Quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản

Quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản bao gồm những quy tắc cơ bản nhất đối với những người thực hiện công việc viết lách hay văn phòng, học sinh, sinh viên và bất kỳ ai thường xuyên soạn thảo văn bản.

Tài liệu thiết kế bài bản và dễ hiểu, cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng dấu câu, khoảng cách và viết hoa đúng chuẩn, giúp nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp của văn bản. Mời các bạn đọc bài viết dưới đây để nắm vững các quy tắc cơ bản trong soạn thảo văn bản, từ đó tạo ra những văn bản rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp.

1. Dấu chấm

- Mô tả: Dấu chấm.

- Mẫu: text._Text (dấu _ là dấu cách)

- Quy tắc viết dấu chấm: Khi viết hoặc soạn thảo, dấu chấm nằm ở cuối câu, sát vào chữ cuối cùng của câu, có khoảng cách trước khi có một câu (từ) mới

- Ví dụ: VnDoc.com là website tải tài liệu miễn phí.

- Ngoại lê: Trong một số trường hợp, sau dấu chấm không có khoảng cách trống như tên domain (tên miền), ...

VD: VnDoc.com

2. Dấu phẩy và dấu chấm phẩy

- Mô tả: Dấu phẩy, và dấu chấm phẩy;

- Mẫu: Text,_ text và text;_text

- Quy tắc viết dấu phẩy và dấu chấm phẩy: Khi tiến hành soạn thảo văn bản có nhu cầu sử dụng dấu phẩy và dấu chấm phẩy thì cần chú ý khoảng cách các dấu chỉ có ở bên phải không có ở bên trái các dấu.

- Ví dụ: VnDoc.com, download.com.vn

3. Dấu hai chấm

- Mô tả: Dấu hai chấm:

- Mẫu: text:_Text

- Quy tắc viết dấu hai chấm: Trong văn bản khi sử dụng dấu hai chấm cần chú ý sử dụng đúng mục đích cũng như liệt kê, hay trích dẫn trực tiếp, cụ thể hóa câu nói sau đó.

- Ví dụ: Bao gồm: nhân viên, phòng ốc, bàn ghế, trang thiết bị,…

… nói rằng: “Trang VnDoc.com là website tải tài liệu miễn phí tốt nhất”…

4. Dấu chấm than

- Mô tả: Dấu chấm than!

- Mẫu: text!_Text

- Quy tắc viết dấu chấm than: Sử dụng dấu chấm than thì theo sau đó phải là chữ viết hoa và bắt đầu một câu mới.

- Ví dụ: Sử dụng tài liệu trên VnDoc.com rất tốt!

5. Dấu chấm hỏi

- Mô tả: Dấu chấm hỏi?

- Mẫu: text?_Text

- Quy tắc viết dấu chấm hỏi: Khi viết dấu chấm hỏi cũng cần lưu ý, chữ theo sau dâu chấm hỏi cũng phải bắt đầu bằng một câu mới và viết hoa, tương đồng với dấu chấm than.

- Ví dụ: VnDoc.com tải tài liệu có nhanh không?

6. Dấu ngoặc kép giữa câu và ngoặc kép cuối đoạn hay cuối câu.

- Mô tả: Dấu ngoặc kép “…”

- Mẫu: text_ “text”_text

text_ “tex,t”_text

text_ “text.”_text

- Quy tắc viết dấu ngoặc kép: Tùy thuộc vào từng trường hợp, dấu ngoặc kép ở giữa câu, cuối đoạn hay cuối câu đều không có khoảng cách sát bên trong ngoặc. Dấu ngoặc kép sát với chữ cần đóng dấu và cách những chữ bên cạnh đó.

- Ví dụ: VnDoc.com ứng dụng “miễn phí” tải tài liệu,...

VnDoc.com… đem lại sự “tiện dụng,” và vô cùng hữu ích….

…. bao gồm “tỉ mỉ.” Tóm lại…

7. Dấu ngoặc đơn giữa câu và ngoặc đơn cuối đoạn hay cuối câu.

- Mô tả: Dầu ngoặc đơn (…)

- Mẫu: text_(text)_text

text_(text,)_text

text_(text.)_text

- Quy tắc viết dấu ngoặc đơn: Đối với tất cả những trường hợp dấu ngoặc đơn giữa câu, cuối đoạn hay cuối câu đều không có khoảng cách sát bên trong dấu ngoặc, chỉ có khoảng cách giữa các từ bên ngoài dấu ngoặc.

- Ví dụ: VnDoc.com là một tên miền được nhiều người biết đến….

…bạn có thể tải (download,) và cài đặt nhanh chóng….

…con vật cuối cùng là con voi (elephant). Xung quanh còn rất nhiều những loài thực vật khác…

8. Chữ hoa

Quy tắc viết chữ hoa: Thông thường đối với việc viết hoa sẽ có những quy tắc riêng, để viết đúng quy chuẩn bạn nên ứng dụng các quy tắc như sau:

Viết hoa vì phép đặt câu:

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.

Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người

+ Tên người Việt Nam:

• Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,...
• Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,...

+ Tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt

• Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông,...
• Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin,...

Viết hoa tên cơ quan, tổ chức

- Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Ban Chỉ đạo Trung ương về phòng, chống tham nhũng, tiêu cực Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...

+ Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,...

- Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

+ Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam.

Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...

+ Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.

Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

Viết hóa tên địa lý Việt Nam

+ Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,...

+ Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,...

+ Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.

+ Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm,...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Cầu Giấy,...

Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, vịnh Hạ Long,...

+ Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi.

Đối với tên địa lý chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc,...

- Tên địa lý nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt

+ Tên địa lý được phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Tân Cương, Pháp, Mỹ,...

+ Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm b khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,...

Các trường hợp viết hoa khác

- Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.

- Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng.

Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,...

- Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.

Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...

- Danh từ chung đã riêng hóa

+ Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),...

+ Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.

Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,...

+ Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.

Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,...

+ Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Ví dụ:

++ Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.

++ Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.

- Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm

+ Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi.

Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,...

+ Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.

Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán.

+ Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số.

Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,...

- Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó.

Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,...

- Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo.

Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,...