Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với người nước ngoài

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với người nước ngoài được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Giao tiếp với người Mỹ

Khi giao tiếp với người Mỹ để bàn việc hợp tác đầu tư hoặc kinh doanh trái ngược với chúng ta đôi khi còn “cao su” trong giờ giấc, người Mỹ đặc biệt coi trọng sự đúng giờ “Time is money”: Thời gian là tiền bạc”. Do đó, nếu trễ hẹn từ 5 phút trở đi sẽ làm người Mỹ khó chịu. Dù ta có xin lỗi vì lý do đặc biệt nào đó thì sự mở đầu vẫn bị kém phần hào hứng thậm chí buổi họp bị hủy bỏ. Do đó khi đã hẹn giờ làm việc với người Mỹ, chúng ta phải đặc biệt chú ý đến thật đúng giờ.

Người Mỹ rất quan tâm tới hình thức của phòng họp, phòng làm việc. Các phòng này thường được xếp đặt, bố trí rất thoáng, sang và sạch. Nhiều giám đốc thích treo những kỷ vật ở trên tường, đặc biệt là những tấm hình ghi lại cảnh ông ta hoặc bà ta tiếp xúc với các quan chức nhà nước trong không khí thân mật. Có được quan hệ tốt với lãnh đạo quốc gia là niềm tự hào của giám đốc vì đây chính là bằng chứng sống động nhất về uy tín và sức mạnh của công ty.

Ngoài ra, còn có ảnh chụp gia đình, cha mẹ, vợ chồng con cái. Họ rất tự hào về cha mẹ, vợ chồng và con cái của họ. Phần lớn những người có một gia đình hòa thuận là những người thành đạt. Vì vậy, ở vị trí người chủ nhà đón khách , chúng ta cần chuẩn bị nơi hội họp nghiêm túc, sạch sẽ và thông báo cho những ai có trong thành phần thành phần họp phải có mặt đúng giờ cùng những tài liệu cần thiết cho cuộc họp.

Bắt tay là cử chỉ thân thiện thông thường khi gặp mặt nhưng cần chú ý rằng chỉ khi người phụ nữ đã chìa tay ra mới được bắt tay họ. Người Mỹ ít bắt tay lúc từ biệt nên không cần quá chú ý vào việc này.

Khi đứng địa vị nước chủ nhà, chúng ta phải chủ động tự giới thiệu trước và nếu có phụ nữ trong cuộc họp thì phải giới thiệu phụ nữ trước tiên. Lúc đó người phụ nữ nhất thiết phải đứng dậy và tươi cười xã giao. Nếu đã biết tên khách thì cần nhắc tên của họ trước lời giới thiệu tương tự như ở Việt Nam, luc sgioiws thiệu chúng ta nói “thưa ông Jame Certer “rồi tiếp tục “tôi xin phép được giới thiệu bà Mỹ Hoa, tổng giám đốc tổng công ty”. Vì người Mỹ thông thường muốn tạo không khí thân mật, thoải mái trong cuộc gặp gỡ nên cũng có thể bổ sung đôi nét đặc điểm thú vị nổi bật về người được giới thiệu. Để mọi người dễ nhớ tên nhau trong phát biểu nên cố gắng lặp lại tên của nhau khi có dịp. Người Mỹ có thói quen khi nói chuyện chỉ nhìn vào mắt người đối thoại chừng một phút, do đó nếu ta nhìn vào mắt họ chăm chú quá lâu, khách có thể bị lầm tưởng là trong hành động hay trên quần áo của họ có gì đó không ổn. Trường hợp bị gọi sai tên hoặc nhầm tên ta nên sửa giúp khách ngay từ đầu bằng cách cười thân mật và nói: “Tôi là Kiên, còn bà Minh ngồi bên trái bà Hoa”. Nếu ta đã biết một người từ trước, nay được giới thiệu lại thì đừng vội vã nói “Tôi biết ông ấy rồi” mà để sau lời giới thiệu sẽ đỡ lời bằng câu: “Chúng tôi đã có dịp gặp nhau và biết nhau từ trước”.

