Tài liệu ôn tập môn quản trị học

Đề cương ôn tập môn Quản trị học

Tài liệu ôn tập môn quản trị học

Tài liệu ôn tập môn quản trị học tổng hợp một số câu hỏi tự luận môn Quản trị học dành cho các bạn sinh viên tham khảo nhằm ôn tập và củng cố kiến thức. Đây sẽ là đề cương ôn tập môn Quản trị hay dành cho các bạn ôn thi cuối kì, ôn thi hết môn học hiệu quả. Mời các bạn tham khảo.

Câu hỏi và đáp án môn Quản trị học
Các câu hỏi bài tập tình huống môn Quản trị học

Câu 1: Hãy Nêu và phân tích các khái niệm khác nhau về quản trị. Anh chị thích nhất là định nghĩa nào? Giải thích.

Quản trị là phương thức để thực hiện có hiệu quả mục tiêu của tổ chức bằng và thông qua những người khác. Phương thức đó được các nhà quản trị thực hiện qua các công việc hay còn gọi là các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra. Quản trị là những hoạt động cần thiết khi có nhiều người kết hợp với nhau trong 1 tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Quản trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm có thể đạt được một hiệu suất cao nhất nhằm hoàn thành những mục tiêu chung của tổ chức.
Quản trị là tiến hành làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng có hiệu quả nguồn lực có giới hạn. Giải thích định nghĩa một: định nghĩa này xác định rằng hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành một tổ chức. Nếu cá nhân chỉ sống, hoạt động một mình như Rôbinson trên hoang đảo, thì không có hoạt động quản trị. Khi có hai người quyết tâm kết hợp với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà chưa ai có kinh nghiệm khi sống và làm việc một mình. Trong sự kết hợp thành tổ chức, các hoạt động quản trị là hết sức cần thiết vì nếu không có nó, tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm như thế nào, hoặc sẽ làm lộn xộn, thay vì bước cùng một hướng thì mỗi người lại bước theo những hướng khác nhau.

Câu 2: Chứng minh quản trị vừa có tính khoa học, vừa có tính nghệ thuật. Theo các anh chị để nâng cao tính nghệ thuật trong Quản trị, các nhà quản trị cần phải lưu ý những vấn đề gì trong thực tiễn công tác quản trị.

Quản trị vừa có tính khoa học vừa có tính nghệ thuật. Khoa học ở chỗ nó nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức, tổng quát hoá các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết áp dụng cho mọi hình thức quản trị tương tự. Nó cũng giải thích các hiện tượng quản trị và đề xuất những lý thuyết cùng những kỹ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ và qua đó giúp các tổ chức thực hiện tốt mục tiêu.

Quản trị tập trung nghiên cứu các hoạt động quản trị thực chất, tức là những hoạt động quản trị có ý nghĩa duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động. Quản trị cung cấp các khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức năng như quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân viên, quản trị hành chánh, quản trị nhà nước…

Quản trị là một môn khoa học vì nó có đối tượng nghiên cứu cụ thể, có phương pháp phân tích, và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu. Quản trị học cũng là một khoa học liên ngành, vì nó sử dụng tri thức của nhiều ngành khoa học khác như kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, thống kê…

Quản trị vừa là một khoa học, nhưng sự thực hành quản trị là 1 nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lý thuyết quản trị, nhưng để có thể quản trị hữu hiệu, nhà quản trị phải biết linh hoạt vận dụng các lý thuyết vào những tình huống cụ thể.

Trong thực tiễn công tác quản trị, để nâng cao tính nghệ thuật nhà quản trị cần lưu ý đến:

Qui mô của tổ chức.
Đặc điểm ngành nghề.
Đặc điểm con người.
Đặc điểm môi trường.

Câu 3: Phân tích 10 vai trò của nhà quản trị trong hoạt động tổ chức. Tầm quan trọng này có thay đổi theo cấp bậc hay không? Trong bối cảnh hoạt động ngày nay chúng ta cần nhấn mạnh những vai trò nào?

