Chuẩn bị năng lực đàm phán

Chuẩn bị năng lực đàm phán được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán

Muốn trở thành nhà đàm phán giỏi, có năng lực trên bàn đàm phán cần phải:

* Chuẩn bị về kiến thức:

Chuyên gia đàm phán cần có kiến thức và khả năng toàn diện, chuyên gia đàm phán giỏi đồng thời phải là:

+ Nhà thương mại (trong nước và quốc tế).

+ Luật gia.

+ Nhà ngoại giao.

+ Nhà tâm lý.

Giỏi ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh), có khả năng sử dụng máy vi tính, mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho công việc đàm phán.

- Có kiến thức về văn hóa (có hiểu biết về văn hóa dân tộc mình và đối tác).

- Kiến thức về soạn thảo văn bản, hợp đồng.

Đặc biệt, phải có kiến thức chuyên môn: phương châm đặt ra là đàm phán về lĩnh vực nào thì phải có chuyên gia thuộc lĩnh vực chuyên môn ấy...

* Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý:

Chuyên gia đàm phán cần có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ và hành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chế cảm xúc, không tự ti, không tự kiêu.

* Chuẩn bị các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ:

Nên trang bị cho mỗi chuyên gia đàm phán (đi đàm phán ngoài trụ sở của doanh nghiệp) một laptop và huấn luyện cho họ sử dụng laptop thành thạo để vừa có thể minh họa các buổi thuyết trình sinh động, rõ ràng, thuyết phục hơn, vừa có thể dễ dàng liên lạc với trụ sở để chuyển và nhận thông tin. Đồng thời dùng laptop để soạn và in hợp đồng cho khách hàng ký ngay khi đạt được thỏa thuận.

* Có kỹ năng đàm phán tốt:

Có khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ý kiến của mình, trình bày vấn đề rõ ràng, khúc chiết, dùng từ chuẩn xác. Sử dụng tốt tiếng Mẹ đẻ và các ngoại ngữ thích hợp.

Có kỹ năng giao tiếp tốt, bao gồm những kỹ năng:

- Kỹ năng lắng nghe.

- Kỹ năng đặt câu hỏi.

- Kỹ năng diễn thuyết.

- Kỹ năng giao dịch bằng thư thương mại.

- Kỹ năng xã giao, lễ nghi thông thường (chào hỏi, trao nhận danh thiếp, gọi điện thoại…).

- Biết xác định đúng mục tiêu.

- Giỏi thỏa hiệp.

- Biết cách thuyết phục đối tác.

- Biết tạo thế cạnh tranh một cách công khai, công bằng, để cùng mở rộng lợi ích tổng thể.

Bên cạnh những tiêu chuẩn nêu trên, nhà đàm phán giỏi cần phải có những tố chất khác, như: có nhân cách tốt, có đầu óc tổ chức, tầm nhìn và tư duy chiến lược.

Tổ chức đoàn đàm phán

Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Nếu tiến hành đàm phán hợp đồng kinh doanh thương mại thì cần hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, thương mại, trong đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất – thường làm trưởng đoàn. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của ba loại chuyên gia nói trên là cơ sở rất quan trọng cho quá trình đàm phán, để đi đến kí kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia (hiện nay ở Việt Nam thường thiếu hoặc chuyên gia về pháp luật hoặc chuyên gia về kỹ thuật) thì tùy điều kiện của từng thương vụ, ta có thể chọn một trong các cách giải quyết sau:

- Thuê chuyên gia bên ngoài.

- Nghiên cứu sau.

Nhân sự cho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán. Những người tham gia đoàn đàm phán chia thành ba nhóm chính sau đây:

Thứ nhất, trưởng đoàn đàm phán là người lãnh đạo đoàn đàm phán. Đây là người rất quan trọng, người có vai trò quyết định đến thành công của cuộc đàm phán. Trưởng đoàn đàm phán là người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán. Người lãnh đạo chỉ huy tổ chức đàm phán. Họ phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán. Đó là người phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng phó các tình huống trong đàm phán. Có trách nhiệm phân công các thành viên của đoàn vào các công việc trực tiếp hoặc gián tiếp trong đàm phán.

Trưởng đoàn đàm phán phải đạt được những tiêu chuẩn sau đây:

- Có khả năng ra quyết định đúng đắn, kịp thời, kể cả trong điều kiện căng thẳng, khó khăn.

- Có khả năng tổng hợp ý kiến, sắp xếp lại theo một logic hợp lý, có sức thuyết phục.

- Tính khí điềm đạm, không hấp tấp, nóng vội trong đàm phán.

- Có tính năng động, linh hoạt để có thể ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra.

- Có khả năng thu phục nhân tâm - có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình.

- Có tài phân biệt thật, giả, đúng, sai.

- Bên cạnh đó người trưởng đoàn đàm phán phải là người chiếm được lòng tin của cấp trên, được cấp trên cho toàn quyền phát biểu trong đàm phán với đối tác. Thêm vào đó cũng cần chọn một trưởng phòng đoàn đàm phán có khả năng giao tiếp tốt, am hiểu về văn hóa của đối tác, chiếm được cảm tình của phía đối tác.

Xét về lâu dài, để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích hợp, nhằm chuẩn bị nguồn nhân lực phục vụ cho đàm phán với đầy đủ các tiêu chuẩn nêu trên.

Thứ hai, các chuyên gia tham gia đoàn đàm phán. Đây là những người có vị trí hết sức quan trọng. Có thể nói họ là những trợ thủ đắc lực của chủ thể đàm phán. Trong những cuộc đàm phán quan trọng, đội ngũ chuyên môn gồm nhiều chuyên gia kinh tế, chuyên gia pháp luật, chuyên gia kỹ thuật - công nghệ. Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm này là:

- Bằng kiến thức chuyên môn của mình tham gia từng phần việc có liên quan. Họ phải theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác.

Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm phán. Đặc biệt theo dõi chiến lược và sách lược của tất cả các bên đàm phán.

- Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có thể để kiến nghị với trưởng đoàn đàm phán.

- Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hoặc luận giải làm rõ vấn đề khi cần thiết.

Theo dõi và đánh giá các đề nghị được đưa ra trong quá trình đàm phán, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa ra các kết luận cuối cùng.

Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán. Nhóm này có thể từ 1 đến 3 người. Họ giúp tất cả các công việc sự vụ cho đoàn đàm phán như:

- Lo các điều kiện phục vụ đàm phán;

- Ghi chép lại tất cả các vấn đề bàn luận;

- Ghi chép lại các kết luận;

- Chỉnh sửa văn bản thỏa thuận;

- Thu thập và lưu trữ tất cả các tư liệu, tài liệu của cuộc đàm phán.

Chuẩn bị thời gian và địa điểm

- Chuẩn bị thời gian

Phần lớn phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên, trên cơ sở tính toán sự khác biệt múi giờ giữa hai nước cũng như sự thuận tiện cho các bên. Trong thương mại, thời gian hết sức quý báu, nên trước khi đàm phán, hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể, cẩn thận hơn nên lập cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong.

- Chuẩn bị địa điểm

Quan điểm chung là địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lí thoải mái và tiện nghi, phù hợp cho cả hai bên.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Chuẩn bị năng lực đàm phán về đặc điểm chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian và địa điểm...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Chuẩn bị năng lực đàm phán. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.