Phân loại văn bản

Chúng tôi xin giới thiệu bài Phân loại văn bản được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Sự ra đời của một loại văn bản nói chung bị chi phối bởi nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp như mục đích giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phương tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, trong tài liệu này tác giả xin phân loại văn bản thành 2 nhóm văn bản lớn đó là văn bản được phân theo tính chất quyền lực Nhà nước (gọi chung là văn bản quản lý hành chính Nhà nước) và văn bản không mang tính quyền lực nhà nước. Trong tài liệu này, tác giả xin đi sâu tìm hiểu về các loại văn bản quản lý hành chính Nhà Nước.

Văn bản không mang tính quyền lực Nhà nước: Đây là nhóm văn bản lớn, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Loại văn bản này rất đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách soạn thảo. Đặc điểm chung của văn bản này là không mang tính quyền lực Nhà nước tức là khi ban hành chúng chủ thể đều không nhân danh Nhà Nước.

Văn bản quản lý hành chính Nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý Nhà nước giữa các cơ quan Nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyền lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm

Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Phân loại văn bản quản lý hành chính Nhà nước

Việc phân loại giúp cho người soạn thảo lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình vì mỗi loại có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước bao gồm:

• Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
• Văn bản quản lý hành chính
• Văn bản chuyên môn và kỹ thuật

1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại điều 1 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 đã được sửa đổi bổ sung năm 2015

"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản quy định nguyên tắc, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật; trách nhiệm của các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật.".

Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Văn bản luật và văn bản dưới luật

Văn bản luật: Do Quốc hội thông qua và ban hành, bao gồm: Hiến pháp, Luật (bộ luật).

- Hiến pháp (HP)

Là Luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều về chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, đối nội, đối ngoại, quyền và nghĩa vụ công dân cũng như các nguyên tắc tổ chức hoạt động của bộ máy NN từ trung ương đến địa phương.

Là văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất

Thẩm quyền: do Quốc hội ban hành

- Luật (Lt)

Là văn bản quan trọng có hiệu lực pháp lý cao sau Hiến pháp để cụ thể hóa nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp, cụ thể hoá một số vấn đề được Hiến pháp giao. Luật bao giờ cũng phải phù hợp với Hiến pháp.

Luật do Quốc hội ban hành. Nó có tính cố định nên không thể sửa đổi, bổ sung. (Luật doanh nghiệp, dân sự, hình sự, lao động…)

Văn bản dưới luật: Là những văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức luật định. Văn bản dưới luật có hiệu lực pháp lý thấp hơn các văn bản luật và không được trái với hiến pháp, với luật.

- Pháp lệnh (PL)

Là hình thức văn bản dưới Luật, do UBTVQH ban hành căn cứ vào Hiến pháp, các Luật, Nghị quyết của Quốc hội và các nhiệm vụ quyền hạn được Quốc hội giao. Pháp lệnh là văn bản có giá trị pháp lý cao sau Luật (sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội nâng lên thành Luật).

Pháp lệnh có thể sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện. Nó do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành.

- Lệnh (L)

Là hình thức văn bản dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chủ tịch nước đã được Hiến pháp quy định.

Lệnh do Chủ tịch nước ban hành.

- Nghị quyết (NQ)

Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ thông qua các dự án, kế hoạch và ngân sách Nhà nước, phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thể hoá các chương trình hoạt động của Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý Nhà nước.

Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ và Hội đồng nhân dân các cấp ban hành.

Nghị quyết liên tịch do thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung ương ban hành.

Nghị định (NĐ)

Là văn bản quy định chi tiết thi hành Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh và Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Lệnh và Quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước ở cấp TW; quy định những vấn đề cấp thiết chưa được xây dựng thành Luật hoặc Pháp lệnh.

Nghị định do Chính phủ ban hành.

Đây là hình thức văn bản chủ đạo và quan trọng nhất của Chính phủ.

Quyết định (QĐ)

Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền, điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng CP, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của cơ quan ngang bộ, UBND các cấp.

Quyết định do Chủ tịch nước, Thủ tướng CP, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của cơ quan ngang bộ, UBND các cấp ban hành.

- Chỉ thị (CT)

Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan có thẩm quyền phụ trách. (Chỉ thị về công tác phòng, chống lụt bão)

Chỉ thị không đề ra chính sách mới hoặc quy định mới.

Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban hành.

Thông tư (TT)

Là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị cao hơn như Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.

Thông tư do Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của các cơ quan ngang bộ ban hành.

Thông tư liên tịch (TTLT)

2. Văn bản quản lý hành chính

Là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của các cơ quan, đơn vị. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia làm 2 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Văn bản hành chính cá biệt (hay còn gọi là văn bản):

Áp dụng quy phạm pháp luật chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do cơ quan tổ chức Nhà nước ban hành theo đúng chức năng, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Văn bản này có đặc điểm sau

Do những cơ quan có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành và được đảm bảo thực hiện, cưỡng chế.

Đưa ra quy tắc xử sự riêng biệt một lần đối với cá nhân, tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định.

Hợp pháp, dựa trên những quy phạm pháp luật cụ thể và phù hợp với thực tế.

Mang tính chất bổ sung mà nếu thiếu nó thì nhiều quy phạm pháp luật không thể thực hiện được.

Có tính chất đơn phương và bắt buộc thi hành ngay. Nó được thể hiện ở chỗ cơ quan có thẩm quyền tự mình, do mình quyết định vấn đề.

Văn bản hành chính cá biệt gồm quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt ví dụ:

Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ hưu, điều động cán bộ, công chức;

Quyết định phê duyệt dự án, Chỉ thị về phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt và những văn bản cá biệt khác.

