Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức

Chúng tôi xin giới thiệu bài Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được VnDoc sưu tầm và giới thiệu gửi tới bạn đọc cùng tham khảo. Bài viết nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết và tải về bài viết dưới đây nhé.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là:

- Các cuộc họp trang trọng có quy mô lớn, có người ngoài tổ chức tham dự

- Các cuộc họp có tính chất quan trọng và các thành viên có các ý kiến khác nhau

- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính chất pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải ràng buộc tuân theo

Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiến hành

- Giai đoạn kết thúc

Giai đoạn chuẩn bị

Trách nhiệm của lãnh đạo

- Xác định mục tiêu cuộc họp (Trả lời câu hỏi Tại sao?)

Mục tiêu của cuộc họp được xác định dựa trên các nguyên tắc sau:

- Hội họp thảo luận về vấn đề gi?

- Những yếu tố nào có thể giúp hội họp thành công

- Những khó khăn gì có thể xảy ra?

- Có thể có những phương án giải quyết nào?

- Nếu gặp khó khăn cần giải quyết phần nào của vấn đề?

- Xác định những nội dung cần phải giải quyết: Những vấn đề cần giải quyết bao gồm những nội dung gì?

- Xác định thành phần tham dự: Các thành phần tham gia cuộc họp bao gồm cả đoàn chủ tịch và đoàn thư ký

- Xác định ngày, tháng, và thời gian tiến hành cuộc họp

- Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian của cuộc họp. Thông thường, các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm thương mại hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch trình.

- Xác định địa điểm cuộc họp

Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị…

Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức

Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội họp từ đó tham mưu cho lãnh đạo thành phần tham dự hội họp

Tham mưu và giúp lãnh đạo lựa chọn thời gian tiến hành cuộc họp

Sau khi lựa chọn ngày, thư kí phải rà soát lại xem có trùng với cuộc họp khác hoặc vào ngày nghỉ hay không

Ghi thời điểm tổ chức cuộc họp vào lịch công tác

Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của cuộc họp

Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp từng phần việc (trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, điện thoại…

Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu

Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, công văn, giấy mời, danh sách và các tài liệu khác liên quan đến cuộc họp.

Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lãnh đạo trong từng cuộc họp (báo cáo, đề án, thuyết trình…)

Soạn thảo lịch trình cho một kế hoạch: Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch định và phối hợp cuộc họp. Nó là bản danh sách kiểm tra những điều phải làm.

Soạn thảo chương trình nghị sự

Chương trình nghị sự là trình tự các vấn đề đem ra trình bày, thảo luận, bàn bạc trong cuộc họp.

Thông thường chương trình nghị sự của các công ty kinh doanh sẽ theo thứ tự sau đây:

Thông báo và giới thiệu thành viên mới và quan khách

Đọc và phê chuẩn các biên bản các cuộc họp trước

Các báo cáo tường trình

Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua

Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp tới

Kết thúc hoặc hoãn lại

Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình nghị sự cùng các tài liệu khác ngay khi bắt đầu cuộc họp.

Đặt phòng họp

Tùy thuộc vào tính chất và quy mô mà cuộc họp có thể được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc thuê ngoài.

Đối với cuộc họp được tổ chức tại doanh nghiệp: Phối hợp với phòng hành chính để chuẩn bị địa điểm cho cuộc họp

Đối với cuộc họp được tổ chức tại địa điểm thuê ngoài: Nên đặt phòng trước khoảng 01 tháng để đảm bảo không xảy ra tình trạng hết phòng. Mặt khác, điều này giúp cho cuộc họp có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo từ ban tổ chức. Sau khi chọn phòng phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc không đáng có xảy ra.

Sắp xếp dịch vụ ăn uống

Nếu cuộc họp được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm thương mại, phải sắp đặt và chuẩn bị trước những thứ sau đây:

Chỗ ăn

Loại dịch vụ

Thời gian phục vụ

Thực đơn

Sắp xếp bàn ghế

Màu sắc và trang trí (nếu cầu)

(10) Thông báo thư mời và mời/thông báo cho các thành viên tham dự

Thư mời hoặc mời phải đảm bảo các thông tin: Ai triệu tập cuộc họp, mục đích để làm gì, tổ chức khi nào, tổ chức tại đâu. Thư mời đôi khi phải gửi kèm chương trình nghị sự, sơ đồ của nơi diễn ra cuộc họp và các tài liệu có liên quan để người tham dự chuẩn bị trước cho các bài tham luận.

Vài ngày trước khi cuộc họp diễn ra, cần gửi thư hoặc gọi điện thoại cho khách mời để xác nhận và kiểm tra lại việc tham dự cuộc họp.

(11) Sắp xếp và phân phối tài liệu

Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng ghim hay ghim các tờ rơi theo thứ tự chương trình. Tất cả tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc một cặp hồ sơ bao gồm:

- Phiếu đề tên người tham dự cuộc họp

- Giấy, bút

- Chương trình nghị sự

- Các bản tường trình, báo cáo đặc biệt

- Danh sách các thành viên tham dự

- Phiếu ăn.

- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

- Máy chiếu, màn chiếu

- Thiết bị âm thanh

- Bảng viết

- Thiết bị dịch

Giai đoạn tiến hành

Đón tiếp đại biểu

Phân phát văn kiện, tài liệu

Quyết định chủ tịch đoàn và thư kí đoàn

Khai mạc cuộc họp

Tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần)

Giới thiệu chủ đề cuộc họp

Giới thiệu thành phần

Diễn văn ngắn của chủ tọa

Trình bày các báo cáo và tham luận

Tiến hành thảo luận những vấn đề cần giải quyết. Việc phát biểu và tham luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút.

(5) Ghi biên bản

Có nhiều phương pháp ghi biên bản như: ghi bình thường, ghi tốc ký, và ghi bằng máy ghi âm.

Thông thường thư kí chỉ cần ghi nguyên văn các vấn đề như: các đề nghị hay kiến nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định ủy ban và các giải pháp.

(6) Kết luận hội họp

Thông qua các nghị quyết

Diễn văn tổng kết của chủ tọa

Bế mạc

Giai đoạn sau cuộc họp

- Hoàn thiện các văn bản

- Đối với các công ty Việt Nam biên bản thường được ghi tại chỗ

- Đối với các công ty nước ngoài biên bản được biên soạn lại bởi có thư kí ghi tốc ký, ghi bằng máy ghi âm hoặc ghi chép chưa đầy đủ.

- Sau khi thư kí biên soạn lại biên bản thủ trưởng trực tiếp duyệt lại biên bản

- Thư kí phải đánh máy lại biên bản trên tờ giấy trắng, không được in sẵn tiêu đề.

- Gửi bản sao biên bản này cho các thành viên tham dự và giữ lại bản chính để lưu.

- Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách

- Thanh quyết toán các chi phí

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết

- Rút kinh nghiệm

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức về khái niệm và đặc điểm của các giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành và giai đoạn kết thúc để tổ chức...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Chắc hẳn qua bài viết bạn đọc đã nắm được những ý chính cũng như trau dồi được nội dung kiến thức của bài học rồi đúng không ạ? Bài viết cho chúng ta thấy được cách tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Hi vọng qua bài viết bạn đọc có thêm nhiều tài liệu để học tập thật tốt nhé. Ngoài ra, để giúp các bạn có thêm nhiều tài liệu học tập hơn nữa, VnDoc.com mời các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.