* Phân tích 10 vai trò của nhà quản trị:

- Vai trò quan hệ với con người:

Vai trò đại diện (hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức): trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng và các đối tác.
Vai trò của người lãnh đạo: đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền như chỉ dẫn, ra lệnh, động viên, tạo ra những điều kiện thuận lợi để người dưới quyền thực hiện tốt công việc.
Vai trò liên lạc : phát huy các liên hệ, quan hệ, nhằm gắn liền cả bên trong lẫn bên ngoài (có thể sử dụng các phương tiện thư tín, điện đàm….)

- Vai trò thông tin:

Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay đe doạ đối với các hoạt động của tổ chức (đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người….để biết được diễn biến môi trường bên trong và bên ngoài).
Vai trò phổ biến tin (đối nội): thông tin được truyền đạt chính xác, đầy đủ (hoặc có thể được xử lý bởi người lãnh đạo) đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp.
Vai trò phát ngôn (đối ngoại): hiện thực hoá và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị hay các cơ quan, tổ chức bên ngoài. Mục tiêu là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.

- Vai trò quyết định:

Vai trò doanh nhân: xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức, khởi xướng các dự án mới về hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chấp nhận rủi ro.
Vai trò giải quyết xáo trộn: phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định, hoà giải các xung đột, mâu thuẫn nội bộ giữa các thuộc cấp.
Vai trò phân bổ tài nguyên: quyết định phân bổ và sử dụng các nguồn lực (tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang thiết bị hay con người) cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vai trò thương thuyết, đàm phán: thay mặt cơ quan trong các cuộc thương nghị về các hợp đồng kinh tế hoặc trong quan hệ với các đối tác và các tổ chức có liên quan.

Câu 4: Phân tích kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị? Ý nghĩa?

Ba kỹ năng của nhà quản trị: kỹ năng kỹ thuật, nhân sự, tư duy.

Kỹ năng kỹ thuật: (kỹ năng chuyên môn) nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi mà mình đang điều hành (hiểu biết về qui trình, nguyên tắc, kỹ thuật thực hiện công việc). Kỹ năng này giúp nhà quản trị thực hiện việc chỉ đạo, điều hành công việc, kiểm soát và đánh giá năng lực cấp dưới. Kỹ năng này phải trở thành một hoạt động thường xuyên liên tục, nhất quán của nhà quản trị. Vd: thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh tế, thiết kế máy móc…
Kỹ năng nhân sự: là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với người khác (cùng làm việc, động viên điều khiển con người và tập thể trong xí nghiệp dù đó là thuộc cấp, ngang cấp hay cấp trên) nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Các kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt hữu hiệu, quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác và động viên nhân viên dưới quyền.
Kỹ năng tư duy (nhận thức): tầm nhìn, tư duy có hệ thống, năng lực xét đoán, khả năng trong việc khái quát các mối quan hệ qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp, từ đó lập kế hoạch (đặc biệt là kế hoạch chiến lược) và tổ chức thực hiện.

Câu 5: Trình bày trường phái cổ điển về quản trị và rút ra những nhận xét về mặt ưu điểm và hạn chế

Các lý thuyết cổ điển là những lý thuyết quản trị đầu tiên, ra đời vào cuối thế kỉ 19 đầu thế kỉ 20. Thời điểm thịnh hành của nền công ngiệp đại cơ khí với sự điều hành doanh nghiệp của các kĩ sư. Với 3 lý thuyết chính: Quản trị kiểu thư lại, quản trị khoa học và quản trị hành chính:

1. Quản trị kiểu thư lại:

a. Đặc điểm:

