Thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

Enquiry letter là gì? Thư hỏi hàng (enquiry - trong thương mại thường có tên là thư hỏi hàng) chính là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua. Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.

Các lá thư này thường được viết dựa theo một quảng cáo mà chúng ta nhìn thấy trên báo, tạp chí, website, thư quảng cáo, một chương trình thương mại trên truyền hình khi chúng ta quan tâm đến việc mua một sản phẩm, sử dụng một dịch vụ nhưng muốn có thêm thông tin trước khi quyết định.

Dưới đây là các mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh cơ bản, cấu trúc thư hỏi hàng và những mẫu câu sử dụng trong thư hỏi hàng tiếng Anh mà VnDoc.com đã tổng hợp.

I. Cấu trúc và mẫu câu dùng trong thư hỏi hàng

1. Yêu cầu trong cách viết thư enquiry:

-ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi

- đặt tên công ty lên trên đầu thư (hoặc dùng tiêu đề thư in sẵn (letterhead) của công ty bạn) sau đó là địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới. Sau đó, bạn để trống 2 dòng rồi ghi phần ngày tháng. Phần này cũng có thể đặt lệch về bên phải.

2. Cấu trúc mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

Một lá thư/ email tiếng Anh hỏi hàng gồm 3 phần cơ bản:

- Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Nêu lên vì sao mình biết đến người nhận (qua báo chí, hoặc tivi, ...) và giới thiệu về công ty mình (điểm nổi bật của công ty).

- Thân (Body): Đề cập đến thông tin mình muốn hỏi (sản phẩm mẫu, số lương, báo giá, điều kiện hợp đồng...)

- Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Nhấn mạnh vào việc muốn được báo giá sớm và có thể hợp tác kí hợp đồng.

2.1. Phần Mở đầu: Dear Sir or Madam hoặc To Whom It May Concern

- American English thường dùng To Whom It May Concern. British English thì hdùng Dear Sir or Madam

Gợi nhắc vấn đề: Lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp sản phẩm hoặc sản phẩm đó. Bạn có thể dùng các mẫu câu:

• I am replying to your advertisement in….
• With reference to your advertisement (ad) in...
• We are interested in … you advertised in … of last week’s issue.
• Your advertisement (Your article in the paper...) on... has come to our attention.
• We were impressed by the … that were displayed on your stand at this year’s … Exhibition.
• Regarding your advertisement (ad) in ...
• I have seen one of your safes in the office of a local firm and they passed on your address to me.

Hoặc:

• We were advised by … of…(TCCI) that you are producing …
• The name of your firm was given to us/ were recommended to us by …, who have been regular buyers (purchasers/customers) of your products for some years.
• We have been informed by …, with whom we have had business relations for quite a long time.

Giới thiệu khái quát về công ty bạn. Giới thiệu rõ ràng, dứt khoát công ty của bạn trong vài câu để tạo ấn tượng tốt với đối tác. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc câu sau:

• We would like to take this opportunity of introducing ourselves as one of the ...
• We are a .... Company/ Corporation which specializes in ....
• At present, we are in the market for .....
• We are manufacturer of .... We are looking for/ seeking for ....

2.2. Phần Thân: Diễn tả mục đích chính của thư

Để hỏi thông tin về chất liệu, hàng mẫu hay khuôn mẫu của sản phẩm. Các bạn hãy thử tham khảo các mẫu câu viết email sau đây :

• Would/ Could you please send me a leaflets/ ....
• Will you please send me a copy of your catalogue and price list of ....., together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective customers .
• Please send me a copy of your current catalogue. I am particularly interested in safes suitable for a small office.

Yêu cầu thêm thông tin: Khi bạn muốn hỏi thêm về bảng giá sỉ lẻ, phương thức thanh toán. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

• I would also like to know ...
• Could you tell me whether ...
• Please would you send me as up-to-date price list, quoting your most competitive prices for your building materials.
• We intend to place a substantial order and would like therefore like to know what quantity discount you allow.

