Kiểm soát hoạt động bán hàng
Chúng tôi xin giới thiệu bài Kiểm soát hoạt động bán hàng được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.
Bài: Kiểm soát hoạt động bán hàng
Kiểm soát hoạt động bán hàng là một quá trình bao gồm xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng, đo lường và so sánh các chỉ tiêu của hoạt động bán hàng, xác định các nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh nhằm đưa kết quả của các hoạt động bán hàng đạt tới các mục tiêu đã đề ra.
Quá trình kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ được thực hiện bắt đầu từ việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng để làm căn cứ cho các hoạt động kiểm soát, đo lường kết quả các hoạt động trong thực tế , tiến hành so sánh với các tiêu chuẩn đặt ra nhằm đánh giá kết quả hoạt động bán hàng có đạt được mục tiêu đề ra hay không, từ đó tiến hành xác định các nguyên nhân gây ra các sai lệch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần.
Đồng thời cũng phải tiến hành theo dõi và đánh giá lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Đối với lực lượng này có những tiêu chí và cách đánh giá riêng. Một phần hiệu quả của lực lượng bán hàng thể hiện ở kết quả bán hàng, một phần khác thể hiện ở các công việc mang tính đặc trưng mà đội ngũ này phải thực hiện. Các nhà quản trị bán hàng cần có những căn cứ cụ thể để đánh giá.
Vai trò của kiểm soát hoạt động bán hàng
Kịp thời phát hiện các vấn đề của bán hàng và quản trị bán hàng
Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp không thể chỉ quản lý nhân viên theo mục tiêu đã đặt ra mà còn phải kiểm soát các hoạt động của nhân viên để đạt mục tiêu đó. Trong các hoạt động của nhân viên rất dễ phát sinh các tình huống ngoài ý muốn làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung, với sự hỗ trợ của hoạt động kiểm soát các hoạt động sẽ được phát hiện kịp thời và đưa ra các giải pháp phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Đưa các mục tiêu của quản trị bán hàng tới đích mong muốn
Mỗi hoạt động trước khi bắt đầu đều có những mục tiêu được đặt ra, tuy nhiên để đạt được mục tiêu thì doanh nghiệp nói chung và lực lượng bán hàng nói riêng luôn phải đối đầu với nhiều sự thay đổi của môi trường kinh doanh, thị trường tiêu thụ. Khi tiến hành việc kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp cũng như lực lượng bán hàng điều chỉnh kịp thời với sự thay đổi, đưa ra các giải pháp phù hợp và có thể điều chỉnh mục tiêu theo hướng có lợi nhất với doanh nghiệp
Tạo áp lực đối với hoạt động bán hàng
Bên cạnh áp lực về hiệu quả, việc kiểm soát cũng gây ra những áp lực không nhỏ đối với lực lượng bán hàng. Việc kiểm soát luôn đặt lực lượng bán hàng phải cố gắng hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra và các hoạt động thường xuyên cũng luôn phải được thực hiện với chất lượng cao nhất có thể
Sử dụng có hiệu quả ngân sách bán hàng
Các khoản đầu tư, chi phí cho hoạt động bán hàng là nhằm mang lại hiệu quả bán hàng cho doanh nghiệp. Thông thường các khoản chi phí này được xây dựng trên cơ sở kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên bản thân kế hoạch bán hàng cũng là đối tượng kiểm soát và cũng có thể phải điều chỉnh cho phù hợp với biến động của môi trường kinh doanh. Vì vậy bên cạnh kiểm soát việc sử dụng các khoản đầu tư đúng mục đích thì kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch đồng thời với thay đổi ngân sách đầu tư cho đúng với hoạt động đã thay đổi cũng mang lại hiệu quả cho các khoản chi tiêu.
* Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng:
Hoạt động bán hàng là một bộ phận trong hệ thống các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động mua hàng và hoạt động dự trữ vì vậy phải đánh giá đóng góp hoạt động bán hàng vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để đánh giá đóng góp đó cần thiết phải thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát.
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán. Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm hai nhóm chính: các tiêu chuẩn đầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng.
Các tiêu chuẩn đầu ra phản ánh kết quả bán hàng, bao gồm các tiêu chuẩn về doanh thu từ hoạt động bán hàng, số lượng khách hàng, lãi gộp, chi phí bán hàng, lợi nhuận hoạt động bán hàng.
Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hàng triển khai tốt. Ví dụ như các cuộc tiếp xúc, số lần điện thoại cho khách hàng, số lần thăm viếng khách hàng, kỹ năng bán hàng của nhân viên, mức độ trình bày cửa hàng…
Các tiêu chuẩn dùng để so sánh trong công tác đánh giá, tương quan so sánh cho phép tìm ra những sai lệch và nguyên nhân của sai lệch, là cơ sở quan trọng để tiến hành hoạt động điều chỉnh phù hợp.
