Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử

Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Trên cơ sở những bước chuẩn bị nêu trên tiến hành xây dựng chiến lược đàm phán tổng quát. Trước hết cần xác định được thái độ và cách ứng phó trong đàm phán.

Thái độ trong đàm phán: có 3 dạng cơ bản:

Đơn giản và đi thẳng vào vấn đề (Simple and Direct): Là thái độ thẳng thắn, không giấu diếm, úp mở, đi trực tiếp vào vấn đề chính cần bàn bạc. Ưu điểm: giúp nhanh chóng đi đến quyết định. Nên áp dụng thái độ này trong các trường hợp: 1/ Khi làm việc với những đối tác thân thuộc, thích thẳng thắn; 2/ Khi đàm phán lâm vào bế tắc, các kỹ thuật đàm phán khác không mang lại kết quả mong muốn/không thể áp dụng, do đó cần sử dụng “ván bài lật ngửa” để gỡ “thế găng” càng sớm càng tốt; 3/ Sức ép thời gian không cho phép kéo dài đàm phán hơn nữa.

Gây sức ép, thúc bách đối tác (Push and Press): Là thái độ của kẻ mạnh, ép đối tác phải chạy theo tiến độ của mình, chiều theo ý mình. Cần lưu ý: thái độ này chỉ mang lại hiệu quả khi được sử dụng khéo léo, tránh làm cho đối tác thấy khó chịu, bực mình. Thái độ chèn ép thường được sử dụng khi: 1/ Ta ở thế “thượng phong”; 2/ Phía đối tác cần kết thúc vấn đề nhanh; 3/ ta muốn giới hạn đàm phán trong một phạm vi nào đó.

Lạnh lẽo, không vồn vã, thiếu nhiệt tình (Cool and Aloof): Là thái độ sử dụng đòn tâm lý ngược (reverse psychology), để tránh cho đối phương cảm giác – thấy ta vồ vập, nên càng làm cao. Trong đàm phán cần lưu ý: không nên đánh thức lòng tham của đối tác hoặc cám dỗ họ leo thang, để gây thêm khó khăn cho mình. Nên sử dụng thái độ hờ hững, xa lánh khi: 1/ Phía bên kia mạnh hơn; 2/ Phía ta đang chịu sức ép thời gian; 3/ Phía ta có giải pháp thay thế.

Cách ứng phó trong đàm phán

Kiên nhẫn: phải biết chờ đợi, đừng nôn nóng, chờ cho đến khi đối tác bộc lộ cách thức đàm phán của họ, hãy vào cuộc, nắm quyền chi phối lái cuộc đàm phán đi theo hướng có lợi cho mình.

Nín nhịn: không bao giờ khước từ đàm phán, dù đàm phán kéo dài lê thê, hoặc bị ngắt quãng liên tục. Nín nhịn là biện pháp hiệu quả nhằm chống lại thái độ gây sức ép về thời gian.

Làm mặt lạnh: không biểu lộ tình cảm thật và thái độ phản ứng ra bên ngoài. Cho đối tác cảm giác: đối với ta đàm phán dù thành công hay thất bại cũng không thành vấn đề, với những cách biểu hiện: đưa ra đề nghị nhưng với thái độ thiếu nhiệt tình, hoặc đáp ứng những yêu cầu của họ nhưng lại không tỏ ra vồ vập. Đây cũng là một cách gây sức ép cho đối tác.

Bộc lộ thái độ chia sẻ: đặt mình vào vị thế của đối tác để giải quyết vấn đề. Đây là biện pháp có tác động mạnh nhằm phá vỡ thế găng và hàn gắn các khác biệt. Khi đặt mình vào vị thế của đối tác để bộc lộ thái độ cảm thông chia sẻ, cần biết giữ đúng mức: chân tình nhưng không được lấn sang lĩnh vực đồng cảm cá nhân. Thái độ chia sẻ chỉ nên bộc lộ khi ta thực sự muốn thế.

Chuyển hướng đột ngột: khi đàm phán rơi vào tình huống bế tắc, các bên thi nhau dùng những ngôn ngữ hoa mỹ, khoa trương, nhưng quá trình đàm phán thì “giậm chân tại chỗ”, trong trường hợp này tốt nhất là nên chuyển hướng đàm phán – chuyển qua bàn một vấn đề khác, theo cách nói của các nhà đàm phán chuyên nghiệp là “chuyển từ chuyện bàn nhau cách chia quả táo đặt trên bàn, sang chuyện rung cây táo”.

Làm động tác giả: cũng giống như các cầu thủ bóng đá trên sân cỏ, người ta nghi binh đối phương đi về hướng này nhưng thực ra lại đang đi sang hướng khác. Thực chất trong đàm phán thương mại, nghi binh được coi là một kỹ xảo chứ không phải một hành vi lừa đảo. Trong đàm phán người ta làm động tác giả khi muốn bảo vệ một luận điểm/một điều kiện, điều khoản nào đó trong hợp đồng.