2.3. Phần kết thúc: Thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận và cảm ơn cuối thư.

• We hope to hear from you in the near future.
• If the price quoted are competitive and the quality up to standard, we will order on a regular basic.
• If you can offer to the concession we have asked for, we will place a substantial order.
• Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover. We would therefore need your assurance that you could meet all delivery date.
• If the product is satisfactory we will place further orders with you in the future.
• Provided you can offer favorable quotations and guarantee delivery within four weeks from receipt of order, we will place regular orders with you

Chữ ký: Yours faithfully - (very formal as you do not know the person to whom you are writing)

3. Tổng hợp các mẫu câu tiếng Anh cơ bản trong cách hỏi hàng bằng tiếng Anh

4. Lưu ý khi viết mail hỏi hàng bằng tiếng Anh

- Các bạn cần để ý lời văn phải dễ hiểu, thể hiện đủ ý không dài dòng

- Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho một công ty mà bạn chưa từng giao dịch trước đây.

-Lưu ý đặc biệt về việc đóng gói hàng hóa, giá cả, phương thức vận tải, lưu ý đặc biệt về hàng nếu có

- Sự hứa hẹn sẽ trở thành khách hàng của nhà cũng cấp để được giá tốt nhất.

- Khi viết Mail hỏi hàng bằng tiếng Việt thì bạn cũng cần để ý những thông tin tương tự

II. Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

1. Mẫu email hỏi hàng bằng Anh số 1

To,

Jackson Brothers.

3487 23rd Street

New York, NY 120009

September 23, 2010.

Dear Kenneth,

With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.

If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.

Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.

Yours Sincerely

Max A. Webster.

(Marketing Manager)

2. Mẫu thư hỏi hàng tiếng Anh số 2

From:

Robert Lake

1327 Euclid Avenue

Guadalupe, CA 93434

January 11, 2011

To:

Samurai Industry

3645 John Daniel Drive

Jefferson City, MO 65101

Dear Sir

RE: Business Inquiry

I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.

I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.

I would be extremely delighted if you could furnish me with more information on the type of design, colour and functionality based on my budget of $250.00. I would like to know the availability of product MD3940 as advertised on your leaflet.

I look forward to hearing from you on my enquiry soon.

Yours sincerely,

Robert Lake

3. Mẫu thư tín hỏi hàng bằng tiếng Anh số 3

Dear Mr/ Ms,

I'm Thuy Lien, I am Purchasing staff at META.vn jtc. I am very interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor. We want to buy bulk wool Gabardines. Please show me more information as below:

The Kinds Of Commodity: Cataloge, Picture, sample

The Best Pire For 2 Container 20DC

The next time you can delivery goods earliest

The Certificate Of Original ( C/0)

Any Information about goods I can reviewed !

We are looking for the best new From You. I Think If You Have the best Price We Will be the Partner for long time!

Yours faithfully

4. Mẫu thư hỏi giá bằng tiếng Anh số 4

Dear Mr/ Ms,

We were advised by one of our Board members that you are a major book publisher in Ha Noi and that you have published a series of comic books named/ tittle "...".

We are a leading publisher and distributor of educational books in Vietnam and have been a distributor of educational books for a number of major overseas and domestics publishers since...

Backed by our expericence and distribution network, we do believe that we are able to create a successful marketfor your lastest series in Vietnam.

Could you send us your latest catalogue and current price list as well as term of business?

I am looking forward to your early reply.

Your faithfully,

Trên đây là Hướng dẫn cách viết Email/ Thư tín hỏi hàng trong tiếng Anh. Mời bạn đọc tham khảo thêm nhiều tài liệu ôn tập Tiếng Anh cơ bản khác như: Tài liệu luyện kỹ năng Tiếng Anh cơ bản, Ôn tập Ngữ pháp Tiếng Anh, Luyện thi Tiếng Anh trực tuyến,... được cập nhật liên tục trên VnDoc.com.