Khái niệm, tác dụng của Benchmarking

Chúng tôi xin giới thiệu bài Khái niệm, tác dụng của Benchmarking được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Khái niệm

Thuật ngữ Benchmarking được dùng lần đầu tiên trong nghiên cứu của Melton khi giải nghĩa đó là việc “so sánh năng lực và kết quả mà sinh viên đạt được với mốc hay tiêu chuẩn nhất định” (Student Physician. 1957, trích trong từ điển New Oxford English Dictionary).

Trong lĩnh vực kinh doanh, thuật ngữ này bắt đầu được sử dụng cách đây hai thập kỉ khi tập đoàn Xeros trở thành doanh nghiệp đầu tiên ứng dụng nó để đánh giá và cải tiến hoạt động của mình. Xeros (1998, trích từ tác giả Jackson, 1975) miêu tả Benchmarking như: “Một quá trình tự đánh giá và hoàn thiện thông qua việc so sánh một cách hệ thống và kết hợp giữa thực tiễn và việc thực hiện với các đối thủ cạnh tranh để xác định các điểm mạnh và điểm yếu và học hỏi cách thích nghi và cải tiến khi có sự thay đổi về điều kiện”.

Một định nghĩa quan trọng khác về Benchmarking là của Robert Camp (1989) và Price (1994): “Benchmarking là quá trình tìm kiếm và áp dụng vào thực tế những sáng kiến tốt nhất với việc đưa ra những lí do áp dụng chúng để cải tiến quá trình sản xuất nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng”.

Tóm lại, Benchmarking là tiến hành so sánh các quá trình, sản phẩm với các quá trình, sản phẩm dẫn đầu/tốt hơn đã được công nhận.

So sánh chuẩn là cách thức cải tiến chất lượng một cách có hệ thống, có trọng điểm bằng cách tìm hiểu xem người khác làm điều đó như thế nào mà đạt kết quả tốt hơn mình, sau đó áp dụng vào tổ chức của mình.

2. Tác dụng của Benchmarking

- Phân tích vị thế cạnh tranh của chính mình so với đối thủ.

- Xác định các mục tiêu và thiết lập thứ tự ưu tiên cho việc chuẩn bị các kế hoạch nhằm đạt lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

- Thông qua việc so sánh quá trình với những quá trình dẫn đầu đã được công nhận, tổ chức có thể học hỏi kinh nghiệm của đối thủ, tìm cơ hội cải tiến chất lượng.

3. Các dạng Benchmarking

a/ Dựa vào đối tượng để lập chuẩn so sánh, benchmarking được chia thành các dạng sau:

1/ Benchmarking đối với sản phẩm

Đây là việc so sánh cả về mặt định lượng và định tính như: chi phí, khái niệm, những ưu - nhược điểm trong thiết kế, sự cân bằng giữa các yếu tố khác nhau để tạo sự hoà hợp trong thiết kế của sản phẩm và dịch vụ với các đối thủ cạnh tranh. Qua việc so sánh này sẽ xác định được các hoạt động cải tiến, đôi khi sẽ dẫn đến việc thiết kế lại sản phẩm và dịch vụ.

Benchmarking đối với sản phẩm là 1 quá trình thiết lập những thông tin liên quan đến sản phẩm của mình và sản phẩm tương tự của đối thủ cạnh tranh, và quá trình này vẽ ra 1 bức tranh thể hiện vị trí giữa chúng ta và đối thủ: chúng ta đang bị tụt lại phía sau, ngang hàng hay ở phía trước đối thủ? Nếu chúng ta ở vị trí dẫn đầu, điều này giúp chúng ta có được các lợi thế trên thị trường. Ngược lại, cần xác định được khoảng cách và tìm các giải pháp khắc phục. Tiến trình này giúp chúng ta xác định được một lộ trình cho sản phẩm một cách rõ ràng.

2/ Benchmarking đối với hiệu quả hoạt động

Đây là quá trình so sánh các chỉ tiêu năng suất – hiệu quả của doanh nghiệp một cách tổng thể hay một hoạt động hoặc quá trình. Những chỉ tiêu so sánh liên quan đến sự thỏa mãn khách hàng, hiệu quả nguồn lực, xác định các phạm vi cải tiến, các vấn đề cần đổi mới. Việc so sánh này sẽ là một trong những yếu tố đầu vào để lập chiến lược kinh doanh.

Benchmarking đối với hiệu quả hoạt động là một tập hợp các thông tin về hiệu quả hoạt động và so sánh với các tổ chức thích hợp. Quá trình này trả lời cho câu hỏi “Tiêu chuẩn so sánh nào là quan trọng nhất, và chúng ta đang ở vị trí nào, khi so sánh với các tổ chức khác trong ngành và trong các ngành tương tự?” Khi thực hiện Benchamarking hiệu quả hoạt động, lý tưởng nhất là nên thực hiện lại sau mỗi 2-3 năm, như vậy, quá trình được kiểm soát hiệu quả hơn.