Các công cụ sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng
Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng thường sử dụng các công cụ kiểm soát bán hàng sau:
Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng thường chia làm hai liên, một giao cho khách một giữ lại doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động bán hàng được thực hiện hàng ngày.
Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: Những lá thư khiếu nại về việc các điều kiện liên quan đến mua bán không được thực hiện theo đúng yêu cầu thỏa thuận: khiếu nại chậm giao hàng, khiếu nại hàng hóa kém phẩm chất… Thông qua thư khiếu nại của khách hàng doanh nghiệp sẽ biết được mức độ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, những thắc mắc của khách hàng. Trên cơ sở đó doanh nghiệp sẽ có những phương hướng giải quyết phù hợp. Số lượng thư khiếu nại tỷ lệ nghịch với hiệu quả hoạt động bán hàng, tỷ lệ thuận với những nỗ lực cải tiến hoạt động bán hàng.
Thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng: Đó là các văn bản soạn thảo theo mẫu sẵn,được để ở vị trí thuận tiện, dễ thấy để điều tra ý kiến khách hàng. Thông qua thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng doanh nghiệp sẽ chủ động nắm bắt được sự hài lòng của khách hàng đồng thời tìm hiểu được sự kỳ vọng của khách hàng vào doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu này càng cao của khách hàng.
Báo cáo hoạt động bán hàng: Những số liệu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh là một công cụ quan trọng để đánh giá hoạt động bán hàng. Tuy nhiên một đánh giá toàn diện hoạt động bán hàng thì các chỉ tiêu thường chi tiết theo các tiêu thức khác nhau như: Kết quả bán hàng theo mặt hàng kinh doanh, theo thị trường, theo thời gian, theo phương thức bán…kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá kinh doanh thành bại của doanh nghiệp.
Báo cáo tình hình thị trường: Báo cáo làm rõ tình hình các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung ứng… các báo cáo nay thường được làm định kỳ đôi khi đột xuất, cung cấp cho nhà quản trị các thông tin về thị trường để ra quyết định điều chỉnh hoạt động bán hàng.
Các phương pháp thu thập và xử lý thông tin về kết quả bán hàng
- Phương pháp phân tích dữ liệu thống kê – kế toán: Các dữ liệu tài chính, kế toán dễ đo lường nê chúng thường được chú trọng. Tuy nhiên không được “bỏ quên” những dữ kiện định tính, vì chúng khó đo lường nhưng lại cung cấp những thông tin lý thú, bất ngờ và rất có ý nghĩa với công việc đang kiểm soát. Cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Việc kiểm soát phải được tiến hành định kỳ, đều đặn
+ Các đơn vị sử dụng trong kiểm soát phải thống nhất
+ Các quy tắc sử dụng trong hệ thống thông tin kiểm soát phải thống nhất
+ Không thay đổi người kiểm soát. Điều này càng quan trọng hơn khi sử dụng các tiêu chuẩn định tính để quan sát
- Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: Cần phải dự đoán trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu, “triệu chứng” báo hiệu những trục trặc của hoạt động bán hàng. Ví dụ: khách hàng tới cửa hàng vắng có thể cho biết công tác quảng cáo, giới thiệu về sản phẩm, hàng hóa chưa tốt hoặc việc bố trí thời gian bán hàng chưa phù hợp, hoặc có thể do sự cạnh tranh gay gắt trong khu vực hoặc thị trường đã bão hòa. Sự “trục trặc” mà các dấu hiệu cung cấp cho ta có thể do nguyên nhân khách quan hoặc nguyên nhân khách quan. Cần phải phân tích cụ thể từng trường hợp.
- Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này cho phép nắm bắt nhanh chóng tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn đề còn ở dạng khả năng. Vì sắc thái cử chỉ, ngữ điệu giọng nói của nhân viên bán hàng cung cấp cho ta những thông tin và cảm nhận mà các phương tiện khác không có. Khi tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bán hàng còn giúp người kiểm soát có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc của họ và có kiểm tra lại chính hệ thống kiểm soát bằng cách so sánh những nhận xét của mình và kết quả thu được từ hệ thống kiểm soát. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cũng cần chú ý công việc kiểm soát có nguy cơ trở nên quá tải và chi phí cao.
- Phương pháp chuyên gia: Sử dụng các chuyên gia hoặc những cá nhân có chuyên môn và thành tích làm việc tốt để tham gia vào quá trình kiểm soát. Các cá nhân này sẽ tham gia trực tiếp vào việc thu thập và xử lý, phân tích để đưa ra các nhận định và đánh giá phục vụ cho quá trình kiểm soát.
---------------------------------------
Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Kiểm soát hoạt động bán hàng về các phương pháp thu thập và xử lý thông tin về kết quả bán hàng, các công cụ sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng, vai trò của kiểm soát hoạt động bán hàng...
Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Kiểm soát hoạt động bán hàng. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.
