Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới

Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Đây là kênh giao tiếp trong đó luồng thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp hơn.

Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị của tổ chức còn phải giao tiếp với nhân viên nhằm:

• Kiểm tra việc thực hiện các quyết định;
• Đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người tốt việc tốt;
• Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công việc;
• Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ.

Các phong cách lãnh đạo của cấp trên

Phong cách lãnh đạo độc đoán:

Nhà quản trị có phong cách lãnh đạo độc đoán là người độc đoán và dễ trở thành quan liêu. Đặc điểm của phong cách lãnh đạo này là:

Nhà quản trị không lắng nghe ý kiến và khai thác trí tuệ tập thể. Chỉ dựa vào sự hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân để ra quyết định.

Mệnh lệnh đưa ra bắt cấp dưới phải tuân theo triệt để.

Luôn kiểm tra chặt chẽ mọi hành động của cấp dưới bảo đảm đạt mục tiêu.

Phong cách độc đoán trong một số trường hợp có ưu điểm là có thể giải quyết nhanh chóng được công việc, đạt mục tiêu đã định. Phù hợp với những tập thể thiếu kỷ luật, không tự giác, trì trệ, đòi hỏi phải chấn chỉnh nhanh chóng hoặc khi một tập thể đã rơi vào những điều kiện hoạt động phức tạp và nguy hiểm đến mức phải thi hành những giải pháp cưỡng bức cấp bách để lập lại trật tự bình thường đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tập thể. Tuy nhiên, nó có thể làm triệt tiêu sự sáng tạo của mọi người trong tổ chức.

Phong cách lãnh đạo dân chủ:

Phong cách lãnh đạo này có đặc điểm:

Nhà quản trị đề cao sự đóng góp của tập thể nên trước khi ra quyết định thường tham khảo ý kiến tập thể. Để tập thể bàn bạc, xây dựng các phương án để lựa chọn phương án tối ưu hoặc ra quyết định.

Đối với các vấn đề quan trọng nhà quản trị bao giờ cũng trưng cầu ý kiến của các thành viên và đề xuất của cấp dưới, cho họ chọn cách làm.

Các chỉ thị, mệnh lệnh đề ra mang tính dân chủ, tôn trọng người chấp hành nên được tập thể tiếp nhận vui vẻ và chấp hành nghiêm chỉnh.

Nhà quản trị có phong cách lãnh đạo dân chủ có khả năng tập hợp quần chúng, biết tạo ra những điều kiện thuận lợi để phát huy tính chủ động sáng tạo của nhân viên và cấp dưới và làm cho họ hài lòng đối với công việc được giao.

Không nên sử dụng tác phong dân chủ ở những đơn vị thiếu ý thức tổ chức kỷ luật, không tự giác hoặc khi phải đưa ra quyết định gấp có tính chất hành chính và cũng không được thỏa hiệp vô nguyên tắc, trở thành người theo đuôi quần chúng.

Phong cách tự do: Người lãnh đạo theo phong cách này thường ít câu nệ vào hình thức làm việc mà luôn phát hiện ra các vấn đề mới để tổ chức thực hiện thành công nó. Muốn có phong cách này thì người lãnh đạo phải có bề dày về công tác chuyên môn và kinh nghiệm, có quan hệ rộng rãi với môi trường, có động cơ làm việc và tỉnh táo trong việc giải quyết mọi tình huống.

Phong cách hỗn hợp: Là phong cách kết hợp có hiệu quả cả hai phong cách ở trên tuỳ theo từng trường hợp. Nếu phải ra quyết định gấp và không quan trọng thì có thể sử dụng phong cách độc đoán. Những quyết định quan trọng vượt quá tầm kiểm soát của mình hoặc do thiếu thông tin hoặc liên quan đến nhiều người cần phải chọn phong cách dân chủ để khai thác kiến tập thể và được sự đồng lòng nhất trí của mọi người thì sẽ động viên được tập thể chấp hành nghiêm chỉnh.

Một số phong cách làm việc xấu:

Phong cách “tiểu nhân” là phong cách làm việc của người lãnh đạo chỉ chăm chú đến lợi ích cá nhân, họ ủng hộ ai đem lại lợi ích cho họ chứ không cần người giỏi mà không đem lại lợi ích cho cá nhân mình. Họ giao việc cho cấp dưới nhưng lại tìm cách gây cản trở để cấp dưới không thực hiện được, rồi lấy đó để trù úm cấp dưới. Họ ghen ghét tài năng cấp dưới, buộc mọi người phải nhất nhất phục tùng và “tôn thờ” họ

Phong cách “sản xuất nhỏ” là phong cách làm việc của người lãnh đạo nhiệt tình nhưng không vững về chuyên môn, họ tổ chức hội họp rất nhiều, thích phô trương hình thức, ưa bắt chước nhưng không có cơ sở về tri thức khoa học nên chỉ đạo doanh nghiệp rất thất thường làm mệt mỏi cấp dưới.

Phong cách “con buôn” là phong cách làm việc theo kiểu móc ngoặc. Người lãnh đạo có phong cách làm việc kiểu này thường thích giao việc hay quan hệ với con người theo kiểu “có đi, có lại”, theo kiểu mặc cả buôn bán quyền lợi, bất kể nguyên tắc và đạo lý. Người có phong cách này, ít nhiều đều mang theo mình dáng dấp của phong cách “tiểu nhân”.

Phong cách “quân phiệt” là phong cách làm việc của các giám đốc hãnh diện, họ cho họ là “cha mẹ” của cấp dưới, mặc sức tung hoành. Lãnh đạo cưỡng bức một cách rất cực đoan, họ tập trung xung quanh họ các phần tử cơ hội để làm phiền hà những người ngay thẳng, tự trọng. Họ tận dụng nhiệm kỳ công tác của mình để làm giàu cá nhân, thanh toán ân oán với mọi người trong tầm khống chế của họ.

Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp

Các cuộc họp là điều thường xuyên diễn ra trong hoạt động của nhà quản lý. Cuộc họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Thông thường, nhà lãnh đao,̣ quản lý dành từ 30 - 50% thời gian vào các cuộc họp và khoảng ½ số thời gian đó là họ phải thực hiện vai trò chủ trì các cuộc họp. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng càng trở nên kém hiệu quả và mất thời gian, tiền của. Song kết quả cuộc họp phụ thuộc rất lớn vào vai trò của người chủ trì cuộc họp.

Năng lực chủ trì cuộc họp là năng lực quan trọng của người lãnh đạo, đòi hỏi người lãnh đạo phải chịu khó học hỏi, rèn luyện và trải qua kinh nghiệm trong hoạt động thực tế. Do vậy, người lãnh đạo điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về tổ chức một cuộc họp thành công.

Kỹ năng ra quyết định

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm của chủ thể quản trị, nhằm định ra mục tiêu chương trình, tính chất hoạt động của người hoặc cấp phải thực hiện quyết định đó để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của đối tượng quản trị và việc phân tích thông tin về hiện trạng của hệ thống.

Quyết định quản trị là sản phẩm lao động trí óc của nhà quản trị nhằm giải quyết một vấn đề được xác định. Vì vậy, quyết định chỉ có thể có khi xuất hiện vấn đề và ra quyết định chính là hành vi mang tính trách nhiệm cá nhân của nhà quản trị nhằm giải quyết vấn đề.

Quyết định quản trị phản ánh một lựa chọn của nhà quản trị đối với các phương pháp (có thể thay thế nhau) được dự kiến nhằm giải quyết một vấn đề đã được nhận diện.

Mỗi quyết định quản trị nhằm để trả lời một hoặc một số câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Ai làm và làm như thế nào? Trả lời câu hỏi làm gì, khi nào làm và làm cái đó trong bao lâu là những quyết định kế hoạch. Ví dụ: tổ chức trong năm tới cần đạt mục tiêu nào? Để đạt mục tiêu đó tổ chức cần thực hiện những nhiệm vụ nào?… Trả lời câu hỏi ai làm? Thường là những quyết định tổ chức. Ví dụ như để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, hệ thống quản trị và hệ thống sản xuất cần được sắp xếp ra sao? Trả lời câu hỏi làm như thế nào thường là những quyết định kế hoạch và lãnh đạo. Đây là những quyết định lựa chọn công nghệ, kỹ thuật, phương pháp và quy trình của tổ chức.

Ra quyết định là tiến trình xác định các vấn đề hay cơ hội và giải quyết chúng. Một cách cụ thể, ra quyết định là một tiến trình bắt đầu với việc nhận dạng và chuẩn đoán vấn đề, sau đó lựa chọn một giải pháp để giải quyết vấn đề và kết thúc với việc theo dõi, kiểm soát và đánh giá việc thực thi quyết định.

Một quyết định đúng đắn và kịp thời sẽ đem lại hiệu quả, niềm tin, sự ổn định và phát triển; ngược lại quyết định sai hoặc không đúng lúc sẽ gây ra những thiệt hại lớn, mất lòng tin và kìm hãm sự phát triển.

Những quyết định thiếu suy nghĩ là kết quả của thái độ thiếu trách nhiệm, của bệnh quan liêu; những quyết định sai là do trình độ hạn chế hoặc do thiếu đạo đức công tác.

Kỹ năng phân công lao động

Theo các chuyên gia quản trị, việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết định 50% thành công trong công việc, 50% thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào sự nỗ lực của người được giao nhiệm vụ. Ngược lại, nếu “không đặt đúng người” và “không giao đúng việc” thì 99% là công việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí và niềm tin sẽ bị sụt giảm. Nói cách khác, việc phân công lao động đúng người đúng việc sẽ tạo được hiệu quả cao trong công việc. Làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”? Làm thế nào để người được giao việc luôn phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu công việc được giao? Để giải quyết vấn đề này, đòi hỏi người lãnh đạo phải nắm chắc kỹ năng phân công lao động để dù chỉ nắm trong tay một vài nhân viên hay điều hành cả hệ thống phức tạp thì để có thể quản lý một cách tốt nhất.

Kỹ năng ủy quyền

Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt.

Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một công cụ quản lý sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Sự ủy quyền thể hiện dưới hai hình thức:

• Ủy quyền chính thức: Qua sơ đồ cấu tạo bộ máy (mỗi bộ phận có những chức năng và quyền hạn rõ ràng).
• Ủy quyền không chính thức: Qua sự tín nhiệm cá nhân (Giám đốc ký quyết định ủy quyền cho cấp dưới được quyền hạn và trách nhiệm đó).

Khi ủy quyền cho cấp dưới, nhà lãnh đạo có điều kiện giải phóng bớt cho công việc cụ thể để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng và bao quát của tổ chức. Mặt khác tạo ra được môi trường rèn luyện cán bộ để từ đó chọn lọc đề bạt người xứng đáng vào vị trí quản lý cần thiết. Tuy vậy, cũng có những trở ngại khiến nhà quản lý nhiều khi không dám ủy quyền. Đó là:

• Không tin vào năng lực của cấp dưới và ôm đồm.
• Sợ bị cấp trên (đối với doanh nghiệp nhà nước) đánh giá và khiển trách vì sao nhãng trách nhiệm, sợ bị quy trách nhiệm về những sai lầm của cấp dưới.
• Sợ bị coi là thiên vị, phân biệt đối xử, ưu ái với người này, thiếu quan tâm với người khác.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới về đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người tốt việc tốt, đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công việc...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.