Văn bản hành chính thông thường

Là những loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc giải quyết những công việc cụ thể cũng như phản ánh tình hình giao dịch của các cơ quan, Nhà nước hay đơn vị kinh tế sử dụng trong các hoạt động thường ngày của mình.

Văn bản hành chính thông thường có tên loại

- Báo cáo (BC)

Là loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đạt được trong hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương, biện pháp mới thích hợp.

Báo cáo định kỳ, bất thường, chuyên đề, hội nghị… (Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ 6 tháng đầu năm).

Biên bản (BB)

Là loại văn bản ghi lại các ý kiến và kết luận trong các cuộc họp và hội nghị hoặc ghi chép về một sự việc, một hoạt động diễn ra trong một thời gian nhất định. Người làm biên bản phải ghi chép ngay tại chỗ sự việc diễn ra với đầy đủ chi tiết của nó mà không được quyền bình luận, thêm bớt, phải hết sức tôn trọng sự thực.

- Tờ trình (TTr)

Là văn bản của cấp dưới trình lên cấp trên để đề xuất với cấp trên phê chuẩn về một chủ trương, một chế độ, một đề án tổ chức, một số tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chính sách.

Trường đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp đề nghị Bộ Công thương cấp bổ sung kinh phí xây dựng cơ bản cho trường.

- Thông cáo (TC)

Là hình thức văn bản của cơ quan Nhà nước cao nhất dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại.

Ví dụ: Thông cáo của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội công bố với nhân dân về chuẩn bị kỳ họp mới của Quốc hội hoặc diễn biến hàng ngày của một kỳ họp Quốc hội.

- Thông báo (TB)

Là hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan dùng để thông tin cho các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện. Thông báo chỉ có giá trị thông tin là chính.

Thông báo chuyển địa điểm, Tuyển sinh, Nghỉ lễ…

Chương trình (CTr)

Là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.

Ví dụ: Chương trình công tác năm, quý, tháng của cơ quan.

Kế hoạch công tác (KH)

Là hình thức văn bản trình bày có hệ thống, dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc một công việc của một cơ quan trong một thời gian nhất định.

Đề án (ĐA)

Là hình thức văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến về một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt.

Ví dụ: Đề án sắp xếp lại tổ chức, biên chế; đề án tổ chức ngành.

Phương án (PA)

Là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó.

Ví dụ: Phương án sơ tán và bảo vệ người và tài sản khi xảy ra bão lụt.

Công điện (CĐ)

Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường hợp cần kíp.

Hợp đồng (HĐ)

Là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan với nhau hoặc cơ quan với cá nhân về một việc nào đó; trong đó quy định cụ thể quyền lợi và nghĩa vụ các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện cũng như các biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng hợp đồng. Hợp đồng phải do đại diện các bên tham gia cùng ký.

Ví dụ: Hợp đồng mua bán điện, vận chuyển hàng hóa, thuê nhà…

Giấy chứng nhận (CN)

Là hình thức văn bản dùng để cấp cho một cá nhân hoặc một cơ quan để xác nhận một sự việc nào đó là có thực.

Ví dụ: Chứng nhận thời gian công tác, chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự.

Giấy giới thiệu (GT)

Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức đi liên hệ giao dịch công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, viên chức.

Giấy nghỉ phép (NP)

Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được nghỉ phép xa nơi công tác thì dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường trong thời gian nghỉ phép.

Giấy đi đường (ĐĐ)

Là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác. Giấy đi đường không có tác dụng liên hệ công tác.

Giấy mời (GM)

Là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó.

Ví dụ: Mời họp, mời tham gia đề tài nghiên cứu khoa học v.v..

Phiếu gửi (PG)

Là hình thức văn bản kèm theo văn bản gửi đi. Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Phiếu gửi chỉ có tác dụng làm bằng chứng để gửi văn bản đi.

Văn bản hành chính thông thường không có tên loại

Công văn

Là loại văn bản hành chính thông thường không có tên loại, chỉ mang tính chất trao đổi thông tin như loại thư từ bình thường, nhưng đây là loại trao đổi mang tính chất cơ quan công quyền để giải quyết các công việc chung của cơ quan, tổ chức do Nhà nước thành lập.

Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính này.

3. Văn bản chuyên môn và kỹ thuật

Văn bản chuyên môn: Là loại văn bản do cơ quan Nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy Nhà nước ví dụ như hóa đơn tài chính của Bộ tài chính; Bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của Bộ Giáo dục – đào tạo; Bệnh án của Bộ Y tế…...

Văn bản kỹ thuật: Loại văn bản này mang tính đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngoài những thành phần chỉ áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặc thù cho từng loại. Kỹ thuật trình bày cũng vậy. Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo quy định của cơ quan ban hành văn bản và không được thay đổi về thể thức, kỹ thuật trình bày của chúng. Ví dụ: Trong ngành Xây dựng, Khoa học công nghệ, các cơ quan Khoa học kỹ thuật, Đồ án, Bản vẽ, Thiết kế thi công, Bản quy trình công nghệ...

Thẩm quyền ban hành: Văn bản chuyên môn và kỹ thuật thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật

Sự ra đời của một loại văn bản nói chung bị chi phối bởi nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp, sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, trong tài liệu này tác giả xin tập trung tìm hiểu sâu hơn về văn bản hành chính thông thường.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Phân loại văn bản về văn bản chuyên môn và kỹ thuật và văn bản quản lý hành chính, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Phân loại văn bản. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.