3/ Benchmarking quá trình

Benchmarking quá trình thường được thực hiện sau khi đã thực hiện Benchmarking hiệu quả hoạt động nhằm xác định các thay đổi nào cần thực hiện trong quy trình để cải thiện hiệu quả hoạt động.

Đây là quá trình so sánh các hoạt động thực tiễn, thủ tục, hiệu quả với một đối tượng được chọn để thực hiện so sánh riêng biệt và thực hiện nghiên cứu 1 quá trình hoạt động của 1 tổ chức trong 1 giai đoạn. So sánh quá trình có thể dẫn đến việc thiết kế lại các quá trình mới. Việc làm này giúp trả lời câu hỏi “Hoạt động thực tiễn nào là tốt nhất đối với vấn đề này, tổ chức thực hiện tốt nhất ở đâu và chúng ta học hỏi gì ở họ?”. Dạng Benchmarking này mang lại lợi ích trong ngắn hạn, thường được áp dụng để cải tiến các quy trình then chốt nhằm mang lại lợi ích nhanh chóng.

4/ Benchmarking chức năng

Phương pháp này được thực hiện bằng cách so sánh các quá trình của tổ chức với những quá trình tương tự trong cùng ngành. Phương pháp này tìm kiếm những tưởng mới đã thành công trong các lĩnh vực tương đương và do đối tác không có sự cạnh tranh trực tiếp nên họ sẵn sàng trao đổi thông tin. Tuy nhiên, hình thức Benchmarking này tốn nhiều thời gian và khó chuyển đổi các thông tin thu thập được thành giải pháp cho tổ chức của mình do nguồn thông tin đến từ nhiều lĩnh vực và văn hoá khác nhau. Việc tiến hành Benchmarking trên các đối tác không phải là đối thủ cũng tạo cơ hội cho tổ chức vượt qua các đối thủ cạnh tranh của mình.

5/ Benchmarking chiến lược

Bằng cách khảo sát các chiến lược dài hạn và các cách tiếp cận của những tổ chức thành công trong thời gian gần đây, Benchmarking chiến lược đưa tới những ý tưởng mới trong phát triển doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh đưa ra các định hướng cho doanh nghiệp để đảm bảo việc thu hút khách hàng và các nhà đầu tư.

Benchmarking chiến lược bao gồm việc xem xét và cân nhắc các vấn đề ở cấp độ cao như năng lực cốt lõi, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới, tăng cường khả năng thích ứng với sự biến đổi của môi trường bên ngoài. Kết quả sự thay đổi của dạng Benchmarking này có thể khó thực hiện và phải mất một thời gian dài để cụ thể hoá. Mục đích của dạng Benchmarking này là vạch lại những chiến lược kinh doanh không phù hợp.

Benchmarking chiến lược nên bắt đầu từ nhu cầu và sự mong đợi của khách hàng: thực hiện khảo sát và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, sau đó xác định khoảng cách giữa biểu hiện của công ty và tiêu chuẩn của khách hàng.

Để đảm bảo có sự liên kết về phương hướng của chiến lược trong Benchmarking, đồng thời giảm khả năng dự án cải tiến là, giảm hiệu quả của dự án khác, ứng cử viên cho việc Benchmarking thường là đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Tuy nhiên, có một vấn đề rất khó là phải thuyết phục được đối tượng Benchmark thảo luận về chiến lược của mình

b/ Theo phạm vi thực hiện, Benchmarking có các dạng sau

* Benchmarking nội bộ

Trong một tổ chức, có nơi đạt hiệu quả cao, có nơi không đạt hiệu quả, benchmarking nội bộ quan sát các mức hiệu quả của các bộ phận và chỉ ra các phương pháp thực hành của những bộ phận đạt hiệu quả cao nhất để những bộ phận khác học tập theo.

Lợi ích của Benchmarking nội bộ là ít tốn kém chi phí, dễ dàng thu thập thông tin, các dự liệu được chuẩn hóa thường có sẵn, ít tốn thời gian và nguồn lực. Hơn nữa, việc ứng dụng các cải tiến dễ dàng hơn khi ứng dụng từ bộ phận này sang bộ phận khác trong cùng một tổ chức, mục tiêu có vẻ thực tế hơn khi đâu đó trong công ty đã có bộ phận thành công. Benchmarking nội bộ còn khuyến khích nhân viên đưa ra các sáng kiến cải tiến vì họ có thể được thưởng vì những ý tưởng xuất sắc. Và cuối cùng, Benchmarking nội bộ là quá trình hỗ trợ cho quá trình cải tiến liên tục.