Bỏ bàn đàm phán: trong trường hợp đặc biệt gay cấn ta có thể bỏ lại đối phương lại một mình để họ tự đàm phán với chính họ.

Biến thành chuyện đã rồi: một bên đàm phán đơn phương đưa ra lời đe dọa, đưa vấn đề đàm phán thành chuyện đã rồi, không còn có thể thay đổi được nữa. Người ta chỉ sử dụng phương pháp này khi gặp phải những vấn đề gay cấn. Cần thận trọng khi sử dụng nó!

Biện pháp nhặt nhạnh: cứ lấn dần từng bước, gom nhặt dần từng đồng lợi nhuận, từng ý nhỏ trong nội dung đàm phán, để tăng thêm lợi ích cho phía mình, giống như người chia miếng thịt, không thể giành phần ngon về phía mình ngay từ đầu, thì họ sẽ tìm cách cắt chỗ này một chút, cắt chỗ kia một chút để dần gom đủ phần mình.

Khoanh vùng giới hạn: ngay từ đầu đã đặt giới hạn cho cuộc đàm phán và bám chắc vào giới hạn đó. Đây là biện pháp chống lại thái độ gây áp lực trong đàm phán của đối phương.

Chống thù địch: đối đầu, thù địch không bao giờ là biện pháp tốt. Trong đàm phán hãy luôn giữ một bầu không khí chan hòa, cởi mở, xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác.

Trong mỗi cuộc đàm phán cụ thể, ở những giai đoạn cụ thể, với những đối tác khác nhau, cần lựa chọn để có thái độ và cách ứng phó thích hợp, điều này cần được trù liệu ngay từ giai đoạn xây dựng chiến lược đàm phán. Sau đó phải đi vào những vấn đề cụ thể hơn, như: đàm phán từng phần hay đàm phán trọn gói và cụ thể hơn nữa, cần có những lựa chọn:

+ Nên mở đầu như thế nào?

+ Nên đưa đưa ra những câu hỏi nào trong buổi đầu?

+ Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào?

+ Ta sẽ trả lời như thế nào?

+ Ta có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa?

Nếu chưa đủ thì lấy thông tin từ đâu?

Nếu đàm phán theo nhóm, thì còn cần cân nhắc thêm các vấn đề sau:

+ Ai sẽ là người dẫn dắt cuộc đàm phán?

+ Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận?

+ Ai sẽ đặt câu hỏi?

+ Ai sẽ trả lời câu hỏi của đối tác?

+Ai sẽ đóng vai trò làm giảm sự căng thẳng trong đàm phán?

Lên các kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán

Xây dựng kế hoạch đàm phán cần hết sức tỉ mỉ, chính xác, định rõ những việc cần phải làm, biện pháp tiến hành trong quá trình đàm phán. Điều đó cho phép ta kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc theo dự kiến, tính toán chi phí, so sánh tài liệu, thông tin thu được với chỉ tiêu, kế hoạch ban đầu nhằm xác định nhu cầu và khả năng thực hiện đề án nào đó.

Quá trình xây dựng kế hoạch đàm phán cần xuất phát từ một nguyên lý đã được khẳng định. Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn chi phí và khả năng thực hiện mục tiêu.

Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực hiện các thao tác sau:

- Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán.

- Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán.

- Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó (nghĩa là đề ra cách thức giải quyết vấn đề thông qua đàm phán).

- Phân tích yếu tố khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế hoạch đàm phán.

- Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho cuộc đàm phán và mối liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ.

- Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên (bao gồm lập chương trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiện trong quá trình đàm phán.

Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi tiết:

Qua các thao tác phân chia kế hoạch tổng quát ta sẽ đề ra được chương trình làm việc cụ thể có sự điều chỉnh cần thiết các chi tiết trong kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch đàm phán đạt kết quả.

Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là:

Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.

- Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong quá trình đàm phán, phối hợp với các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.

- Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó; kích thích, động viên tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.

Lên các loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán:

- Kế hoạch chung: Đây là kế hoạch của các kế hoạch. Trong kế hoạch chung có định rõ từng loại công việc, thời hạn hoàn thành và người thực hiện.

- Kế hoạch chiến lược: Chính là đường lối, phương hướng chương trình hành động nhằm đạt mục tiêu đề ra. Tất nhiên khi chuẩn bị kế hoạch này cần kiểm tra, đánh giá phê phán, phân định rõ tất cả các mục tiêu cần phải đạt, các nhiệm vụ cần phải được thực hiện trong quá trình đàm phán.

