Quyết định về “Quy mô của dự án ERP”

Chúng tôi xin giới thiệu bài Quyết định về “Quy mô của dự án ERP” được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

Bài: Quyết định về “Quy mô của dự án ERP”

Điều này có tính quyết định nhằm tránh các dự án quá lớn và sẽ không bao giờ kết thúc được. Tránh thay đổi liên tục về quy mô dự án, dù tăng hay giảm, để tránh sự bối rối của các thành viên tham gia dự án. Xác định rõ ràng những vấn đề liên quan đến dự án. Trước hết, người quản lý dự án cần hợp tác chặt chẽ với mọi phòng ban để xác định quy mô của dự án. Nếu quy mô xác định nhỏ hơn nguồn lực sẽ gây lãng phí, ngược lại sẽ thiếu ngân sách để triển khai.

Dự án ERP gồm một số module cơ bản liên quan đến các bộ phận chức năng trong tổ chức. Do đó, ban quản lý dự án cần quyết định các quy trình kinh doanh nào sẽ bị tác động hoặc đưa vào dự án. Đồng thời quyết định thời gian các đơn vị hay phòng ban tham gia vào dự án. Về công nghệ, cần quyết định công nghệ nào sẽ bị thay thế, nâng cấp, các bộ phận sẽ tích hợp để chia sẻ thông tin.

Để hạn chế các vấn đề về phạm vi dự án ERP, cần xây dựng sứ mạng của dự án hay các mục tiêu cụ thể và có sự xác nhận bằng văn bản (ký xác nhận) của lãnh đạo cấp cao nhất và các cấp lãnh đạo liên quan. Đồng thời xác định rõ ràng quy trình và thủ tục để thay đổi các nội dung của dự án. Việc quy định chặt chẽ này có thể gây căng thẳng cho các thành viên trong ban dự án và tổ chức. Tuy nhiên, dự án sẽ không thể thành công nếu các thành viên được tự do thay đổi hoặc có xu hướng thay đổi các quá trình và mục tiêu dự án.

Quản trị rủi ro trong dự án ERP

Đối với dự án ERP, rủi ro đơn giản là những vấn đề có khả năng đưa dự án đến thất bại. Có hàng nghìn hoặc thậm chí nhiều hơn các điểm có rủi ro tiềm ẩn, từ công nghệ, nhân sự, chính trị và thậm chí cả thiên tai như bão, lụt, động đất… Có rất nhiều nội dung liên quan đến quản trị rủi ro, tuy nhiên để tránh rủi ro có thể tổng hợp lại 5 vấn đề lớn như sau:

- Xác định các điểm tiềm ẩn rủi ro

- Phân tích và xác định mức độ thiệt hại nếu các rủi ro đó xảy ra

- Đánh giá khả năng rủi ro đó xảy ra

- Dựa trên ba yếu tố trên, xếp loại các rủi ro

- Đưa ra các biện pháp loại bỏ và giảm thiểu nguy cơ rủi ro

Các thành viên ban dự án cần dựa trên kinh nghiệm và tư vấn để xác định các điểm có nguy cơ rủi ro. Rà soát toàn bộ kế hoạch triển khai để tìm các điểm này. Kinh nghiệm để xác định các rủi ro là tham vấn các tổ chức đã triển khai ERP tương tự. Ước tính chi phí cho dự án thường là điểm có khả năng rủi ro cao nhất. Các điểm khác bao gồm thiếu sự giám sát, giám đốc không đủ năng lực, mục tiêu dự án không rõ ràng.

Bước tiếp theo là xác định mức độ rủi ro về ngân sách dự án, thời gian thực hiện và yêu cầu của người sử dụng. Việc đánh giá mức độ rủi ro của từng điểm đối với dự án là cả nghệ thuật và khoa học, đòi hỏi kiến thức sâu sắc cả về ERP và doanh nghiệp. Tổ quản lý rủi ro chuyên trách nên được thành lập với các thành viên là những người có kiến thức và kinh nghiệm dự đoán những rủi ro có khả năng xảy ra. Những thành viên này cần có kinh nghiệm triển khai các dự án ERP với quy mô tương tự trong các tổ chức cùng ngành.

Dựa vào hai yếu tố trên, sắp xếp các rủi ro theo mức độ để quyết định những rủi ro nào cần loại bỏ hoàn toàn để tránh các tác động đến tổ chức nếu nó xảy ra. Lập kế hoạch giám sát các rủi ro và thông báo để tất cả các thành viên trong tổ biết và giao nhiệm vụ giám sát đến từng thành viên.

Các rủi ro có thể được loại trừ căn cứ vào khả năng xảy ra hoặc tác động nếu xảy ra. Giảm thiểu rủi ro có thể bằng các biện pháp ngăn chặn hoặc kế hoạch khôi phục. Cần xác định rõ những người có khả năng khắc phục hậu quả của các rủi ro nếu chúng xảy ra. Đồng thời cần xác định các triệu chứng của rủi ro để ngăn ngừa trước khi xảy ra. Ví dụ, kiểm tra toàn bộ hệ thống phần cứng và phần mềm trước khi vận hành.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Quyết định về “Quy mô của dự án ERP” về xây dựng sứ mạng của dự án hay các mục tiêu cụ thể và có sự xác nhận bằng văn bản (ký xác nhận) của lãnh đạo cấp cao nhất và các cấp lãnh đạo liên quan..

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Quyết định về “Quy mô của dự án ERP”. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.