Người Mỹ trong khi giao dịch, đàm phán thường ngồi và nói năng rất thoải mái. Đó là phong cách của họ, chúng ta phải bỏ qua và thông cảm với họ. Bất cứ trước đây họ là người nước nào nhưng khi đã vào quốc tịch Mỹ họ đều được xem như người Mỹ chính cống và không thích phân biệt đối xử. Đó là điều rất tế nhị, cần đặc biệt chú ý khi đàm phán với người Mỹ.

Người Mỹ cũng như người châu Âu có một số phép lịch sự tối thiểu mà người châu Á cần để ý trong khi giao tiếp. Nếu ai đó hắt hơi xổ mũi thì nếu ở gần ta phải chúc phúc lành: Cầu chúa phù hộ cho anh! Còn nếu ta bị hắt hơi phải xin lỗi và nếu được chúc phải cảm ơn họ. Ngoài ra khi có ai đó làm đổ nước, đổ rượu ra bàn thì ta cứ lờ đi như không trông thấy là tốt hơn cả. Chúng ta phải cố gắng tránh hỉ mũi, khạc đờm, nhổ nước bọt chỗ đông người, không cắn móng tay, không rung đùi, móc lỗ mũi, lỗ tai, xỉa răng nơi công cộng. Người Mỹ rất không ưa những những mùi khác thường nên phòng họp phải được thông gió, đẩy hết mùi khói thuốc lá còn đọng lại trong phòng. Người Mỹ thường không hút thuốc trong phòng họp. Mỗi người cần khử mùi lạ có thể phát ra từ thân thể như mùi hành tỏi, mùi thuốc lá, mùi rượu bia từ miệng, mùi thuốc trị bệnh ngoài da, mùi dầu nóng, dầu bôi tóc. Nếu dùng nước hoa chỉ nên dùng loại nhẹ.

Cần chú ý nếu bạn được cử đi công tác ở Mỹ. Nếu chuyến đi thực sự vì mục đích hợp tác đầu tư hay kinh doanh, theo kinh nghiệm phải tốn ít nhất 20 ngày vì nước Mỹ rộng lớn và số lượng các công ty bạn có thể đặt quan hệ dường như cũng không hạn chế. Vừa đi, vừa làm việc. Thời gian cho một chuyến đi thường trên dưới một tháng. Điều đáng chú ý nhất trong việc chuẩn bị là làm chu đáo các tài liệu giới thiệu sản phẩm bằng tiếng Anh cùng với các điều kiện thương lượng thật rõ ràng, đơn vị đo lường phải theo hệ Mỹ, giá phải tính bằng USD.

Ở Mỹ, dù bị động, chúng ta vẫn phải tính toán thời gian cho chính xác để không bị lỡ hẹn. Chúng ta có thể sẽ được mời đi dự tiệc, khiêu vũ, xem văn nghệ, thể thao thậm chí đi lễ nhà thờ. Người Mỹ một khi được mời thì hết sức chân thành, nên nếu chấp nhận lời mời thì nhất định phải đi dự, còn nếu vì một lý do nào đó không đi được thì phải khéo léo từ chối ngay tránh đừng bị hiểu lầm là ta phản đối hoặc tẩy chay lời mời, nhất là trước mặt một người thứ ba. Ta không phải ngại ngùng khi hỏi người mời về mục đích tham dự, thành phần khách mời, cách ăn nói trong buổi lễ. Trong những buổi tiệc tùng hoặc sinh hoạt ngoài chương trình làm việc chính thức kể trên, không có lời khuyên nào tốt hơn là chú ý quan sát bạn làm gì , ta làm theo, đặc biệt quan tâm tới phụ nữ nếu họ có mặt nhưng phải tế nhị, không được quá lố có thể thành chuyện khôi hài. Sau khi dự lễ ta nhớ chọn thời điểm thích hợp gọi điện thoại cảm ơn người mời.

