Phương pháp lập ngân sách dự án

Chúng tôi xin giới thiệu bài Phương pháp lập ngân sách dự án được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Dự toán ngân sách từ trên xuống

Việc dự toán ngân sách từ trên xuống dựa trên kinh nghiệm của quản trị cấp cao và cấp trung gian, và những dữ liệu sẵn có trong quá khứ của các dự án tương tự. Những nhà quản trị ước lượng chi phí cho toàn bộ dự án cũng như các chi phí của các hạng mục nhỏ thuộc dự án. Việc dự toán chi phí này sau đó được đưa xuống cấp quản lý thấp hơn, những người sẽ tiếp tục phân tích chi phí cho các nhiệm vụ cụ thể và các gói công việc nhỏ hơn. Quá trình này tiếp tục cho đến cấp thấp nhất.

Căn cứ vào số liệu và kinh nghiệm quá khứ, chi phí của các khoản mục sẽ chiếm một tỷ lệ % nhất định trong tổng thể.

Bảng 4.1. Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống

Quá trình lập ngân sách diễn ra song song cùng quá trình lên kế hoạch tổng thể được miêu tả ở trên. Ngân sách, cũng như dự án, sẽ được chia thành những chi tiết nhỏ hơn kế tiếp nhau, bắt đầu từ cấp cao nhất cho đến cấp thấp nhất.

Ưu điểm: Tổng ngân sách có thể được dự tính khá chính xác. Do tỷ lệ % phân bố của các khoản mục/bộ phận theo tổng thể là ổn định, nên ngân sách được dự tính tương đối ổn định và chính xác, chẳng có bộ phận chi phí nào bị bỏ quên. Mặt khác nhà quản trị cấp trên cũng muốn dùng ngân sách như một công cụ để kiểm soát tổ chức. Các chi phí thì lại không chính xác lắm. Trong nhiều trường hợp, cấp dưới cảm thấy ngân sách xác định cho họ không đủ để thực hiện các công việc được giao. Lúc này, nhà quản trị cấp trên phải có định hướng rõ ràng đối với vấn đề chi phí bị dự toán dưới mức yêu cầu. Mặt khác, phương pháp này không khuyến khích được sự hợp tác và hiểu biết giữa các cấp quản trị thấp.

Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng. Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị.

2. Dự toán ngân sách từ dưới lên

Việc dự toán chi phí trực tiếp cho các công việc được thực hiện bởi những nhà quản trị cấp thấp. Cần tính toán các yêu cầu về nguồn lực như lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và ngày công đối với các công việc nhỏ, rồi cộng dồn lên cho các công việc lớn hơn, theo cơ cấu phân chia công việc WBS. Sự phân tích này được chuyển đổi tương đương sang con số cụ thể bằng tiền.

Những khác biệt về quan điểm cần phải được giải quyết bằng các cuộc tranh luận giữa các cấp quản trị. Giám đốc dự án và các chuyên gia chịu trách nhiệm về chuyên môn phải cùng bàn bạc để đưa ra được dự toán ngân sách chính xác. Sau khi chuyên gia xác định được chi phí trực tiếp của các công việc, nhà quản trị dự án sẽ thêm vào một số các chi phí gián tiếp như chi phí quản lý chung và hành chính, chi phí dự phòng dự án, và lợi nhuận định mức mà tổ chức yêu cầu.

Quá trình lập ngân sách từ dưới lên được trình bày trong bảng sau:

Bảng 4.2. Quá trình lập ngân sách từ dưới lên

Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên thường là chính xác hơn đối với các nhiệm vụ nhỏ nhưng có mức độ quan trọng cao. Tuy nhiên phương pháp này có vẻ phức tạp và khó đưa ra được một danh sách hoàn hảo chi phí cho các công việc phải làm so với phương pháp từ trên xuống.

