Quản lý công chức hoàn toàn bằng hồ sơ điện tử

Sắp tới, quản lý công chức hoàn toàn bằng hồ sơ điện tử? đang được Bộ Nội vụ ban hành và lấy ý kiến về dự thảo Thông tư quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, CCVC nhằm hoàn thiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

• Bộ Nội vụ yêu cầu công, viên chức không mặc quần bò đi làm
• Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

Quản lý công chức bằng hồ sơ giấy trong 3 năm nữa

Quyết định số 893 ngày 25/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định, để quản lý công chức, Bộ Nội vụ sẽ sử dụng sơ yếu lý lịch điện tử thay thế cho sơ yếu lý lịch giấy, giảm việc kê khai hồ sơ khi tuyển dụng, nâng ngạch, chuyển ngạch, điều động, chuyển đổi vị trí công tác, đề bạt, bổ nhiệm…

Theo đó, hồ sơ điện tử công chức là tài liệu điện tử được hình thành trên cơ sở hóa hồ sơ giấy đã được hình thành trước đây và hồ sơ điện tử theo mẫu mới ban hành kèm Thông tư này.

Thành phần hồ sơ điện tử công chức gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận…

Đặc biệt, khoản 4 Điều 4 dự thảo này nêu rõ, thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.

Về lộ trình thực hiện hồ sơ điện tử, Điều 15 dự thảo quy định:

• Các mẫu quản lý hồ sơ công chức giấy tiếp tục được sử dụng trong thời hạn 03 năm kể từ ngày Thông tư có hiệu lực. Hết thời gian trên, các Bộ, ngành và địa phương không quản lý hồ sơ công chức dưới hình thức giấy.
• Trong thời gian 03 năm kể từ ngày Thông tư có hiệu lực, các Bộ, ngành, địa phương phải hoàn thiện toàn bộ việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ giấy sang quản lý hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý hồ sơ.

Như vậy, nếu Thông tư này được thông qua thì căn cứ vào ngày thông qua, sau 03 năm từ ngày này, công chức sẽ hoàn toàn được quản lý bằng hồ sơ điện tử. Riêng sơ yếu lý lịch điện tử của công chức được sử dụng ngay từ ngày Thông tư này được thông qua.

Công chức được tự do khai thác hồ sơ cá nhân?

Khoản 3 Điều 4 dự thảo này khẳng định:

Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định.

Đồng thời, cũng tại quy định này, người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức.

Đặc biệt, các hành vi bị nghiêm cấm nêu tại Điều 5 dự thảo là:

• Sử dụng thông tin hồ sơ điện tử công chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức, viên chức làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc chống phá Nhà nước;
• Mua bán dữ liệu, hồ sơ điện tử công chức dưới mọi hình thức;
• Truy cập trái phép vào phần mềm quản lý hồ sơ điện tử của công chức. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.

Tuy nhiên, khoản 3 Điều 14 dự thảo quy định, công chức được quyền khai thác hồ sơ cá nhân và chịu trách nhiệm về thông tin cá nhân, tài khoản được cấp, sử dụng mà không cần cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản.

Như vậy, có thể thấy, công chức được khai thác hồ sơ điện tử cá nhân mà không cần sự đồng ý bằng văn bản nhưng nếu muốn khai thác hồ sơ của công chức khác thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.