…tháng…năm…

Tên và địa chỉ trong thư: Ghi tên và địa chỉ người nhận thư ngay đầu lá thư.

Lời chào mở đầu: Lời chào mở đầu trong thư thương mại thường là: Thưa Quý ông/Quý bà.

Nội dung: Phần chính quan trọng của một lá thư.

Trước khi đặt bút viết, bạn hãy tự đặt những câu hỏi:

Mục đích của lá thư là gì?

Hy vọng đạt được gì qua lá thư này?

Cách hay nhất để đạt được mục đích là gì?

Lời chào kết thúc: Giống như lời chào mở đầu, có tính phong tục và thể hiện lịch sự để chấm dứt một lá thư. Lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh và phải tương xứng với lời chào mở đầu.

Ký tên và ghi chức vụ: Phải luôn ký tên bằng bút tự của mình và bằng bút mực. Không nên ký tên bằng dấu đề tên của mình. Vì nó biểu hiện người nhận thư không đáng quan trọng để người viết thư phải quan tâm, đích thân ký vào thư. Trình tự của ký tên và ghi chức vụ là Chức vụ/ Ký tên / Họ và tên.

Một số quy tắc cần tuân theo khi viết một lá thư thương mại

Ý tứ phải rõ ràng, làm cho người nhận hiểu được thông tin và có thể giải quyết công việc với thông tin ấy.

Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của vấn đề định thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hành động nhanh chóng đáp ứng các điều yêu cầu mong đợi của mình.

Thư phải viết đúng, chính xác các sự việc nhất là với các chi tiết như ngày và giờ hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá. Phải kiểm tra thật kỹ các điểm này trước khi phát hành.

Thư viết phải hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ các điều kiện cần thiết. Nếu thư không đạt được điều này thì thường phải trả giá vì gây ra những bực dọc không cần thiết cho người nhận.

Các ý trong thư phải nhất quán với nhau.

Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia. Cho nên nó chỉ có kết quả tốt đẹp trong bầu không khí tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay gắt cũng được thể hiện bằng lời lẽ ôn tồn, tế nhị.

Thư viết phải thận trọng, không được viết những điều mà bản thân không nắm được chắc chắn.

Ngoài những điểm có nguyên tắc ở trên, khi viết thư cần lưu ý mấy điểm sau đây:

• Xác định cho được nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu các điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
• Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hoàn cảnh.
• Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc.
• Lập đề cương nếu muốn viết thư dài.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Kỹ năng giao dịch bằng thư tín về một số quy tắc cần tuân theo khi viết một lá thư thương mại, cấu trúc của thư thương mại, các yêu cầu và quy tắc của một bức thư thương mại....

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Kỹ năng giao dịch bằng thư tín. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.