Tổng quan về ERP

Tổng quan về ERP được VnDoc sưu tầm và giới thiệu nhằm giúp các bạn nắm bắt kiến thức môn học một cách tốt hơn để có thể học và hoàn thành bài thi môn học một cách hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Tải bài viết này về máy tính hoặc điện thoại, vui lòng kéo xuống cuối bài viết.

ERP - Enterprise Resourse Planning là phần mềm trên máy tính có chức năng hỗ trợ và tự động hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản về ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp.

Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp, các nguồn lực ở đây bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Các chức năng cơ bản của ERP gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng.

Triển khai dự án ERP

1. Quản trị dự án ERP

Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay hệ thống thông tin quản trị về cơ bản sẽ thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tác động đến hai khối nguồn lực của doanh nghiệp: công nghệ và con người. Khi triển khai ERP mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có khả năng bị tác động, tuy nhiên, trong một số trường hợp, người triển khai không lường trước mức độ tác động đến từng cá nhân trong tổ chức và điều này có thể dẫn đến những khó khăn cho việc triển khai ERP do sự thiếu hiểu biết và hợp tác của những cá nhân này. Đã có những dự án ERP do quản lý không tốt nên đã đẩy một nhà sản xuất hàng điện tử đến nguy cơ đóng cửa nhà máy.

Rất khó lượng hóa được tỷ lệ giữa con người và công nghệ trong triển khai ERP vì trong dự án loại này có sự kết hợp vừa phức tạp vừa tinh tế giữa phần cứng, phần mềm, người quản lý và người sử dụng. Trung bình một dự án ERP liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai một module hay nhiều module, sự thống nhất giữa các module đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và thống nhất để đảm bảo sự thành công của dự án.

Các công ty IT và tư vấn đã tiến hành điều tra các dự án ERP và rút ra kết luận rằng quy mô dự án là yếu tố khó khăn đầu tiên, tiếp đến là các yếu tố về con người.

2. Các hoạt động triển khai hệ thống ERP

Từ mô hình trên ta thấy triển khai hệ thống ERP là một quá trình diễn ra liên tục, từ quản lý dự án, quản lý sự thay đổi, triển khai vận hành, dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo và chuyển giao công nghệ. Đòi hỏi mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải tham gia với sự phối hợp cao nhất để triển khai được hệ thống tổng thể cho doanh nghiệp.

Mười vấn đề lớn nhất trong triển khai dự án ERP

Theo ý kiến của Eden Prairie, Minnesota Gartner Institute, sự khác biệt giữa thực tế và kỳ vọng đối với lợi ích của ERP, thời gian triển khai bị kéo dài hơn so với dự kiến, thậm chí một số module bị hủy bỏ là những nguyên nhân thất bại điển hình của các dự án ERP.

3. Lập báo cáo tiền khả thi

Nếu tiếp cận dưới góc độ là một khoản đầu tư thì việc chủ đầu tư yêu cầu lập báo cáo tiền khả thi để cân nhắc hiệu quả cũng như những khó khăn có thể gặp phải khi triển khai dự án ERP là cần thiết và đúng đắn.

Có hai trường hợp mà chủ đầu tư cần lập báo cáo tiền khả thi. Một là do yêu cầu về pháp lý: các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước khi muốn triển khai một dự án công nghệ thông tin có giá trị lớn buộc phải qua bước này như là một trình tự không thể thiếu của đầu tư xây dựng cơ bản. Hai là, do đơn vị có cơ cấu tổ chức quá phức tạp, quá nhiều nghiệp vụ đặc thù, nhiều hệ thống con cần thay thế giao diện – tích hợp, đòi hỏi phải có sự định lượng rõ ràng về giải pháp và đường hướng triển khai.

Trong cả hai trường hợp, trình tự của dự án thường là:

- Lập báo cáo tiền khả thi;

- Thẩm định báo cáo;

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức đấu thầu chọn nhà triển khai giải pháp. Nội dung cơ bản

Một báo cáo tiền khả thi đầy đủ thường phải trả lời những câu hỏi sau: Mục đích hướng tới của dự án là gì? Hệ thống hiện tại có những bất cập nào? Các yêu cầu cụ thể của nghiệp vụ ra sao? Đâu là những tham số chính (mô hình, quy mô, thời gian và kế hoạch triển khai) của giải pháp? Số tiền đầu tư dự kiến là bao nhiêu?

* Một số nội dung cơ bản của báo cáo tiền khả thi

- Phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án. Mục tiêu – tính cấp thiết của một dự án ERP nói riêng và công nghệ thông tin nói chung thường dựa trên những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức

- Cơ sở phương pháp luận và cách thức triển khai lập báo cáo. Đây là căn cứ để xác định xem báo cáo có được xây dựng một cách thực sự khách quan, khoa học hay không.

- Phân tích các bối cảnh chung của dự án: mô hình tổ chức của đơn vị, hiện trạng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin trong tác nghiệp và quản lý, các dự án lớn đang được triển khai có thể ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp tới dự án ERP đang đề cập.

- Liệt kê, hệ thống hóa và phân tích các nghiệp vụ có thể sẽ được tác nghiệp trên hệ thống ERP tương lai. Cần chú ý rằng đây là các nghiệp vụ hiện có và không hẳn sẽ được giải quyết hoàn toàn trên ERP vì phải tính đến đặc thù nghiệp vụ cũng như các ràng buộc về nguồn lực (chi phí, thời gian triển khai).

- Lựa chọn giải pháp: người lập báo cáo phải chứng minh được đề xuất của mình thông qua việc so sánh những ưu – nhược điểm và độ phù hợp với các yêu cầu nghiệp vụ nêu trên của các giải pháp có trên thị trường, từ đó khuyến nghị một hoặc hai sự lựa chọn tối ưu nhất.

- Xác định các tham số cơ bản của hệ thống: phạm vị địa lý của dự án; phạm vi nghiệp vụ (các module) và chi tiết từng nghiệp vụ; quy mô về người sử dụng và khối lượng giao dịch; kiến trúc hệ thống (kết nối, truyền thông...); các yêu cầu về phần cứng và hạ tầng đi kèm.

- Các ràng buộc về nguồn lực. Đầu tiên là phân chia giai đoạn và kế hoạch triển khai cho các giai đoạn đầu tiên. ERP luôn là một dự án lớn, việc triển khai thường được phân thành nhiều giai đoạn với phạm vi địa lý/nghiệp vụ khác nhau. Trong trường hợp bản thân từng giai đoạn tương đối dài và có quy mô tương đối lớn, có thể tại thời điểm lập báo cáo chỉ định lượng được tương đối chi tiết cho một hoặc một số giai đoạn đầu tiên. Thứ hai là dự toán tổng mức đầu tư, cũng như đã phân tích ở trên, phần này có thể bao gồm dự toán cho giai đoạn đầu và khai toán cho các giai đoạn tiếp theo.

- Đánh giá kết quả của dự án. Nhìn chung, việc đưa ra các tiêu chí đánh giá về hiệu quả đầu tư của một dự án công nghệ thông tin là rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào chủ quan, dự án ERP cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, người lập báo cáo vẫn cần đưa ra một số tiêu chí (có thể là định tính) để định lượng về mức độ thành công của dự án sau này.

---------------------------------------

Chúng tôi đã giới thiệu nội dung bài Tổng quan về ERP về lập báo cáo tiền khả thi, các hoạt động triển khai hệ thống ERP và quản trị dự án ERP..

Trên đây, VnDoc đã giới thiệu tới các bạn Tổng quan về ERP. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu Cao đẳng - Đại học cũng như Cao học khác để phục vụ quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn.