Khái niệm và tác dụng của 5S

Khái niệm và tác dụng của 5S được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Khái niệm

Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn” và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt nam. Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. 5S ra đời và là một trong những công cụ vô cùng cơ bản và hữu dụng cho Kaizen để cải tiến sản xuất, nâng cao năng suất nếu được áp dụng đúng đắn.

Mục tiêu của chương trình 5S là:

Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.

Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người.

Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.

Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

5S là 5 ký tự đầu tiên của tiếng Nhật đó là: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc và Shitsuke – Sẵn sàng.

- SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

- SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, đễ tìm, dễ sử dụng.

- SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.

- SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết.

- SHITSUKE (Sẵn sàng): Đào tạo để mọi người thực hiện các tiêu chuẩn tạo thành thói quen.

2 Tác dụng của 5S

Về cơ bản 5S hướng tới sự “thay đổi” toàn diện từ phòng họp, nơi làm việc cho đến xưởng sản xuất.Thực hiện 5S thường được hiểu lầm như là công việc vệ sinh đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp đều dừng lại ở đó - ở chữ “S” thứ nhất trong 5S. Nhưng 5S thực sự hướng tới việc cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một một trường làm việc thân thiện hơn, an toàn hơn và thông minh hơn. Ngày nay khi nhiều khách hàng chỉ đặt hàng sau khi đã trực tiếp xem xét nhà máy sản xuất thì vai trò của 5S dần được nhìn nhận đúng vị trí của nó. Áp dụng 5S sẽ đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:

Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí và tác nghiệp không cần thiết.

Tận dụng mặt bằng, nâng cao hiệu quả sử dụng nhà xưởng, máy móc, thiết bị.

Giảm bớt tình trạng trục trặc nâng cao tính năng của máy móc, thiết bị.

Đảm bảo an toàn cho người lao động, nâng cao năng suất, giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn.

Tóm lại thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

- Cải tiến Năng suất (P – Productivity)

- Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)

- Giảm chi phí (C – Cost)

- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

- Đảm bảo an toàn (S – Safety)

- Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

3. Tổ chức thực hiện 5S

a/ SERI (Sàng lọc)

Lợi ích của việc thực hiện sắp xếp là giảm thiểu sự lộn xộn và do đó bạn chỉ cần ít thời gian cho việc tìm kiểm và di chuyển các vật cho công việc của mình.

Bước 1: Quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng các đồng nghiệp, phát hiện và xác định những thứ không cần thiết cho công việc và sau đó vứt bỏ chúng.

Bước 2: Nếu không thể quyết định ngay được một thứ gì đó cần hay không cần cho công việc thì đánh dấu “sẽ hủy” và “sắp tiêu hủy” kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi. Bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ đỏ hoặc thẻ vàng ngay lập tức. Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình. Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo một cách nhất định.

Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần đến những vật đã được dán nhãn không, nếu không cần dùng hãy loại bỏ. Nếu không thể tự mình quyết định, hãy đề ra một thời gian để xử lý.

b/ SEITON (Sắp xếp)

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả.

Bước 1: Phải chắc chắn mọi thứ không cần thiết phải được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc. Việc còn lại là suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy định làm việc, đồng thời phải bảo đảm thẩm mỹ và an toàn.

Bước 2: Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. Phải thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện. Ở bước này, các vật dụng được xác định theo nguyên tắc: dễ thấy – dễ lấy – dễ sử dụng.

Bước 3: Tạo danh mục các vật dụng và nơi lưu trữ để người sử dụng biết được cái gì để ở chỗ nào, để họ tự lấy và sử dụng mà không phải hỏi ai.

Bước 4: Áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác.

c/ SEISO (Sạch sẽ)

Công đoạn này hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). Nó có mối quan hệ mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc và chế tạo sản phẩm. Sạch sẽ cũng có nghĩa là kiểm tra cẩn thận.

Như vậy Seiso – Sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi làm trong suốt ngày. Sau đây là vài gợi ý về Seiso:

- Đừng đợi tới lúc dơ bẩn mới làm vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên không còn dơ bẩn nữa.

- Dành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso. Ngoài 3 phút hàng ngày làm Seiso, nên có thời gian làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra.

- Mọi người có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc. Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng. Nếu muốn làm việc trong một môi trường vệ sinh, an toàn, tốt nhất hãy tạo ra môi trường đó.

- Đừng bao giờ vứt rác, khạc nhổ tạo thành thói quen.

- Vệ sinh, dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này cũng rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng.

- Nếu thấy đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay.

d/ SEIKETSU (Săn sóc)

Nhằm đảm bảo các vấn đề đều được phát hiện nhanh chóng và dễ dàng. Để duy trì hỗ trợ việc thực hiện 3S đầu, cần xác định rõ các quá trình cần thiết nhằm đảm bảo không diễn ra các sai lầm.

- Tạo ra hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh.

- Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

- Định kỳ hàng tuần, hàng tháng tổ chức thực hành 3 “S” đầu là một cách tốt khác săn sóc hệ thống 5S của bạn. Với việc thiết lập các qui trình kiểm soát, các hoạt động hỗ trợ đơn giản và dễ dàng thực hiện sẽ giúp cho các sai phạm khó xảy ra hơn, hoặc khi xảy ra cũng dễ dàng được phát hiện và khắc phục kịp thời.

* Chú ý:

- Cần nêu rõ người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.

- Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên tổ (nhóm) 5S của đơn vị thực hiện.

- Đừng tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen, thưởng, động viên.

e/ SHITSUKE (Sẵn sàng)

Mặc dù kết quả của việc cải tiến có thể đạt được rất nhanh chóng thông qua việc áp dụng 5S, nhưng để tiếp tục duy trì và cải tiến liên tục thì cần có tính kỷ luật nhất định. 5S đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên kiểm tra các công việc đã thực hiện để tìm kiếm cơ hội cải tiến, làm tốt hơn nữa, cũng như đảm bảo rằng hệ thống 5S được duy trì và giám sát thưởng xuyêt, chặt chẽ.

SHITSUKE được hiểu là hoạt động duy trì về mặt tinh thần và thể chất của mọi cá nhân liên quan nhằm bảo bảo 4 “S” đầu được thực hiện tốt. Việc này đạt được thông qua việc tạo các thói quen thực hiện 3S, duy trì các quá trình kiểm tra, đánh giá, hệ thống khen thường kỷ luật, làm cho 5S trở thành một phần của văn hoá của doanh nghiệp.

Cần phải tạo ra bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Do đó cần chú ý:

- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình.

- Công ty là nơi tạo ra thu nhập cho mình và gia đình.

- Nếu mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, vệ sinh và ngăn nắp thì tại sao không cố gắng làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Khái niệm và tác dụng của 5S về khái niệm, tác dụng, cách tổ chức của 5S...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Khái niệm và tác dụng của 5S. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.