Văn bản tường trình là gì?

Bài viết này sẽ làm rõ Văn bản tường trình là gì (định nghĩa, mục đích) và cấu trúc, đặc điểm ngôn ngữ cơ bản của nó, nhằm giúp học sinh nắm vững cách viết một văn bản mang tính pháp lý, hành chính một cách chuẩn xác và nghiêm túc.

1. Văn bản tường trình là gì?

Văn bản tường trình là một loại văn bản thông tin được tổ chức theo thể thức riêng, có nội dung trình bày về một vụ việc đang cần được xem xét, làm rõ và giải quyết.

Người viết tường trình là người có liên quan đến vụ việc, có trách nhiệm cung cấp thông tin xác thực theo phạm vi quan sát, nhận thức của mình cho cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết vụ việc đó.

2. Thể thức của văn bản tường trình

- Phía trên cùng văn bản ghi quốc hiệu và tiêu ngữ (chính giữa dòng)

- Tiếp đó, ghi địa điểm và thời gian viết tường trình (góc bên phải)

- Tên văn bản tường trình ghi chính giữa. Dòng trên ghi ba chữ BẢN TƯỜNG TRÌNH (chữ in hoa), dòng dưới ghi: Về việc…

- Dưới tên văn bản, ghi tên người hoặc cơ quan nhận bản tường trình sau cụm từ Kính gửi

- Nêu thông tin về người viết tường trình (họ và tên; chức danh; chức vụ; đơn vị học tập, công tác;…), có thể bắt đầu bằng cụm từ Tôi tên là… hoặc Tôi là…

- Ghi nội dung chính: thuật lại vụ việc với đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, những người có liên quan, nguyên nhân, diễn biến, hậu quả, người chịu trách nhiệm.

- Ghi lời cam đoan về sự khách quan, trung thực của nội dung tường trình cùng lời hứa hoặc đề nghị đối với người (cơ quan) xử lí vụ việc.

- Sau cùng, người viết tường trình kí và ghi đầy đủ họ, tên.

Lưu ý: Nếu bản tường trình được viết tay, chú ý chừa lề hợp lí; không viết sát mép giấy bên trái, bên phải; không để phần trên trang giấy có khoảng trống quá rộng. Nếu bản tường trình được đánh máy, cần dùng khổ giấy A4; phông chữ tiếng Việt Times New Roman; cỡ chữ thường là 13 - 14; lề trang cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm,...

3. Mục đích viết văn bản tường trình

Cung cấp thông tin một cách trung thực về vụ việc mà mình có liên quan

4. Yêu cầu khi viết văn bản tường trình

Về bố cục, văn bản cần đảm bảo các phần:

- Về nội dung, văn bản cần đảm bảo những yêu cầu:

+ Cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin về thời gian, địa điểm, sự việc, họ tên những người có liên quan, đề nghị của người viết, người gửi, người nhận và ngày, tháng, địa điểm viết tường trình

+ Nội dung sự việc được tường trình phải đảm bảo chính xác, đúng với thực tế diễn ra.

- Xác định trách nhiệm của người viết đối với sự việc đã xảy ra: gồm một số trường hợp sau:

+ Nếu người viết trực tiếp tham gia vào sự việc thì cần trình bày rõ trách nhiệm của người viết đối với những gì đã diễn ra.

+ Nếu người viết chỉ chứng kiến sự việc thì cần nêu rõ trách nhiệm của người viết là chứng kiến và ghi nhận lại trung thực tất cả những gì đã diễn ra.

TRƯỚC KHI VIẾT

Nếu định tường trình về một vụ việc có thật trong đời sống mà bản thân có liên quan, cần hình dung lại mọi chuyện đã xảy ra theo những gì em biết và còn nhớ rõ

- Nếu vụ việc được tường trình chỉ mang tính chất giả định, trước hết hãy chú ý đến tư cách tường trình của bản thân, thông qua việc tự đặt các câu hỏi: Em là người đại diện hay chỉ tường trình với tư cách cá nhân? Em khởi xuống, tham gia vụ việc hay chỉ là người làm chứng? Không thể viết tường trình khi chưa xác định rõ mối liên quan trực tiếp của em đối với vụ việc.

- Để xác định được những thông tin cụ thể cho bản tường trình, có thể nghĩ đến những vụ việc như: mất xe đạp nơi gửi xe của trường; làm hư hại đồ dùng học tập của bạn khiến bạn không hoàn thành công việc được giao;…

VIẾT BẢN TƯỜNG TRÌNH

- Viết phần mở đầu theo đúng thể thức. Chú ý chừa khoảng cách rộng hơn giữa dòng ghi địa điểm, ngày tháng làm bản tường trình với những thông tin ngay phía trên và tiếp dưới đó.

- Tên văn bản tường trình phải thể hiện được nội dung khái quát nhất của vụ việc. Khi viết dòng này, cũng chú ý chừa khoảng cách trên, dưới hợp lí như khi viết dòng ghi địa điểm, thời gian làm bản tường trình ở trên.

- Đề tên người hoặc cơ quan nhận bản tường trình.

- Xưng danh với đầy đủ họ tên.

- Trình bày vụ việc ngắn gọn nhưng rõ ràng, đảm bảo có đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, người liên quan, nguyên nhân, diễn biến và hậu quả để lại. Đặc biệt, cần nói rõ tư cách, trách nhiệm của em trong vụ việc.

- Nêu cam kết về tính trung thực của nội dung tường trình. Mẫu câu thường dùng: Tôi xin cam đoan nội dung trình bày trên là trung thực; Tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về điều mình đã viết ;...

- Nêu lời hứa hoặc lời đề nghị.

- Kí và ghi đầy đủ họ tên ở phần dưới cùng, lệch góc phải trang giấy.

CHỈNH SỬA

Dựa vào phần Thể thức của văn bản tường trình để tự rà soát và chỉnh sửa: