Hoạch định tác nghiệp
Chúng tôi xin giới thiệu bài Hoạch định tác nghiệp được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.
Bài: Hoạch định tác nghiệp
Hoạch định tác nghiệp liên quan đến hoạt động hàng ngày của mọi tổ chức, đó là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành. Các quản trị viên cấp trung gian và cơ sở và toàn thể nhân viên của tổ chức giữ vai trò chủ chốt trong quá trình hoạch định tác nghiệp.
Hoạch định tác nghiệp là định ra một chuỗi các hoạt động quản trị liên quan tới việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của tổ chức như lập kế hoạch sản xuất, tổ chức khai thác các nguồn lực, chỉ dẫn cho các hoạt động và nhân sự để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được diễn ra một cách bình thường
Nhờ có hoạch định tác nghiệp mà doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra một cách liên tục, nhịp nhàng từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
Nội dung chủ yếu của hoạch định tác nghiệp là định ra chương trình hành động ngắn hạn, sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ đề hoàn thành các nhiệm vụ đã được đề ra.
Quá trình này thường bao gồm những nhiệm vụ sau:
- Triển khai ngân sách hàng năm đối với mỗi phòng ban, bộ phận, dự án…
- Lựa chọn những phương tiện cụ thể để thực hiện các chiến lược của tổ chức
Ra quyết định dựa trên các chương trình hành động nhằm cải tiến những hoạt động hiện tại
Các quản trị viên cấp dưới và nhân viên có thể sử dụng các kế hoạch tác nghiệp để thấy trước và phối hợp hành động với các bộ phận khác hay với các nhà cung cấp. Chẳng hạn, các nhân viên của công ty thương mại Thành Công có thể sử dụng các kế hoạch bán hàng tháng, quý để thiết lập lịch nhận hàng từ các nhà sản xuất.
Để hoạch định tác nghiệp, người ta có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như Lập ngân sách, tiến độ, phân tích điểm hòa vốn, quy hoạch tuyến tính, lý thuyết xếp hàng, lý thuyết xác suất, phân tích cận biên, mô phỏng...
Lập ngân quỹ: Đây là những kế hoạch bằng số được biểu thị bằng sự phân bổ các nguồn theo dự định. Mặc dù các kế hoạch có thể được lập ngân quỹ bằng việc sử dụng số giờ công, số giờ làm việc của máy móc, không gian nhà xưởng hay những nguồn khác được quy về lượng nhưng hầu hết các ngân quỹ đều được quy ra tiền. Ngân quỹ thiết lập nên phương hướng, là phương tiện để lập kế hoạch và rồi nó lại trở thành tiêu chuẩn để đo lường việc thực hiện trong thực tế
Trên thực tế có các loại ngân quỹ là:
+ Ngân quỹ tài chính: Ngân quỹ này nói rõ số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho một giai đoạn cụ thể và được lấy từ những nguồn nào, nó bao gồm bản kê khai thu nhập, bản kê khai lượng tiền mặt và bảng cân đối kế toán
+ Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho những hàng hóa và dịch vụ mà tổ chức dự kiến chi tiêu trong năm ngân sách. Những ngân quỹ hoạt động có thể bao gồm: ngân quỹ doanh thu (là ngân quỹ dự đoán số thu trong tương lai), ngân quỹ chi phí (là ngân quỹ liệt kê các hoạt động chính của đơn vị và lượng tiền phân bổ cho từng hoạt động đó), ngân quỹ lợi nhuận (là ngân quỹ tổng hợp của ngân quỹ doanh thu và ngân quỹ chi phí), ngân quỹ tiền mặt (là ngân quỹ dự tính tổ chức cần phải có bao nhiêu tiền mặt và phải cần bao nhiêu tiền nói chung để trang trải các chi phí), ngân quỹ đầu tư xây dựng cơ bản.
