Tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức

Tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Dù hình thành cơ cấu mới hay hoàn thiện, đổi mới cơ cấu đang tồn tại, các nhà quản trị cũng sẽ cần thực hiện các bước cơ bản sau:

1. Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức nhằm xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu

Trên cơ sở phân tích chiến lược và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu với những câu hỏi cần phải trả lời:

- Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các công việc riêng biệt đến mức độ nào? Ở đây sẽ phải giải quyết mối quan hệ đối trọng giữa lợi thế làm tăng năng suất lao động, tạo điều kiện thuận lợi cho đào tạo với khả năng tạo ra sự trì trệ, ngăn cản sáng tạo của chuyên môn hóa cao. Quyết định về mức độ chuyên môn hóa sẽ ảnh hưởng đến việc xác định và phân loại danh mục hoạt động cần thực hiện trong tổ chức.

- Sẽ sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc thành các bộ phận của cơ cấu? Có thể lựa chọn giữa các mô hình tổ chức theo chức năng, theo sản phẩm, theo địa dư, theo khách hàng, theo quá trình, theo các bộ phận dịch vụ, theo đơn vị chiến lược, theo ma trận hay kết hợp một số mô hình kể trên.

- Sẽ sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức? Có thể lựa chọn giữa các mô hình tổ chức trực tuyến, trực tuyến – tham mưu, hay trực tuyến – chức năng.

- Sẽ lựa chọn tầm quản trị là bao nhiêu? Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến số lượng các cấp quản trị trong hệ thống thứ bậc.

- Thẩm quyền các quyết định nằm ở đâu? Điều này ảnh hưởng đến mối quan hệ tập trung và phân quyền giữa các cấp quản trị.

- Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nào? Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến mức độ phối hợp và việc lựa chọn các công cụ đảm bảo phối hợp các yếu tố bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với môi trường.

Những quyết định mang tính nguyên tắc trên sẽ cho phép xác định mô hình tổng quát của cơ cấu. Đó là cơ sở để xây dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức.

2. Chuyên môn hóa (hay phân chia công việc)

Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược. Quá trình chuyên môn hóa công việc được thực hiện theo 3 bước: Phân tích mục tiêu chiến lược; Phân tích chức năng hoạt động; Phân tích công việc. Quá trình phân tích sử dụng mô hình chuỗi giá trị (như sơ đồ sau).

Những câu hỏi cơ bản cần trả lời là:

+ Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động (chức năng) mang tính độc lập tương đối nào? Các chức năng đố có quan hệ với nhau như thế nào?

+ Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ nào? các nhiệm vụ đó có quan hệ với nhau như thế nào?

+ Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành những công việc nào? Các công việc đó có quan hệ với nhau như thế nào?

+ Mỗi công việc được tiến hành ở đâu?

+ Thời gian tiến hành mỗi công việc trong một chu kỳ hoạt động?

+ Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc.

3. Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu

Các bộ phận và phân hệ của cơ cấu được hình thành thông qua quá trình hợp nhóm các công việc. Trên cơ sở các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động, các mối quan hệ quyền hạn, tầm quản trị và mức độ phân quyền, trong giai đoạn này cần tiến hành những công việc cơ bản sau:

- Bộ phận hóa các công việc: Hợp nhóm các công việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận. xác định số người cần thiết trong các bộ phận.

- Hình thành cấp bậc quản trị căn cứ vào quyết định về tầm quản trị và tiêu chí hợp nhóm các bộ phận.

- Giao quyền hạn. Xác định ai có quyền quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức. Giao quyền hạn cần thiết cho những người đứng đầu các nhóm để tiến hành quản trị các hoạt động.

- Phối hợp. Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động của các bộ phận và cơ chế giám sát kết quả của sự phối hợp đó. Cụ thể hóa các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng.

4. Thể chế hóa cơ cấu tổ chức

Thể chế hóa rõ ràng cơ cấu tổ chức để mọi người có thể hiểu và làm cho nó trở nên có hiệu lực. Các công cụ để thể chế hóa cơ cấu tổ chức là sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiêu trên.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức về nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức nhằm xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu, chuyên môn hóa (hay phân chia công việc), xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.