Tuy nhiên, thực hiện benchmarking nội bộ ít khi đưa ra các cải tiến mang tính đột phá như khi ta thực hiện benchmarking từ bên ngoài.

Để có hiệu quả trong việc thực hiện Benchmarking nội bộ, công ty cần thiết kế một quá trình đẩy mạnh việc chia sẻ ý tưởng. Sau đây là 4 bước đơn giản để bắt đầu thực hiện Benchmarking nội bộ:

- Xác định quá trình cần Benchmark.

- Tổ chức các nỗ lực thực hiện Benchmarking.

- Xếp thứ tự ưu tiên các ý tưởng mà các nhóm nghĩ ra và hướng họ vào các dự án với các giới hạn thời gian và chấp nhận thực hiện phương pháp thực hành tốt nhất.

- Thực hiện và bắt đầu đo lường các lợi ích mang lại từ những cái tiến.

* Benchmarking cạnh tranh

Là quá trình phân tích các tổ chức là đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp xem xét vị trí của mình với các đặc trưng của những sản phẩm hay dịch vụ chủ chốt. Thông thường, dạng benchmarking này được thực hiện như là một phần của quá trình học hỏi hợp tác giữa một số lượng lớn các tổ chức và được thực hiện với sự tham gia của nghiệp đoàn kinh doanh hoặc 1 tổ chức thứ ba để đảm bảo tính bảo mật thông tin.

Benchmarking cạnh tranh dùng để đánh giá cấp độ hiệu quả trong các lĩnh vực then chốt hoặc so sánh các hoạt động với các tổ chức cùng cấp, cùng ngành và tìm cách rút ngắn, xóa bỏ các khoảng cách giữa tổ chức của mình với các đối thủ.

Ưu điểm của phương pháp này là thông tin thu thập được rất chi tiết để thực hiện được các so sánh, điều này giúp chúng ta quyết định được chúng ta sẽ đặt mục tiêu ở cấp độ nào và tạo ra sự thay đổi, các thông tin do được thu thập từ các đối thủ cùng ngành nên có thể dùng để cải tiến được ngay. Và vì tất cả các tổ chức tham gia đều thu được lợi ích nên họ sẽ cung cấp thông tin có giá trị để có thể học hỏi và tạo ra những giá trị thật sự trong quá trình học hỏi này.

Tuy nhiên, đây cũng là một nhược điểm của phương pháp này: các tổ chức tham gia Benchmarking do e ngại các đối thủ kinh doanh, không sẵn lòng chia sẻ các bí quyết kinh doanh nên có thể đưa các thông tin sai lệch. Trong trường hợp này, chúng ta phải dựa vào nguồn thông tin thứ cấp và dĩ nhiên nguồn dữ liệu này không có giá trị cao bằng khi ta đối chiếu và so sánh trực tiếp.

Khác với benchmarking nội bộ, dạng Benchmarking cạnh tranh là cơ hội để tố chức có những ý tưởng để đưa ra các cải tiến đột phá vì có thể học hỏi cách làm việc hiệu quả từ các tổ chức khác.

* Benchmarking các tổ chức tốt nhất trong ngành (Best in Industry)

Phương pháp này tập trung vào tổ chức dẫn đầu cùng ngành, tìm hiểu xem tổ chức này đã thực hiện những việc gì tốt hơn, học hỏi để thu ngắn khoảng cách, trong đó sự trao đổi thông tin là quan trọng.

Các tổ chức có thể thực hiện Benchmarking các tổ chức dẫn đầu ngành ở các lĩnh vực như: học hỏi về tiếp thị từ Procter and Gamble, tinh thần đồng đội của Nissan, quản trị nhân sự của Hewlett Packard, dịch vụ khách hàng của BA..

* Benchmarking theo tiêu chuẩn thế giới (World-class Benchmarking)

Không cần biết tổ chức của chúng ta có cùng lĩnh vực của tổ chức ta muốn Benchmark hay không, phương pháp này so sánh và học hỏi từ các quá trình tương tự để đạt các tiêu chuẩn tốt nhất trên thế giới.

Phương pháp này có nhược điểm là mất nhiều thời gian chuẩn bị và thực hiện, thông tin thu thập được khó áp dụng cho tổ chức do nguồn thông tin đến từ các công ty khác nhau, có thể không phù hợp với tổ chức của mình.

Tuy nhiên, ưu điểm nổi bật của Benchmarking theo tiêu chuẩn thế giới là chúng ta có thể có những ý tưởng cải tiến độc đáo từ việc học hỏi từ các tổ chức hàng đầu thế giới.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Khái niệm, tác dụng của Benchmarking về khá niệm, đặc điểm và tác dụng của Benchmarkting và các dạng của nó...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Khái niệm, tác dụng của Benchmarking. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.