Quy trình mua và triển khai phần mềm thương mại điện tử

Quy trình mua và triển khai phần mềm thương mại điện tử được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để thuê mua hệ thống thông tin thường gồm 3 bước: Lập kế hoạch, Phát triển hệ thống và lắp đặt hệ thống.

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (Definition Phase)

Tương tự như bước lập kế hoạch trong mô hình SDLC, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu, yêu cầu cụ thể đối với hệ thống. Đồng thời, dựa trên các yêu cầu đó để xác định các nhà cung cấp tiềm năng và các giải pháp, sau đó sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết để có thể đưa ra đánh giá chính xác. Giai đoạn này cũng trải qua 7 bước, trong đó hai bước đầu tương tự như các bước trong mô hình SDLC, nhưng 5 bước tiếp theo có những khác biệt để phù hợp với việc thực hiện thuê mua hệ thống.

Bước 1: Lập kế hoạch (Feasibility Analysis)

Trong bước đầu tiên này doanh nghiệp cần xác định cụ thể hệ thống thông tin cần được xây dựng. Ba nội dung cần đề cập đến là phạm vi của hệ thống, lợi ích kinh tế mà hệ thống sẽ mang lại và kế hoạch vận hành. Bên cạnh đó, cần xác định tính khả thi của việc mua hệ thống, điều tra thị trường về sản phẩm và khả năng nhà cung cấp tiềm năng.

Bước 2: Mô tả hệ thống

Để có thể đặt mua được hệ thống phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì người mua cần đưa ra được các yêu cầu cụ thể và chính xác vì vậy đây là bước rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp chỉ đưa ra các yêu cầu chung chung thì người cung cấp khó nắm hết được mục đích của người mua và dẫn đến việc không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp và hệ thống không thực sự phù hợp với doanh nghiệp.

Bản mô tả cần nêu được những yêu cầu cụ thể về các vai trò của hệ thống ở mức độ có thể sử dụng bản mô tả này để đưa ra bản hỏi hàng (RFP-Request for Proposal) chính xác, đầy đủ để cung cấp cho các nhà cung cấp tiềm năng.

Bước 3: Lập danh sách các sản phẩm phù hợp

Trong bước này, doanh nghiệp sử dụng các mô tả về hệ thống ở bước 2 để loại bỏ bớt các sản phẩm tiềm năng ở bước 1. Bên cạnh đó cần xem xét năng lực của các nhà cung cấp và loại bớt các nhà cung cấp đã từng có vấn đề trục trặc với khách hàng trước đó. Doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia trong ngành của mình để tư vấn nhằm chọn lựa ra được các nhà cung cấp có đủ năng lực cung cấp hệ thống phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí lựa chọn

Trong bước này các thành viên của đội dự án cần đưa ra các tiêu chí lựa chọn cụ thể về đặc tính của hệ thống cũng như những tiêu chí đối với các nhà cung cấp để lựa chọn được hệ thống phù hợp nhất. Đội dự án cần xác định những tiêu chí nào là bắt buộc và những tiêu chí nào có thể linh hoạt.

Đối với nhà cung cấp, các tiêu chí bắt buộc có thể bao gồm:

- Nhà cung cấp đó đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này;

-Quy mô của nhà cung cấp, doanh nghiệp của họ có bao nhiêu nhân viên, trong đó có bao nhiêu chuyên gia trong lĩnh vực này;

- Xem xét bản báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong 5 năm gần nhất;

- Các mặt hàng chính, doanh thu hàng năm của các mặt hàng đó;

- Trụ sở và chi nhánh của công ty cũng như địa chỉ của bộ phận hỗ trợ khách hàng;

- Các hình thức và mức độ hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau khi mua hàng; Đối với hệ thống, các tiêu chí bắt buộc bao gồm:

- Chức năng của gói hệ thống: hệ thống cần có thể thực hiện đa chức năng và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp nhất với khách hàng.