Ưu điểm: Là chúng kết hợp được với kiểu quản lý tham gia. Cá nhân gắn bó với công việc nhiều hơn thì có khả năng sẽ đưa ra được những tính toán chính xác về nhu cầu nguồn lực hơn những lãnh đạo cấp cao của họ và những người mà không liên quan nhiều lắm đến công việc. Thêm vào đó, sự tham gia trực tiếp của nhà quản trị cấp thấp vào việc chuẩn bị ngân sách cho thấy họ sẽ tự nguyện chấp nhận các công việc cần thực hiện. Sự tham gia vào quá trình này cũng là một kỹ thuật huấn luyện đào tạo, giúp những nhà quản trị cấp dưới có cơ hội và kinh nghiệm hoạch định ngân sách cũng như là kiến thức tác nghiệp cần có để xác định ngân sách.

Nhược điểm: Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt được. Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới.

Dự tính ngân sách từ trên xuống phổ biến hơn so với từ dưới lên. Các nhà quản trị cấp trên không mấy tin tưởng vào dự toán ngân sách lập từ dưới lên. Vì nhìn chung, cấp dưới thường muốn nói quá lên nhu cầu nguồn lực mà họ cần vì lo ngại rằng cấp trên sẽ cắt giảm bớt ngân sách, và có sự cạnh tranh về tài chính giữa các nhà quản trị cấp dưới do họ đều muốn giành đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của họ.

3. Dự toán ngân sách kết hợp

Thông thường, các nhà quản trị cấp thấp, để bảo vệ sự thành công trong công việc của họ, thường đưa ra một dự toán cao hơn cho các công việc mà họ phải cam kết thực hiện. Trong khi đó các nhà quản trị cấp cao, do nguồn lực và tài chính hạn hẹp, muốn phân chia theo cách mà họ cho là công bằng hoặc theo hướng tiết kiệm chi phí. Vì vậy có sự khác biệt khá lớn giữa ngân sách lập từ dưới lên và ngân sách lập từ trên xuống. Trên thực tế, có thể người ta phải sử dụng phương pháp hỗn hợp, kết hợp đàm phán nội bộ giữa các cấp quản trị về ngân sách dự án cho từng hạng mục công việc.

Quy trình thực tế để xây dựng ngân sách dự án kết hợp cả hai chiến lược trên xuống và dưới lên là một quá trình thẳng thắn, cởi mở, minh bạch. Dự toán ngân sách phác thảo đầu tiên có thể là từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Trên cơ sở ngân sách phác thảo, quá trình đàm phán diễn ra giữa các cấp quản trị để cuối cùng đạt được một dự toán ngân sách phù hợp với yêu cầu và điều kiện của cả hai bên.

Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn. Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như: khả năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc được ưu tiên cao, công việc không được ưu tiên... làm cơ sở cho các cấp lập dự toán ngân sách chính xác. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.

Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.

Nhược điểm: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn.

4. Dự toán ngân sách theo dự án

Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án.

- Các bước thực hiện:

Dự tính chi phí cho từng công việc dự án.

Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.

Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án.

5. Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

Lập ngân sách theo khoản mục: Thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng vì bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Theo phương pháp này, việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.

* Dự toán ngân sách theo công việc: Ngân sách theo công việc có thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách công việc và được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc để lập dự toán chi phí.

Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc. Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau:

Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc.

Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.

Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian.

Bước 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó.

* Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:

Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc.

Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc.

Bước 5. Tính toán chi phí thực hiện công việc

* Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau:

Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc.

Bước 4. Tính toán chi phí thực hiện công việc.

Xác định tổng dự toán: Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau:

Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc.

Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền công ngoài giờ và các khoản chi phí khác). Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháp hợp lý.

Tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Phương pháp lập ngân sách dự án về đặc điểm của dự toán ngân sách từ trên xuống, ngân sách từ dưới lên, ngân sách kết hợp, dự toán ngân sách theo dự án, dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Phương pháp lập ngân sách dự án. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.