Giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Khái niệm văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.

Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức.

Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng kí, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm mới được bóc và xử lý.

Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng kí, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Quy trình giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư của cơ quan tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)... đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kí nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu“hỏa tốc”hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản.

Đối với các văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản... trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi tiếp nhận các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau

Loại không bóc bì bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan tổ chức thì các nhân viên nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng kí.

Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ kí hiệu cáo độ mật (bì văn bản mật).

Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí mật Nhà nước quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

Những bì có đóng dấu khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.

Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, kí hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện, cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.

Đối chiếu số, kí hiệu ghi ngoài bì với số, kí hiệu của văn bản trong bì, trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì vần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

Đóng dấu“Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan tổ chức phải được đăng kí tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng kí riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hóa đơn, chứng từ kế toán...

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản Fax thì vần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.

Đối với văn bản đến không thuộc diện đăng kí tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kí hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Đăng kí văn bản đến

Văn bản đến được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.

Đăng kí văn bản đến bằng sổ được thực hiện như sau:

Lập sổ đăng kí văn bản đến: tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng kí cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất 2 loại sổ sau:

• Sổ đăng kí văn bản đến (dùng để đăng kí tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật)
• Sổ đăng kí văn bản mật đến.

Đối với những cơ quan tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:

• Sổ đăng kí văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.
• Sổ đăng kí văn bản đến của các cơ quan tổ chức khác.
• Sổ đăng kí văn bản mật đến.

Đối với những cơ quan tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì vẫn lập sổ đăng kí chi tiết hơn, theo dõi một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng kí văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều hơn thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng kí đơn, thư riêng, trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng kí văn bản đến để đăng kí. Đối với những cơ quan tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng kí yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Đăng kí văn bản đến

Đăng kí văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản. Việc đăng kí (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Khi đăng kí văn bản cần bảo đảm rõ ràng, chính xác không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ cụm từ không thông dụng.

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản đến

Sau khi đăng kí, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết).

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng.

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào số đăng kí văn bản đến, sổ đăng kí đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng kí riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.

Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau

Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận.

Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải kí nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu “thượng khẩn” và “hỏa tốc” (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng kí của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng kí bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax văn bản chuyển qua mạng.

Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng kí văn bản đến để chuyển giao văn bản.

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến.

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.

Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Giải quyết văn bản đến về khái niệm văn bản đến, nguyên tắc quản lý văn bản đến và quy trình giải quyết văn bản đến...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Giải quyết văn bản đến. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.