Các phương pháp lập ngân quỹ:
+ Lập ngân quỹ theo phương pháp gia tăng: Với phương pháp này người ta lập ngân quỹ cho tương lai dựa vào ngân quỹ đã được xác lập ở những thời kỳ đã qua và có thể có một số điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm tình hình của thời kỳ mới. Cách xác định ngân quỹ này có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện nhưng lại ít chú trọng đến trọng tâm, trọng điểm của từng thời kỳ và nhiều lãng phí, bất hợp lý tồn tại suốt một thời gian dài nhưng không được phát hiện
+ Lập ngân quỹ theo chương trình: Đây là phương pháp lập ngân quỹ cho các hoạt động cần thiết trong một chương trình cụ thể nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó. Như vậy, lập ngân quỹ theo kiểu này là phân bổ nguồn cho các hoạt động cụ thể chứ không phải cho các bộ phận như lập ngân quỹ gia tăng
Lập ngân quỹ từ zero: Phương pháp này do Texas Instruments khởi xướng, nhằm mục đích khắc phục những nhược điểm của kiểu lập ngân quỹ gia tăng. Theo cách này, ngân quỹ được lập từ không có gì, không tính tới quá khứ. Phương pháp lập ngân quỹ này có nhược điểm là mất thời gian lấy số liệu, phân tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều và tầm quan trọng của các quyết định trọn gói bị ảnh hưởng bởi những đánh giá chủ quan. Tuy nhiên, nó lại có ưu điểm là buộc người quản lý của từng đơn vị phải chia nhỏ hoạt động của đơn vị mình thành các quyết định trọn gói, các quyết định này được sắp xếp từ trên xuống dưới theo thứ tự ưu tiên nên nó tập trung và đem lại hiệu quả cao khi vận dụng
- Lập tiến độ: Là lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của chúng, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện. Để thiết lập kế hoạch có thể sử dụng sơ đồ Gantt, sơ đồ trách nhiệm hay sơ đồ mạng
Sơ đồ Gantt gồm hai cột: Cột ngang biểu thị thời gian và cột dọc biểu thị các công việc cần làm. Những thanh ngang chỉ thời hạn thực hiện công việc, thường được biểu thị bằng hai màu khác nhau để chỉ tiến độ theo kế hoạch và tiến độ theo thực tế. Sơ đồ Gantt tuy đơn giản nhưng lại là công cụ quan trọng cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ. Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, rất dễ nhìn và kiểm tra tiến độ thực hiện công việc
Sơ đồ trách nhiệm: Là biến tấu của sơ đồ Gantt. Trên cột dọc, thay vào việc liệt kê các công việc là liệt kê các nhân viên thực hiện công việc. Sơ đồ trách nhiệm cho phép dễ dàng nhận ra thời gian không tải, hay biết được công suất sử dụng của loại nguồn đó.
Loại sơ đồ này, thường được sử dụng trong các bộ phận, khoa, ban… ở các công sở, trường đại học, bệnh viện… để phân công nhiệm vụ cho các thành viên
Sơ đồ mạng: Là kỹ thuật lập tiến độ cho những dự án phức tạp gồm nhiều công việc khác nhau nhưng lại liên quan chặt chẽ với nhau sao cho có thể thực hiện trong thời gian ngắn nhất. Sơ đồ mạng, giống như một biểu đồ dòng chảy chỉ rõ thứ tự các công việc cần thiết để hoàn thành dự án, thời gian và chi phí liên quan tới mỗi công việc đó
Để xây dựng sơ đồ mạng, người ta tiến hành qua các bước:
- Liệt kê những công việc chủ yếu cần phải thực hiện để hoàn thành dự án. Mỗi công việc này lại có thể là một sơ đồ mạng nhỏ khác, bao gồm những công việc nhỏ hơn
- Thiết lập thứ tự thực hiện các công việc
- Vẽ biểu đồ thực hiện các công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc theo mối quan hệ của chúng với nhau
- Tính thời hạn thực hiện mỗi công việc
- Xác định đường găng - là đường nối liền các công việc găng (công việc xung yếu quyết định thời hạn thực hiện dự án) để biết cần phải tập trung các nguồn lực vào những công việc nào nhằm bảo đảm thực hiện chúng theo đúng tiến độ và đương nhiên là để hoàn thành dự án đúng thời hạn dự định
---------------------------------------
Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Hoạch định tác nghiệp về quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành...
Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Hoạch định tác nghiệp. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.
