Giải quyết văn bản đi

VnDoc xin giới thiệu bài Giải quyết văn bản đi được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.

Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi.

Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Quy trình giải quyết văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày ghi số và ngày, tháng của văn bản.

* Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản.

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.

* Ghi số và ngày, tháng văn bản

Ghi số của văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức ban hành, cụ thể như sau:

Đối với những cơ quan tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng kí chung cho tất cả các loại văn bản hành chính.

Những cơ quan tổ chức ban hành từ 500 – 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng kí hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường...), vừa theo nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo... và nhóm công văn)

Đối với những cơ quan tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng kí riêng theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật đi được đánh số và đăng kí riêng.

Ghi ngày, tháng văn bản.

Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

* Đóng dấu cơ quan: việc đóng dấu lên chữ kí và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện như sau:

Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ kí thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ kí về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người kí văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

* Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”), “Thượng khẩn”, “Khẩn” trên văn bản được thực hiện như sau:

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn.

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người kí văn bản quyết định.

Căn cứ vào danh mục bí mật Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức, địa phương phải có văn bản quy định cụ thể:

- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tuyệt mật.

- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tối mật.

- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Mật.

Căn cứ các quy định trên, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu, người duyệt kí tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước.

Mẫu dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật Nhà nước được thực hiện theo quy định của Pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Bước 3: Đăng kí văn bản đi

Văn bản đi được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.

* Đăng kí văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng kí văn bản đi: căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng kí văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng kí các loại văn bản tùy theo phương pháp đánh số và đăng kí văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng, cụ thể như sau:

Đối với những cơ quan tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì nên lập hai loại sổ sau: sổ đăng kí văn bản đi (loại thường) và sổ đăng kí văn bản mật đi.

Những cơ quan tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); sổ đăng kí văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường); sổ đăng kí văn bản mật đi.

Đối với những cơ quan tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); sổ đăng kí văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường); sổ đăng kí văn bản mật đi.

* Đăng kí văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

Việc đăng kí (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình, phần mềm đó.

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

* Làm thủ tục phát hành văn bản

Lựa chọn bì văn bản: tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng.

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80 gr/m2 trở lên.

* Trình bày bì và viết bì

Hình dạng và kích thước: bì văn bản được in sẵn, hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:

Loại bì 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy.

Loại bì 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau.

Loại bì 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau.

Loại bì 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.

Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản, hồ phải dính đều mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

Đóng dấu khẩn, dấu chữ kí hiệu độ mật và dấu khác lên bì. Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ kí hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11).

* Chuyển phát văn bản đi

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan tổ chức. tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng kí văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây

Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng.

Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng số đăng kí văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “kí nhận” vào sau cột (nơi nhận văn bản).

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ.

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác: tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng kí vào sổ. Khi chuyển giao văn bản phải yêu cầu người nhận kí vào sổ.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng kí vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: trong trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu giữ.

- Chuyển phát văn bản mật: việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ – CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT - BCA

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi cụ thể như sau

Lập phiếu gửi đi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người kí văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người kí văn bản quyết định.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lí do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó, đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Trường hợp phát hiện văn bản đi bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Bước 5: Lưu văn bản đi

Bản lưu tại văn thư là bản có chữ kí trực tiếp của người có thẩm quyền.

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng kí. Những văn bản đi được đánh số và đăng kí chung thì được sắp xếp chung, được đánh số và đăng kí riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn văn bản tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo qui định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Giải quyết văn bản đi về khái niệm văn bản đi, nguyên tắc quản lý văn bản đi và quy trình giải quyết văn bản đi...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Giải quyết văn bản đi. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.