Phân tích công việc

VnDoc xin giới thiệu bài Phân tích công việc được chúng tôi sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân lực. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc.

1. Khái niệm phân tích công việc và các khái niệm có liên quan

a) Các khái niệm về vị trí việc làm, công việc và nghề nghiệp

Vị trí làm việc, công việc và nghề nghiệp tương ứng với các cấp độ khác nhau trong hệ thống việc làm.

Vị trí làm việc, là đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ thể trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định. Thông thường, có bao nhiêu nhân viên trong cơ quan thì có bấy nhiêu vị trí, trừ một số vị trí phải đảm bảo tính liên tục về thời gian (làm việc 24 trên 24 giờ trong ngày). Trong những trường hợp này, có thể nhiều nhân viên lần lượt cùng đảm nhiệm một vị trí làm việc.

Công việc, được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí làm việc trong cơ quan. Công việc là tập hợp các vị trí rất gần gũi nhau về phương diện hoạt động cũng như năng lực cần có.

Nghề, được hiểu là một tập hợp công việc có những đặc điểm chung về hoạt động cần thực hiện và về năng lực cần có để thực hiện các hoạt động đó. Đây là một khái niệm tổng quát hơn, trừu tượng hơn khái niệm công việc.

Hệ thống nghề, được hiểu là một tập hợp nghề trong cơ quan cùng hướng tới một mục đích nhất định.

b) Khái niệm Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá thu thập và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong doanh nghiệp nhằm làm rõ bản chất của các công việc.

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao: các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc...

Phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi:

• Người lao động thực hiện những công việc gì?
• Khi nào công việc được hoàn tất?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Người lao động làm công việc đó như thế nào?
• Tại sao phải thực hiện công việc đó?
• Để thực hiện công việc đó người lao động cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Hoạt động phân tích công việc chỉ tập trung vào những thông tin có liên quan đến công việc được phân tích chứ không phải tập trung vào đặc điểm cá nhân người thực hiện công việc đó. Phân tích công việc chỉ tìm hiểu tính chất công việc và các kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc, và không phân tích đặc điểm tính cách của người thực hiện công việc đó.

2. Nội dung phân tích công việc

Khi phân tích công việc cần xây dựng được ba tài liệu cơ bản là mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

a) Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.

Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:

Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...Phần này còn thường bao gồm một hoặc một vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.

Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết một các tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.

Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.

b) Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.

Nội dung chính của bảng yêu cầu chuyên môn công việc:

Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bảng yêu cầu chuyên môn công việc là:

• Trình độ văn hóa, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
• Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp.
• Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.
• Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
• Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt, các yêu cầu đặc biệt.
• Hoàn cảnh gia đình; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
• Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

c) Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được qui định trong bản mô tả công việc.

Đối với hầu hết các vị trí công việc, kết quả công việc được đánh giá ở ba khía cạnh:

Chất lượng; Số lượng hoặc năng suất lao động; Thời gian hoàn thành công việc.

Chất lượng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn, bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định nhân sự hiệu quả. Tuy nhiên, việc truyền đạt thành công các văn bản này tới những người trong doanh nghiệp còn quan trọng hơn. Việc truyền đạt này cần được tiến hành một cách liên tục vì các tài liệu công việc luôn được cập nhật. Có thể truyền đạt thông qua các hoạt động định hướng môi trường làm việc mới cho nhân viên, sử dụng bản tin nội bộ, viết sổ tay hướng dẫn, đưa lên bảng thông báo của doanh nghiệp, lôi cuốn sự tham gia của người lao động vào quá trình phân tích công việc.

Để đảm bảo quá trình truyền đạt hiệu quả thì chính những giám sát và các trưởng phòng/bộ phận là người truyền đạt những tài liệu phân tích công việc tới nhân viên của họ.

Dưới đây là ví dụ về mẫu Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Xác định công việc: Cung cấp dịch vụ thư ký toàn diện cho Kỹ sư Trưởng Cơ khí bằng cách tổ chức các công việc thường nhật cho Kỹ sư Trưởng.

Các nhiệm vụ chính

Sau khi nhận thư, sắp xếp thư theo thứ tự ưu tiên, đính kèm các thư từ trao đổi trước đó nếu có và đánh máy các thư từ thông thường để ký.

3. Ý nghĩa của phân tích công việc

Các thông tin có được từ phân tích công việc giúp cho nhà quản lý:

Là cơ sở để doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân sự phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh đã đề ra

Tuyển dụng được nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.

Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.

Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc. Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó đồng thời giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.

Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo.

Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm

Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.

Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.

Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.

Tuy vậy, không ít người vẫn coi phân tích công việc là một công việc rườm rà và phức tạp. Đối với nhân viên có nhiều lý do khiến họ nghi ngờ mục đích của phân tích công việc và có thái độ bất hợp tác. Đối với nhà quản lý nhiều người cho rằng phân tích công việc là một việc vô ích vì các thay đổi diễn ra hàng ngày và công việc cũng không thể cố định cho nên khi phân tích xong thì công việc đã thay đổi khác. Trong khi đó thực tế cho thấy các thông tin phân tích công việc thường bị lỗi thời nhanh chóng khiến cho các quyết định nhân sự có sử dụng thông tin phân tích công việc có thể bị sai lệch. Để tránh cho vấn đề này có thể xảy ra, các thông tin phân tích công việc phải được xem xét lại một cách định kỳ để phản ánh kịp thời những thay đổi trong công việc và người làm công tác phân tích công việc cũng cần xác định đúng những thời điểm cần tiến hành hoạt động này. Đó là:

• Khi doanh nghiệp mới thành lập: để xây dựng cơ cấu tổ chức, trong đó qui định cụ thể các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ giữa các công việc. Khi đó doanh nghiệp cần phải tiến hành mô tả chi tiết cụ thể các công việc.
• Khi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi: khiến cho những công việc cũ không còn cần thiết nữa và có những công việc mới xuất hiện. Doanh nghiệp buộc phải phân tích lại công việc để xác định những kiến thức và kỹ năng mới nào cần có để thực hiện công việc mới.
• Những chức vụ mới xuất hiện trong cơ cấu của doanh nghiệp: khi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi dẫn đến yêu cầu cần tuyển dụng thêm các chức vụ mới, khi đó doanh nghiệp phải phân tích công việc để có cơ sở tuyển dụng đúng người đúng việc.
• Khi công việc thay đổi: theo xu hướng hiện đại các công việc được thiết kế linh hoạt hơn trước. Công việc sẽ không ổn định mà luôn thay đổi do sự luân chuyển công việc và mở rộng công việc. Do đó, các thông tin về công việc sẽ thay đổi

---------------------------------------

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Phân tích công việc. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.