- Các yêu cầu về kỹ thuật bao gồm các tiêu chí đối với phần cứng và hệ thống các phần mềm để triển khai hệ thống và các yêu cầu về cơ sở dữ liệu cần thiết. Cũng cần đưa ra các yêu cầu về loại hình, số lượng và nội dung của các tài liệu hướng dẫn liên quan đến phần cứng và phần mềm của gói hệ thống để sử dụng trong quá trình lắp đặt, vận hành, bảo trì cũng như để huấn luyện người dùng.

Bước 5: Xây dựng bản mời thầu (RFP)

Đây là văn bản được sử dụng để gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng yêu cầu họ đưa ra các bản chào hàng trong đó mô tả chi tiết gói sản phẩm của họ cũng như giải thích sản phẩm của họ phù hợp với các yêu cầu do doanh nghiệp đưa ra như thế nào.

Đội dự án dựa trên các tiêu chí đã được xác định ở trên để xây dựng RFP. Bản RFP giúp các nhà cung cấp nắm được mục tiêu xây dựng hệ thống cũng như các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống; mô tả về giá của gói hệ thống cũng như các phụ phí liên quan đến công tác tập huấn và tư vấn, đặc điểm của doanh nghiệp sử dụng hệ thống, các tiêu chí đánh giá bản chào hàng và các điều kiện để dự thầu. Bước 5 kết thúc khi bản mời thầu này được hoàn tất và gửi đến các nhà cung cấp.

Bước 6: Đánh giá các hồ sơ dự thầu và lựa chọn gói sản phẩm phù hợp nhất

Đội dự án đánh giá các hồ sơ dự thầu dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra đối với hệ thống và các tiêu chí cụ thể đã được xác định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần yêu cầu cung cấp các bản thử nghiệm để cài đặt dùng thử. Ngoài ra, cũng cần tiến hành khảo sát ý kiến của người dùng ở các công ty đã triển khai gói hệ thống. Nhà cung cấp có nghĩa vụ cung cấp cho doanh nghiệp các tài liệu tham khảo dạng này dựa trên chính những yêu cầu của doanh nghiệp: ví dụ phải cung cấp thông tin tham khảo của những doanh nghiệp có cùng quy mô, ngành nghề, có vị trí địa lý gần nhau...

Đây là khâu rất quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống, vì vậy, đội dự án cần dành nhiều thời gian và nhân lực vào khâu này để có những đánh giá chính xác nhất, đưa ra lựa chọn cuối cùng về hệ thống sẽ mua để triển khai tại doanh nghiệp mình.

Bước 7: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp và gói sản phẩm phù hợp thì đội dự án tiến hành đàm phán với nhà cung cấp để tìm ra cách thức giảm thiểu những khác biệt giữa yêu cầu của doanh nghiệp về hệ thống và khả năng đáp ứng của gói hệ thống của nhà cung cấp.

Nội dung của hợp đồng bao gồm: điều khoản giá cả, số đăng ký, điều khoản thanh toán, mô tả chức năng của hệ thống, quy trình nghiệm thu hệ thống, quy trình chuyển giao hệ thống, nghĩa vụ sửa chữa và bảo trì hệ thống, điều khoản giải quyết tranh chấp, các văn bản cần chuyển giao, ...Một điều khoản nữa rất quan trọng là nghĩa vụ của người bán giúp người mua nâng cấp hệ thống trong tương lai.

Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống (Construction Phase)

Trong phương pháp SDLC, giai đoạn này bao gồm 3 bước: thiết kế hệ thống, xây dựng hệ thống và kiểm định hệ thống. Khi doanh nghiệp tiến hành mua gói hệ thống thì việc thực hiện 2 bước đầu hay không phụ thuộc vào gói hệ thống được mua có cần chỉnh sửa hay không.

Trường hợp gói hệ thống mua về không cần chỉnh sửa thì doanh nghiệp có thể ngay lập tức triển khai kiểm định hệ thống. Việc chạy thử nghiệm nhằm đảm bảo hệ thống phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp và người dùng có thể sử dụng thuận tiện. Nhà cung cấp sẽ có nghĩa vụ chuyển giao các tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng và tài liệu kỹ thuật cho những người tiến hành lắp đặt hệ thống.