Người Mỹ có đặc điểm nổi bật trong đàm phán là loại bỏ những lời lẽ rườm rà để đi ngay vào mục đích cuộc họp. Ngoài lý do tiết kiệm thời gian, họ luôn muốn kết thúc nhanh chóng trong đàm phán. Nếu thấy không có khả năng buôn bán hoặc đầu tư được gì với bạn, họ lập tức gạt vấn đề ra một bên để dành thời gian tiếp xúc thương lượng với người khác.

Cần chú ý rằng đàm phán với người Mỹ không phải chỉ khó về xác định số lượng mà còn khó về chất lượng. Yêu cầu về chất lượng của thị trường Mỹ khá cao và sự đảm bảo về chất lượng không chỉ bằng lời hứa suông mà bằng những giấy xác nhận, càng nhiều càng tốt của các tổ chức quản lý chất lượng có tiếng trên thế giới hoặc ít ra cũng của những công ty lớn của một nước khác.

Rõ ràng người Mỹ thích đàm phán nhanh không phải là họ quá giỏi, quá sành tính toán để ra những quyết định chính xác tức thì. Đơn giản là phong cách của họ như vậy. Dĩ nhiên người Mỹ có cẩm nang là các bản hợp đồng soạn sẵn. Trong các hợp đồng đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, người Mỹ cố gắng khéo léo dựa vào các điều khoản, những yếu tố ràng buộc chặt chẽ về chất lượng, số lượng và thời hạn giao hàng. Ngoài ra là những chi tiết có tính chất pháp lý để khi cần có thể lôi nhà buôn nước ngoài ra tòa mà lúc đó thông thường người Mỹ dễ dàng thắng kiện, Người Mỹ rất sành về luật. Vả lại luật pháp của họ rất đầy đủ và hầu như thay đổi rất ít trong thời gian 200 năm qua.

Có khi đàm phán xong mà chưa kí được hợp đồng nhưng để có cái ràng buộc lẫn nhau, người Mỹ thường đặt sẵn những loại giấy theo mẫu in sẵn có tác dụng giao kèo để lấy chữ ký của đối tác đầu tư. Muốn tránh không để rơi vào những điều phiền toái, cần phải đọc và hiểu kĩ những điều khoản đã lập. Nếu chưa hiểu rõ cần xin khất đem về nhà nghiên cứu kỹ chứ đừng kí ngay đễ bị hố. Nếu không ổn, có thể yêu cầu người Mỹ chỉnh sửa cho đến khi đạt được sự hài lòng mới nên ký. Tóm lại, bình đẳng và hai bên cùng có lợi là nguyên tắc số một trong đầu tư và kinh doanh.

Phong cách của người Mỹ là ham mê giành phần thắng trong thể thao cũng như trong đàm phán. Song cuộc sống đa dạng và phức tạp với những bài học kinh nghiệm đắt giá trong buôn bán nhất là với người Nhật đã dần dần điều chỉnh cách thức đàm phán của người Mỹ. Ngày nay, nhiều người Mỹ đã học được cách kìm bớt tốc độ trong đàm phán và biết đàm phán thế nào để dành phần thắng cho cả hai bên. Không ai khác, chính một người Mỹ - ông Philip Sperber, một chuyên gia nổi tiếng về đàm phán trong đầu tư và buôn bán quốc tế, viết một cuốn sách “Fail – Safe negotiating” (không thành công vì muốn đàm phán an toàn). Sách này phân tích những yếu điểm trong kiểu cách đàm phán của người Mỹ và đưa đến kết luận là trong đàm phán phải làm thế nào để cả hai bên đều thật sự có lợi. Chính quan điểm này đã nâng được tính văn hóa – văn minh trong đầu tư và thương mại, nhờ đó thúc đẩy công cuộc kinh doanh và đầu tư trên toàn thế giới với mục tiêu: Tạo ra sự phồn vinh của cả loài người. Điều này đang được người Mỹ thực hiện.