Lý thuyết quản trị kiểu thư lại đưa ra một quy trình cách thức điều hành một tổ chức. Trọng tâm của lý thuyết này là toàn bộ tổ chức.
Hệ thống các nguyên tắc chính thức đối với các thành viên của tổ chức là sự tôn trọng triệt để các nguyên tắc đảm bảo tính đồng bộ các thủ tục qui trình hoạt động và duy trì sự ổn định của tổ chức.
Đảm bảo tính khách quan, đem lại sự công bằng cho tất cả các thành viên trong tổ chức, bởi nó không cho phép bất cứ cấp trên nào để những định kiến cá nhân ảnh hưởng đén việc đánh giá cấp dưới.
Phân công lao động hợp lý, phân chia nhiệm vụ thành những công việc cụ thể hơn, cho phép tổ chức có thể sử dụng để huấn luyện công việc và giao cho nhân viên thực hiện một cách hiệu quả hơn.
Cơ cấu hệ thống thứ bậc giúp kiểm soát hữu hiệu cấp dưới do xác định rõ rang vị trí của các nhà quản trị.
Cơ cấu quyền lực chi tiết xác định ai là người có quyền, đưa ra những quyết định quan trọng tại mọi cấp quản trị trong tổ chức.
Sự cam kết làm việc lâu dài đem lại sự an toàn cho nhân viên, giúp tích lũy kinh nghiệm và nâng cao khả năng chuyên môn, tổ chức cũng không bị xáo trộn về nhân sự
Tính hợp lý trong phân chia những mục tiêu chung thành những mục tiêu cụ thể. Do đó, nếu tất cả các bộ phận hoàn thành mục tiêu của mình thì mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện.

b. Ưu điểm:

Tính hiệu quả và ổn định của tổ chức.
Công việc của nhân viên trở nên đơn giản, kết quả công việc được tiêu chuẩn hóa về chất lượng và mức độ cần thiết để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.

c. Hạn chế:

Nguyên tắc cứng nhắc làm lãng phí thời gian và tiền bạc, không phù hợp với công nghệ cao, với sự thay đổi tính chất nhiệm vụ tổ chức và quy định thủ tục mới thường xuyên được đưa vào thử nghiệm.
Làm chậm tốc độ đưa ra quyết định, không quan tâm đến hiệu quả mà tập trung mọi nổ lực vào việc mở rộng và bảo vệ quyền lợi.

2. Quản trị khoa học

a. Đặc điểm

Phân chia công việc của mọi cá nhân thành nhiều thao tác đơn giản, áp dụng phương pháp tốt nhất một cách khoa học để thực hiện mọi thao tác này. Tuân theo nguyên tắc "có một phương pháp tốt nhất" để thực hiện công việc.
Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học, mỗi công nhân chuyên về một thao tác. Có hệ thống giám sát theo chức năng, hệ thống được thiết kế với các đốc công phụ trách một lĩnh vực chuyên môn nhất định.
Động lực thúc đẩy công nhân tuân theo mệnh lệnh của các nhà quản trị, sản xuất ngày càng nhiều sản phẩm là sử dụng biện pháp khuyến khích bằng cách trả lương theo mức độ hoàn thành công việc.
Trọng tâm của lý thuyết này là người thừa hành.

b. Ưu điểm

Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, cắt giảm hao phí thời gian, tiền bạc và sức lưc, làm ra sản phẩm nhanh và rẻ hơn.

c. Hạn chế

Phạm vi ứng dụng chỉ giới hạn trong tổ sản xuất cho đến phân xưởng
Tính nhân bản thấp, ít quan tâm đến khía cạnh con người
Quan niệm chưa đầy đủ về con người.

3. Quản trị hành chính

a. Đặc điểm

Định rõ các chức năng quản trị cơ bản như hoạch định, điều khiển, kiểm tra và áp dụng những nguyên tắc quản trị nhất định. Tiến trình quản trị cho phép làm giảm bớt những chức năng riêng lẻ và những nguyên tắc liên quan đến các chức năng đó.
Phân công lao động rõ ràng, sự chuyên môn hóa giúp người công nhân đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.
Hệ thống cấp bậc: Quyền lực của nhà quản trị gắn liền với nghĩa vụ, phạm vi quyền lực xuất phát từ ban lãnh đạo cấp cao xuống tới những người công nhân cấp thấp nhất trong tổ chức. Mỗi công nhân chỉ nhận được mệnh lệnh từ một cấp trên để tránh sự mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh gây khó khăn cho người thừa hành.
Công bằng: Các nhà quản trị cần đối xử công bằng và thân thiện đối với cấp dưới của mình.
Trọng tâm của lý thuyết này là nhà quản trị.

b. Ưu điểm

Xây dựng cơ cấu rõ ràng cũng như trách nhiệm và quyền hạn từ các nhà quản trị cấp cao đến các công nhân thấp nhất.
Các nguyên tắc luôn được đảm bảo để hoàn thành tốt mục tiêu chung của tổ chức

c. Nhược điểm