Trường hợp gói hệ thống cần thực hiện một số thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể có một số lựa chọn để thực hiện những thay đổi đó, bao gồm: ký hợp đồng với chính nhà cung cấp, ký hợp đồng với một bên thứ ba, hoặc sửa đổi hệ thống dựa vào chính nguồn lực trong doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Giai đoạn lắp đặt và vận hành hệ thống (Implementation Phase)

Các bước trong giai đoạn 3 này hoàn toàn tương tự như giai đoạn 3 trong phương pháp SDLC.

Bước 1: Lắp đặt hệ thống

Trong bước này những hoạt động cần thực hiện bao gồm: lên kế hoạch lắp đặt hệ thống, rà soát và loại bỏ những dữ liệu không phù hợp, chuyển đổi sang sử dụng hệ thống và tập huấn cho người dùng sử dụng hệ thống. Một yếu tố hết sức quan trọng quyết định sự thành công của quy trình lắp đặt hệ thống là sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp.

Việc lắp đặt và sử dụng hệ thống mới có thể dẫn đến những thay đổi rất lớn trong cách thức làm việc của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia quản lý sự thay đổi để hỗ trợ cho họ giải quyết những phản ứng tiêu cực từ phía người dùng khi hệ thống mới được đưa vào sử dụng.

Bước 2: Vận hành hệ thống

Nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành tốt ngay từ những ngày đầu tiên thì doanh nghiệp cần giữ mối liên hệ liên tục và mật thiết với nhà cung cấp để có thể nhận được hỗ trợ tức thì của họ trong trường hợp xảy ra sự cố.

Bước 3: Bảo trì hệ thống

Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên quy định nghĩa vụ này của nhà cung cấp trong hợp đồng giữa hai bên, như vậy doanh nghiệp sẽ tránh được những chi phí không cần thiết trong suốt quá trình sử dụng hệ thống.

Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp mua hệ thống

* Ưu điểm

- Phương pháp mua hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian so với phương pháp doanh nghiệp tự phát triển hệ thống, mặc dù thời gian để có thể đưa một hệ thống vào vận hành cũng kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy vào quy mô của hệ thống.

- Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này khi nguồn kinh phí dành cho hệ thống bị hạn chế.

- Mua hệ thống bên ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, các chuyên gia hệ thống của doanh nghiệp sẽ có thể dành thời gian nghiên cứu và phát triển các ứng dụng quan trọng cho riêng doanh nghiệp nhằm tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

- Chất lượng hệ thống tốt hơn do hệ thống này được phát triển bởi doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực thiết kế hệ thống, họ sẽ dành nhiều thời gian và tập hợp được đội ngũ các chuyên gia giỏi tham gia vào quá trình thiết kế. Ngoài ra, hệ thống của doanh nghiệp sẽ liên tục được nâng cấp theo những thay đổi về công nghệ diễn ra hết sức nhanh chóng.

* Nhược điểm

- Do không tự thiết kế ra hệ thống nên trong quá trình vận hành doanh nghiệp dễ rơi vào trạng thái bị động do không hiểu hết về hệ thống. Để tránh trường hợp này thì cần thực hiện tập huấn kỹ càng cho các chuyên gia hệ thống của doanh nghiệp và nhân viên, do đó sẽ làm tăng chi phí lắp đặt hệ thống. Bên cạnh đó, do không hiểu hết về hệ thống nên trong quá trình vận hành doanh nghiệp có thể không sử dụng hết những tính năng của hệ thống.

- Phương pháp này cũng tồn tại các nhược điểm đó là doanh nghiệp mất đi sự tự chủ, mất khả năng kiểm soát; bất ổn về an toàn thông tin, thông tin của doanh nghiệp rất dễ bị rò rỉ ra ngoài; doanh nghiệp phải phụ thuộc vào công ty cung cấp dịch vụ bên ngoài trong quá trình vận hành và bảo trì hệ thống. Nguy cơ sẽ xảy ra khi nhà cung cấp bị phá sản hoặc nhà cung cấp không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Quy trình mua và triển khai phần mềm thương mại điện tử về giai đoạn lắp đặt và vận hành hệ thống, xây dựng hệ thống, lập kế hoạch và ưu điểm và nhược điểm của phương pháp mua hệ thống...

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Quy trình mua và triển khai phần mềm thương mại điện tử. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.