Trong sáu tháng cuối năm 1994, cựu tổng thống Mỹ Jimmy Carter đã đàm phán thành công ở Haiti, ở Bình Nhưỡng và ngày 20/12/1994 ở Bosnia. Ông đã thực hiện năm phương châm : 1) Vấn đề đàm phán đã cực kì chín muồi; 2) Có các biện pháp khả thi đã soạn trước; 3) Hai bên đều có lợi; 4) Chậm nhưng chắc; 5) Người đi đàm phán phải đủ quyền lực quyết định. Thế mới biết đàm phán chính trị và trong kinh tế rất giống nhau. Trên thế giới và ngay ở Việt Nam không ít nhà kinh doanh thành đạt đã trở thành những nhà chính trị giỏi.

Giao tiếp với người Phần Lan

Ở Phần Lan bất cứ mùa nào cũng không nên ăn mặc trang phục phổ thông. Người Phần Lan thích xưng hô chức năng của họ trong lúc đàm phán. Nếu bạn không biết xưng hô như thế nào thì cứ xưng là giám đốc, người Phần Lan nào cũng sẽ hài lòng, mặc dù có thể họ không phải là giám đốc. Thương gia Phần Lan tương đối bảo thủ, một khi họ đã quyết định và bắt tay bạn, thì sẽ có hiệu lực như đã ký hợp đồng. Đàm phán thường ký tại văn phòng chứ không tại bữa tiệc.

Giao dịch xong là chúc mừng – bữa tiệc kéo dài và mời bạn đi tắm hơi nước. Nếu từ chối lời mời tắm hơi nước, thì cần suy xét thật kỹ, vì lời mời này là một lễ nghi quan trọng, tỏ ra rằng bạn được hoan nghênh.

Nếu thương gia mời bạn đến nhà, nhớ đến đúng giờ và mua hoa tặng bà chủ (số lẻ 5 bông hoặc 7 bông hoa). Trước khi chủ nhà mời rượu, bạn đừng có nếm thức ăn. Tránh nói chuyện chính trị, đặc biệt là về vấn đề trung lập và chủ nghĩa xã hội ở Phần Lan.

Người Phần Lan, nam hay nữ, gặp gỡ nhau đều bắt tay. Đó là biểu hiện sự hữu hảo, bạn không nên coi nhẹ lễ nghi này.

Lễ nghi ở các nước Bắc Âu giống như Phần Lan. Thụy Điển còn cầu kỳ hơn Phần Lan, Đan Mạch thì linh động hơn.

Giao tiếp với người ở các nước hồi giáo

Đến các nước Ả- Rập Trung Đông, bạn nên thận trọng từng lời nói, cử chỉ. Quán cà phê thường là nơi gặp gỡ. Giao dịch mua bán phải chuẩn bị uống ít nhất hai tách cà phê, nước trà hoặc nước giải khát khác.

Ở các nước hồi giáo tốt nhất là cai rượu. Ở Irắc, đến thời kỳ ăn chay trong tháng ăn chay chỉ cần dùng miếng vải trắng đậy những chai rượu ở cửa hàng. Nhưng ở Ả - rập Xê – ut, nhân viên hải quan ở sân bay sẽ thu hồi rượu của bạn. Ở Ả-rập Xê–ut, nên hạn chế hút thuốc. Chụp ảnh không được hoan nghênh. Trang trí cây Nô–en, phụ nữ lái xe là những điều nên kiêng kỵ. Được mời đến nhà chơi nên nhớ mang theo quà. Bà chủ không có mặt trong bữa cơm, việc đón tiếp do đàn ông đảm nhiệm. Nếu không may hỏi tới sức khỏe bà chủ, sẽ phạm một sai lầm. Nếu thương gia nước ngoài ngẫu nhiên gặp một phụ nữ, không nên tiếp xúc quá lâu, nếu không sẽ bị nguy hiểm. Ở các nước Ả-rập Xê–ut, không nên đề cập vấn đề chính trị Trung Đông, không nên đề cập chính sách dầu lửa quốc tế.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với người nước ngoài về đặc điểm, cách thức để giao tiếp với người ở các nước hồi giáo, người Phần Lan và Mỹ...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với người nước ngoài. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.