- Kế hoạch chiến thuật: Bao gồm danh sách các biện pháp, phương pháp giải quyết những nhiệm vụ của từng giai đoạn. Thực hiện các biện pháp đó nhằm hoàn thành nhiệm vụ cơ bản, chiến lược. Tóm lại, kế hoạch chiến thuật là bảng chỉ dẫn đến mục tiêu quy định.

- Kế hoạch tác nghiệp: Là chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán (có thể coi đây là kế hoạch chiến thuật ở mức độ cụ thể, chi tiết).

- Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu: Đây là kế hoạch phức tạp nhất, gay cấn nhất trong hệ thống kế hoạch cần phải chuẩn bị cho cuộc đàm phán.

- Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian: Quy định khuôn khổ kế hoạch làm việc của một cuộc đàm phán. Cơ sở để lập kế hoạch này đã được thỏa thuận và ấn định thời gian tiến hành đàm phán (tuy nhiên ta chưa thể phân bố thời gian cụ thể cho từng giai đoạn, từng vấn đề trong cuộc đàm phán).

So với các loại kế hoạch khác, kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian thường hay bị thay đổi. Vì vậy khi lập kế hoạch này cần linh động, có thể đưa ra một và phương án.

Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc hoàn thiện các kế hoạch đàm phán và tập dượt các phương án (đàm phán thử).

Hoàn thiện kế hoạch đàm phán

Về bản chất việc hoàn thiện kế hoạch đàm phán là tu sửa, chuẩn hóa (bằng lời hoặc bằng văn bản) các phần cơ bản của kế hoạch cuộc đàm phán. Chú ý chi tiết hóa hai phần mở đầu và kết thúc sao cho chúng có liên quan chặt chẽ về nội dung và hình thức với phần cơ bản của một cuộc đàm phán.

Việc chuẩn hóa là thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế hoạch đàm phán. Tất nhiên cần ghi chép đầy đủ những vấn đề quan trọng trên giấy tờ, văn bản. Qua đó mới có thể nhận xét, đánh giá đầy đủ những lập luận của mình.

Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có lợi đối với những người làm công tác kinh doanh, nhưng chưa biết cách đàm phán, không có khiếu phát biểu, hùng biện. Ưu điểm của máy ghi âm là mở rộng khả năng ghi những ý kiến cá nhân, phá được hàng rào cản trở tâm lý trong mỗi người chúng ta.

Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán. Thực ra đây là sự sáng tạo trong những vấn đề chi tiết, cụ thể. Điều đó có ý nghĩa đặc biệt, đôi lúc có ý nghĩa quyết định.

* Tập dượt các phương án đàm phán (đàm phán thử)

Việc tập dượt các phương án có thể mời các chuyên gia đàm phán, các cố vấn, các lãnh đạo, các đồng nghiệp của phía mình nghe đoàn đàm phán trình bày. Càng đàm phán thử nhiều bao nhiêu, thì khả năng thành công trong đàm phán thật càng chắc chắn bấy nhiêu. Có thể tập dượt các phương án bằng suy nghĩ hoặc bằng lời.

Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán. Khâu luyện tập này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng trước khi bước vào đàm phán.

Có một số cách ghi nhớ những ý kiến, tư tưởng, nhiệm vụ chính của cuộc đàm phán tỏ ra rất có tác dụng như:

- Tìm hiểu và ghi nhớ thứ tự các phần, các giai đoạn đàm phán.

- "Nhập tâm và tiêu hóa" phần cơ bản của cuộc đàm phán (dựa vào các khái niệm then chốt).

Diễn tập bằng lời: Trước khi bước vào các cuộc đàm phán quan trọng có thể dùng máy ghi âm để luyện tập bằng lời (tập phát biểu) hoặc phát biểu trước các chuyên gia, các cố vấn và các đồng nghiệp, qua đó kiểm tra cấu trúc ngữ pháp của bài phát biểu.

Việc tập luyện phát biểu có ý nghĩa rất quan trọng. Vì tư duy kết hợp với nói to giúp cho bài phát biểu thêm rõ ràng cụ thể hơn, hình dung bức tranh về cuộc đàm phán sẽ diễn ra càng rõ ràng hơn.

Đây là thao tác cuối cùng của khâu chuẩn bị. Cách luyện tập này thường giúp cho những cuộc đàm phán lớn đem lại hiệu quả cao. Trong trường hợp phía chúng ta có một số thành viên tham gia đàm phán, cốt lõi là phải có sự chuẩn bị phối hợp hành động nhịp nhàng, tương trợ, ủng hộ lẫn nhau nhằm đạt yêu cầu chung.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử về đặc điểm của cách ứng phó trong đàm phán, lên các kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán và hoàn thiện kế hoạch đàm phán...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.