Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng

Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Bài: Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng

Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.

Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:

• Tính phức tạp của công việc
• Mức trách nhiệm đối với công việc của mình
• Mức độ giám sát theo yêu cầu
• Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
• Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác.

Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát

Bảng 2.6. Chức vụ hành chính văn phòng

Cấp bậc nhân viên văn phòng

Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.

Cấp bậc thư ký

Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.

Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp (Multifunctional secrectaries) hoặc thư ký chuyên ngành (Specialista).

Bảng 2.7. Danh sách trách nhiệm của thư ký

Cấp bậc quản trị

Nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng.

Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:

• Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Có óc sáng kiến
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng về đặc điểm của cấp bậc nhân viên văn phòng, cấp bậc thư ký, cấp bậc quản trị và tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.