Khai thác và truyền đạt thông tin để hiểu biết lẫn nhau

Khai thác và truyền đạt thông tin để hiểu biết lẫn nhau được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

1. Nội dung bao gồm các công việc

+ Khai thác và truyền đạt thông tin;

+ Kiểm tra lại những gì đã chuẩn bị được;

+ Điều chỉnh lại kế hoạch (nếu cần).

Trong đó, khai thác thông tin đóng vai trò quan trọng, Jean - M.Hiltrop và Sheila Udall cho rằng: “Trong đàm phán, thông tin là sức mạnh. Bạn càng có nhiều thông tin từ đối tác càng tốt”. Cách khai thác thông tin tốt nhất là đặt câu hỏi. George Herbert (1953 - 1633) đã viết: “Nếu không hỏi bạn sẽ mất rất nhiều” (“Many things are lost for want of asking”). Vì vậy trong giai đoạn này bạn phải biết đặt những câu hỏi thích hợp cho đối tác. Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng các kỹ thuật khác, như “Chất bôi trơn”, so sánh, im lặng… để khai thác thông tin.

2. Mục đích của khai thác và truyền đạt thông tin

Thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi, nguyện vọng của đối tượng đàm phán cũng như cơ quan mà họ đại diện;

+ Làm sáng tỏ động cơ, mục đích của đối tượng đàm phán

+ Truyền đạt thông tin đã chuẩn bị cho sẵn theo kế hoạch;

+ Tạo cơ sở cho việc lập luận, kiểm tra tính đúng đắn của đối tượng nhằm sử dụng ở các giai đoạn đàm phán tiếp theo (nếu thấy cần thiết);

- Phân tích, kiểm tra lập trường, quan điểm của đối tượng đàm phán;

- Tùy theo khả năng mà xác định sơ bộ phương hướng hoạt động tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết định được đơn giản, dễ dàng;

Lựa chọn các phương pháp và phương tiện tối ưu để truyền đạt thông tin trong quá trình đàm phán. Bảo đảm tính hiệu quả và hợp lí của hệ thống thông tin cần truyền đạt tới đối tác.

Mục đích trên đây phải được quán triệt trong quá trình đàm phán để đảm bảo rằng thông tin được đầy đủ, chính xác và kịp thời.

3. Khai thác và truyền đạt thông tin

Thông báo những vấn đề cơ bản, có mục đích cho đối tượng đàm phán;

+ Đặt câu hỏi;

+ Nghe đối tượng đàm phán;

+ Quan sát và phân tích phản ứng theo quan điểm tâm lý học.

Việc truyền đạt thông tin và hơn thế nữa là việc đặt vấn đề đòi hỏi phải chuẩn bị, soạn thảo kỹ lưỡng có cân nhắc về nội dung và hình thức cụ thể.

Nghe và phân tích phản ứng của đối tượng đàm phán đòi hỏi chúng ta phải có khả năng nhạy bén, sự kiên trì, chú ý cao độ, lịch sự và tập trung tư tưởng. Điều hết sức cơ bản là không cho phép uy tín của chúng ta gây áp lực với đối tượng đàm phán. Ảnh hưởng của uy tín như vậy trong nhiều trường hợp là nguyên nhân chính dẫn đến việc đối tượng hoặc đồng nghiệp của chúng ta thông tin thiếu chính xác, không đầy đủ về những sự kiện và vấn đề quan trọng. Họ đơn giản cho rằng chúng ta đã biết thông tin, do đó việc thông báo chẳng có ý nghĩa và cần thiết gì cả. Hoặc thậm chí có trường hợp đối tượng công nhận uy tín của ta trong lĩnh vực bàn luận nên sợ chúng ta phát hiện thấy sai sót, trình độ kiến thức non nớt và khả năng kém cỏi trong thông báo của họ.

4. Để việc truyền đạt thông tin đạt kết quả cao cần phải áp dụng phương pháp và kỹ thuật sau

- Kỹ thuật đặt câu hỏi (câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi hùng biện, câu hỏi suy nghĩ, câu hỏi chuyển tiếp);

- Phương pháp nghe và thu tin tức, sự kiện (tập trung chú ý đến đề tài, đối tượng đàm phán);

- Kiến thức tâm lý học cá nhân và tâm lý học xã hội: Bất kỳ trường hợp, quan điểm nào đều có động cơ của nó. Cần đánh giá đúng mức vai trò của vô thức (linh cảm); Con người với tư cách là một tồn tại xã hội muốn thực hiện động cơ của mình; Thành kiến, định kiến là một hiện tượng phổ biến. Nên chú ý điều đó để phòng ngừa; Trong con người luôn luôn tồn tại yếu tố hợp lý ban đầu, vì vậy những động cơ thứ yếu cần phải thay thế một cách có ý thức bằng những hành động của hành vi.

5. Khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin

Thông thường chúng ta cho rằng truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ mới có mức độ chính xác cao. Sự nhầm lẫn này đã gây ra biết bao hậu quả nghiêm trọng, nên thực tế hiếm có trường hợp nào lý tưởng cả. Bất kỳ thông báo nào trong quá trình truyền đạt thông tin đều mất đi tính rõ ràng, toàn vẹn và cấu trúc hay nói khác là mất mát thông tin. Cần phải tính đến điều đó trong khi đàm phán.

Để hạn chế mất mát thông tin cần chú ý:

- Phối hợp các dạng câu hỏi khi giao tiếp, nên gọi tên đối tượng, điều này rất quan trọng làm cho đối tượng dễ chịu. Đừng làm giảm ý nghĩ của định kiến, thành kiến nếu chúng ta nhận thấy hoặc đoán thấy.

- Cần phải có giải thích đầy đủ hơn với những thông tin chuyên môn tương ứng, thường xuyên nhớ rằng ngôn ngữ nói có hạn chế, chưa hoàn thiện, chưa rõ ràng chưa chính xác và không có ai tri giác điều giải thích như chúng ta hiểu rõ.

- Truyền đạt thông tin cụ thể dưới dạng ngắn gọn nhất, còn việc giải thích có thể rộng hơn.

- Cần phải sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi và phương pháp truyền đạt thông tin cho phù hợp với động cơ và trình độ thạo tin tức của đối tượng.

+ Cố gắng chuyển từ độc thoại sang đối thoại.

+ Tạo điều kiện cho đối tượng trình bày sự hiểu biết của mình.

- Chớ quên rằng chúng ta không thích ai đó nói hàng tiếng đồng hồ, hoặc thường xuyên ngắt lời phát biểu của ta để nói ý kiến của mình.

- Làm cho đối tượng quan tâm đến mức cao nhất việc tiếp nhận thông tin của chúng ta.

- Kiểm tra chặt chẽ uy tín của mình trong giai đoạn truyền đạt thông tin. Cho phép đối tượng bĩnh tĩnh phát biểu ý kiến của mình.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Khai thác và truyền đạt thông tin để hiểu biết lẫn nhau về truyền đạt thông tin đạt kết quả cao cần phải áp dụng phương pháp và kỹ thuật, khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin, khai thác và truyền đạt thông tin, mục đích của khai thác và truyền đạt thông tin...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Khai thác và truyền đạt thông tin để hiểu biết lẫn nhau. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.